it供應商管理制度一、總則（一）目的為加強公司IT供應商管理，規(guī)范IT采購行為，確保所采購的IT產(chǎn)品和服務符合公司需求，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有IT相關產(chǎn)品及服務的供應商選擇、評估、采購、合同管理、售后服務等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應商選擇、評估和采購過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質量IT產(chǎn)品和服務的供應商，以滿足公司業(yè)務需求和信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行的要求。3.成本效益原則：在保證產(chǎn)品和服務質量的前提下，綜合考慮成本因素，追求成本效益的最大化。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、供應商選擇（一）供應商信息收集1.市場調研：定期開展IT產(chǎn)品和服務市場調研，收集潛在供應商的信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品和服務特點、價格水平、市場口碑等。2.行業(yè)推薦：向同行業(yè)企業(yè)、專業(yè)機構、行業(yè)協(xié)會等咨詢，獲取他們推薦的優(yōu)質IT供應商信息。3.網(wǎng)絡搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專業(yè)網(wǎng)站、行業(yè)論壇等渠道，查找符合公司需求的IT供應商。4.內部推薦：鼓勵公司員工推薦熟悉的、信譽良好的IT供應商。（二）供應商篩選1.初步篩選：根據(jù)收集到的供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選，排除不符合公司基本要求的供應商，如經(jīng)營范圍不符、信譽不佳等。2.資質審核：對通過初步篩選的供應商進行資質審核，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、相關產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證、質量管理體系認證、售后服務承諾等證明文件。3.實地考察：對于重要的IT產(chǎn)品和服務供應商，安排實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術實力、管理水平、售后服務能力等實際情況。實地考察可包括參觀生產(chǎn)車間、辦公場所、技術研發(fā)部門等，與供應商管理人員、技術人員、售后服務人員等進行交流溝通。（三）供應商選擇決策1.組建評估小組：由采購部門、技術部門、使用部門等相關人員組成供應商評估小組，負責對供應商進行綜合評估和選擇決策。2.評估指標設定：根據(jù)公司需求和采購項目特點，設定供應商評估指標，包括產(chǎn)品質量、價格水平、交貨期、售后服務、技術支持、信譽口碑等方面。3.評估打分：評估小組按照設定的評估指標，對各候選供應商進行打分，計算綜合得分。評估打分可采用百分制，各項指標權重根據(jù)其重要程度確定。4.選擇決策：根據(jù)評估小組的綜合得分，選擇得分最高的供應商作為中標供應商。如出現(xiàn)得分相同的情況，可進一步比較各供應商在關鍵指標上的表現(xiàn)，或組織相關人員進行討論，最終確定中標供應商。三、供應商評估（一）定期評估1.評估周期：每年對已合作的IT供應商進行一次定期評估。2.評估內容：包括產(chǎn)品質量、價格水平、交貨期、售后服務、技術支持、信譽口碑等方面。具體評估指標和權重可根據(jù)公司實際情況和采購項目特點進行調整。3.評估方式：問卷調查：向公司內部使用部門發(fā)放問卷，了解他們對供應商產(chǎn)品和服務的滿意度。數(shù)據(jù)分析：收集供應商的交貨記錄、質量檢驗報告、售后服務記錄等數(shù)據(jù)，進行分析評估?，F(xiàn)場考察：對供應商進行不定期的現(xiàn)場考察，檢查其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術實力、管理水平、售后服務能力等是否發(fā)生變化。溝通交流：與供應商進行溝通交流，了解其業(yè)務發(fā)展情況、對公司合作的看法和建議等。（二）動態(tài)評估1.實時監(jiān)控：在日常采購過程中，對供應商的產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等情況進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并反饋。2.緊急評估：當出現(xiàn)重大質量問題、交貨延遲、售后服務糾紛等緊急情況時，立即對相關供應商進行緊急評估，采取相應的措施，如暫停采購、要求整改、追究責任等。（三）評估結果應用1.分類管理：根據(jù)評估結果，將供應商分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商三類。對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于合格供應商，要求其持續(xù)改進，保持良好的合作狀態(tài)；對于不合格供應商，及時終止合作，并在公司內部進行通報。2.采購決策參考：評估結果作為后續(xù)采購決策的重要參考依據(jù)。在選擇供應商時，優(yōu)先考慮優(yōu)秀供應商；對于合格供應商，在采購價格、交貨期等方面可根據(jù)實際情況進行適當調整；對于不合格供應商，原則上不再與其合作。3.供應商改進：向供應商反饋評估結果，要求其針對存在的問題進行整改。對于連續(xù)多次評估結果不佳的供應商，可與其進行溝通，提出改進要求和期限，如仍無明顯改進，終止合作關系。四、采購管理（一）采購計劃制定1.需求分析：由使用部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求，提出IT產(chǎn)品和服務的采購需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨期等。2.采購計劃編制：采購部門根據(jù)使用部門的采購需求，結合公司庫存情況、預算安排等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、預計交貨期等內容。3.審批流程：采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于重大采購項目，還需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準。（二）采購訂單下達1.采購合同簽訂：采購計劃批準后，采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。2.采購訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單，并發(fā)送給供應商。采購訂單應包含采購合同的主要條款，以及訂單編號、下達日期、交貨地點等信息。3.訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決，如要求供應商加快生產(chǎn)進度、調整交貨期、更換產(chǎn)品等。（三）采購驗收1.驗收標準制定：采購部門會同使用部門、技術部門等相關人員，根據(jù)采購合同和產(chǎn)品質量標準，制定采購驗收標準。驗收標準應明確產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、性能指標、外觀等方面的驗收內容和方法。2.驗收實施：采購產(chǎn)品到貨后，由采購部門組織使用部門、技術部門等相關人員進行驗收。驗收人員按照驗收標準對產(chǎn)品進行檢驗，檢查產(chǎn)品的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等是否符合要求。對于重要的IT產(chǎn)品，可委托專業(yè)檢測機構進行檢測。3.驗收報告出具：驗收合格后，驗收人員出具驗收報告，簽字確認。驗收報告應包含采購項目名稱、供應商名稱、產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收結論等內容。如驗收不合格，應詳細記錄不合格情況，并要求供應商限期整改或退換貨。五、合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門負責起草采購合同，合同條款應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權利和義務，確保公司利益得到保障。2.合同審核：采購合同起草完成后，由法務部門、財務部門等相關人員進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、風險防范等方面。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管。（二）合同執(zhí)行1.合同交底：采購部門將簽訂的采購合同副本分發(fā)給使用部門、財務部門等相關人員，進行合同交底，明確各方的職責和義務。2.合同跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保合同各項條款得到有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決，如要求供應商履行合同義務、追究違約責任等。3.合同變更：如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、雙方的權利和義務等條款，并按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。（三）合同終止1.合同期滿終止：采購合同期滿后，如雙方不再續(xù)簽合同，合同自動終止。2.提前終止：在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除合同情形，雙方可協(xié)商提前終止合同。提前終止合同應簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權利和義務，以及終止后的善后事宜。3.合同終止后的處理：合同終止后，采購部門應及時清理合同文件，對已履行的部分進行總結評估，對未履行的部分進行妥善處理。如涉及款項結算、貨物退換等問題，按照合同約定和相關法律法規(guī)進行處理。六、售后服務管理（一）售后服務要求1.服務承諾：供應商應在采購合同中明確承諾提供優(yōu)質的售后服務，包括產(chǎn)品維修、保養(yǎng)、升級、技術支持等方面的服務內容和期限。2.響應時間：對于公司提出的售后服務需求，供應商應在規(guī)定的時間內做出響應。一般情況下，緊急問題應在[X]小時內響應，非緊急問題應在[X]個工作日內響應。3.解決時間：供應商應在承諾的時間內解決公司提出的售后服務問題。對于簡單問題，應在[X]個工作日內解決；對于復雜問題，應根據(jù)實際情況制定解決方案，并及時向公司反饋進展情況。（二）售后服務監(jiān)督1.建立檔案：采購部門建立供應商售后服務檔案，記錄供應商的售后服務情況，包括服務請求、響應時間、解決時間、服務質量評價等信息。2.定期回訪：采購部門定期對公司內部使用部門進行回訪，了解他們對供應商售后服務的滿意度，收集反饋意見和建議。3.投訴處理：對于公司內部使用部門提出的供應商售后服務投訴，采購部門應及時受理，并協(xié)調供應商進行處理。投訴處理結果應及時反饋給使用部門，并記錄在售后服務檔案中。（三）售后服務考核1.考核指標設定：根據(jù)售后服務要求，設定供應商售后服務考核指標，包括響應時間、解決時間、服務質量、客戶滿意度等方面。2.考核方式：采購部門定期對供應商的售后服務情況進行考核，考核方式可采用數(shù)據(jù)分析、問卷調查、現(xiàn)場檢查等多種方式相結合。3.考核結果應用：根據(jù)考核結果，對供應商的售后服務進行評價。對于售后服務表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予表揚和獎勵；對于售后服務表現(xiàn)不佳的供應商，要求其限期整改，如仍無明顯改進，可采取扣減貨款、暫停合作等措施。七、供應商關系管理（一）溝通機制建立1.定期溝通會議：采購部門定期組織與供應商的溝通會議，會議頻率根據(jù)實際情況確定，一般為每季度或半年一次。溝通會議的主要內容包括總結上一階段的合作情況、討論解決合作中存在的問題、交流行業(yè)動態(tài)和技術發(fā)展趨勢、協(xié)商下一階段的合作計劃等。2.日常溝通渠道：建立采購部門與供應商之間的日常溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等。雙方應保持密切聯(lián)系，及時溝通合作中的相關事宜，確保信息傳遞的及時、準確和順暢。3.高層溝通：對于重要的供應商或重大采購項目，公司高層領導可與供應商高層進行溝通交流，加強雙方的戰(zhàn)略合作關系，促進合作的深入開展。（二）合作關系維護1.合作成果共享：與供應商分享公司的業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、技術創(chuàng)新成果等信息，讓供應商更好地了解公司需求，為公司提供更符合要求的產(chǎn)品和服務。同時，也關注供應商的業(yè)務發(fā)展動態(tài)，尋求雙方合作的新機會和增長點。2.培訓與支持：根據(jù)供應商的需求，為其提供相關的培訓和技術支持，幫助供應商提升產(chǎn)品質量和服務水平。例如，組織供應商參加公司內部的技術培訓課程、提供產(chǎn)品使用指南和技術文檔等。3.合作糾紛處理：在合作過程中，如發(fā)生糾紛，應及時采取措施進行處理。首先，雙方應通過友好協(xié)商解決糾紛；如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，如仲裁或訴訟等，依法解決糾紛。在處理糾紛過程中，應注重維護雙方的合作關系，盡量減少對公司業(yè)務的影響。（三）戰(zhàn)略合作拓展1.共同研發(fā)創(chuàng)新：對于具有戰(zhàn)略意義的采購項目，與供應商開展共同研發(fā)創(chuàng)新合作，共同投入資源，開發(fā)新產(chǎn)品、新技術，滿足公司未來業(yè)務發(fā)展的需求。通過共同研發(fā)創(chuàng)新，提高雙方的技術實力和市場競爭力，實現(xiàn)互利共贏。2.供應鏈協(xié)同優(yōu)化：與供應商建立供應鏈協(xié)同機制，優(yōu)化供應鏈流程，提高供應鏈的效率和靈活性