商超財務(wù)檔案保管規(guī)定

商超財務(wù)檔案保管規(guī)定一、總則1.目的為加強本商超財務(wù)檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一財務(wù)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，有效地保護和利用財務(wù)檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本商超實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本商超及所屬各部門、各分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作。3.定義本規(guī)定所稱財務(wù)檔案，是指商超在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映商超經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)分工1.財務(wù)部門職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善財務(wù)檔案管理制度，并組織實施。-負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案進行收集、整理、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。-負(fù)責(zé)定期對財務(wù)檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。2.其他部門職責(zé)-各部門應(yīng)按照財務(wù)部門的要求，及時將本部門涉及財務(wù)的相關(guān)資料移交財務(wù)部門。-積極配合財務(wù)部門對財務(wù)檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.檔案管理人員職責(zé)-嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案管理制度，認(rèn)真做好財務(wù)檔案的日常管理工作。-對財務(wù)檔案進行分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。-負(fù)責(zé)財務(wù)檔案庫房的管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護工作。-按照規(guī)定的程序辦理財務(wù)檔案的查閱、借閱和銷毀等手續(xù)。三、財務(wù)檔案的分類與歸檔1.財務(wù)檔案的分類-會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。-會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。-財務(wù)報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。-其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。-電子財務(wù)檔案：與上述紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)、文檔等。2.歸檔要求-及時性：財務(wù)人員應(yīng)在會計年度終了后，及時將各類財務(wù)資料進行整理，按規(guī)定的時間移交檔案管理人員歸檔。-完整性：歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)齊全完整，包括應(yīng)歸檔的紙質(zhì)資料和電子資料，不得遺漏重要的財務(wù)信息。-準(zhǔn)確性：財務(wù)資料在歸檔前，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實、字跡清晰。-規(guī)范性：檔案管理人員應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法對財務(wù)檔案進行整理歸檔，保證檔案管理的規(guī)范性。3.歸檔流程-收集：財務(wù)人員在日常工作中，負(fù)責(zé)收集本崗位產(chǎn)生的各類財務(wù)資料，并進行初步整理。-整理：財務(wù)部門指定專人對收集到的財務(wù)資料進行進一步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，去除無關(guān)的資料，對憑證、報表等進行裝訂。-移交：整理好的財務(wù)檔案在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理人員，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《財務(wù)檔案移交清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。-歸檔：檔案管理人員接收移交的財務(wù)檔案后，按照編號規(guī)則進行編號，放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。四、財務(wù)檔案的保管1.保管期限-財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。-具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，例如：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年；總賬、明細賬保管期限為30年；月度、季度、半年度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告保管期限為永久等。-電子財務(wù)檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)財務(wù)檔案保管期限一致。2.保管環(huán)境-設(shè)立專門的財務(wù)檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求，溫度一般控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。-檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，確保消防安全。同時，應(yīng)安裝防盜報警裝置，防止檔案被盜。-檔案庫房應(yīng)做好防蟲、防鼠措施，定期投放防蟲、防鼠藥品，避免檔案被蟲蛀、鼠咬。-電子財務(wù)檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀取性。存儲設(shè)備應(yīng)進行異地備份，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.保管標(biāo)識-對財務(wù)檔案應(yīng)進行明確的標(biāo)識，檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，便于查找和管理。-紙質(zhì)檔案應(yīng)在裝訂封面上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息，電子檔案應(yīng)在存儲設(shè)備或文件目錄中進行清晰的標(biāo)注。4.保管清查-檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行清查，一般每半年進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、完整性等情況。-在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)記錄清查結(jié)果，形成《財務(wù)檔案清查報告》，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和商超管理層。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-商超內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理人員處查閱。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱人員不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封、抽換等，確保檔案的原始狀態(tài)。-查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)進行核對，確認(rèn)無誤后在《財務(wù)檔案查閱申請表》上簽字。2.借閱規(guī)定-因特殊原因需借閱財務(wù)檔案的，除填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》外，還需經(jīng)商超分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何修改或損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。-外單位人員查閱或借閱本商超財務(wù)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本商超財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照上述查閱或借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、財務(wù)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-商超應(yīng)定期對已到保管期限的財務(wù)檔案進行鑒定。鑒定工作由財務(wù)部門牽頭，會同檔案管理部門、審計部門等組成鑒定小組共同進行。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)財務(wù)檔案的保管期限、重要性等因素，對已到保管期限的財務(wù)檔案進行逐一審查，確定是否仍有保存價值。-鑒定小組應(yīng)形成《財務(wù)檔案鑒定意見書》，對可以銷毀的檔案列出清單，對仍需繼續(xù)保存的檔案注明原因。2.銷毀程序-經(jīng)鑒定可以銷毀的財務(wù)檔案，由檔案管理人員編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。-《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。-銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派人監(jiān)銷。電子財務(wù)檔案在銷毀時，應(yīng)確保存儲設(shè)備中的數(shù)據(jù)被徹底刪除或銷毀。-銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字蓋章，并將銷毀情況報告上級主管部門。3.特殊檔案處理-對于涉及未了事項的原始憑證和正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位的財務(wù)檔案，即使保管期限已滿，也不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)或項目建設(shè)結(jié)束后按規(guī)定銷毀。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管情況、查閱借閱手續(xù)的辦理情況等。-審計部門應(yīng)將財務(wù)檔案管理工作納入內(nèi)部審計范圍，定期對財務(wù)檔案管理的合規(guī)性、完整性等進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核措施-將財務(wù)檔案管理工作納入對相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對在財務(wù)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。-對違反本規(guī)定，導(dǎo)致財務(wù)檔案損壞、丟失、泄密等情況的部門和個人，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包