圖書采購合同管理辦法總則目的為了加強(qiáng)本公司圖書采購合同的管理，規(guī)范圖書采購合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)因教學(xué)、科研、辦公、文化建設(shè)等需要進(jìn)行的圖書采購合同管理活動(dòng)。管理原則1.依法合規(guī)原則。圖書采購合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.全面管理原則。對(duì)圖書采購合同從簽訂前的準(zhǔn)備、簽訂過程、履行過程到合同終止的全過程進(jìn)行全面管理。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則。在合同管理過程中，充分識(shí)別和評(píng)估可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的防范措施。4.權(quán)責(zé)明確原則。明確各部門、各崗位在圖書采購合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保合同管理工作的有效開展。管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立圖書采購合同管理小組，由采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成。組長由采購部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)圖書采購合同的管理工作。各部門職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)圖書采購項(xiàng)目的市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，篩選合適的供應(yīng)商。組織圖書采購合同的談判、起草和簽訂工作。跟蹤合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)合同檔案的整理和保管工作。2.法務(wù)部門對(duì)圖書采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。參與合同的談判和簽訂工作，提供法律咨詢和支持。處理與圖書采購合同相關(guān)的法律糾紛。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)圖書采購合同的資金預(yù)算進(jìn)行審核，確保資金安排合理。按照合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，監(jiān)督資金的使用情況。參與合同的結(jié)算工作，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。4.使用部門提出圖書采購需求，明確采購圖書的種類、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與圖書采購合同的驗(yàn)收工作，對(duì)圖書的質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)。配合采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等做好合同管理的相關(guān)工作。合同簽訂前的管理采購需求的提出與審核1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《圖書采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購圖書的種類、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購部門對(duì)使用部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司的實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購需求進(jìn)行審核。對(duì)于不符合公司規(guī)定或預(yù)算超支的采購需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，提出調(diào)整建議。供應(yīng)商的選擇與評(píng)估1.采購部門通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商的信息，并建立供應(yīng)商信息庫。2.采購部門根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出《圖書采購詢價(jià)函》。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)和相關(guān)資料。3.采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、供貨能力等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評(píng)估過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保選擇的供應(yīng)商具有良好的信譽(yù)和較強(qiáng)的供貨能力。合同文本的起草與審核1.采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，起草圖書采購合同文本。合同文本應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。圖書的名稱、種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。圖書的價(jià)格、總價(jià)、付款方式、付款時(shí)間等。圖書的交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。圖書的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。雙方的權(quán)利和義務(wù)。違約責(zé)任。爭議解決方式。合同的生效時(shí)間和有效期。2.合同文本起草完成后，采購部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審查。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、條款的完整性和準(zhǔn)確性等方面，并提出審查意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，采購部門應(yīng)將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的資金預(yù)算、付款方式、付款時(shí)間等方面，并提出審核意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行進(jìn)一步修改和完善。合同的簽訂1.經(jīng)過法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的圖書采購合同文本，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給使用部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的印章管理制度使用印章，確保印章使用的安全和規(guī)范。合同履行過程中的管理合同的執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付圖書。在圖書交付過程中，采購部門應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保圖書的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。2.使用部門應(yīng)在圖書交付后，及時(shí)組織人員對(duì)圖書進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括圖書的種類、數(shù)量、質(zhì)量、版本等方面。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《圖書驗(yàn)收單》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門和財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。在付款過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合法性。合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的內(nèi)容、原因、時(shí)間等事項(xiàng)，并經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將協(xié)議副本分發(fā)給使用部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并按照協(xié)議的約定執(zhí)行。合同糾紛的處理1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，合同雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商的方式解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟的方式解決。2.法務(wù)部門應(yīng)在合同糾紛發(fā)生后，及時(shí)介入，收集相關(guān)證據(jù)，制定應(yīng)對(duì)方案，并代表公司參與仲裁或訴訟活動(dòng)。在處理合同糾紛過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取相應(yīng)的措施。合同終止后的管理合同的結(jié)算與歸檔1.合同履行完畢后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括圖書的實(shí)際數(shù)量、價(jià)格、總價(jià)等方面。結(jié)算完成后，采購部門應(yīng)填寫《圖書采購合同結(jié)算單》，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，辦理相關(guān)手續(xù)。2.采購部門應(yīng)在合同結(jié)算完成后，及時(shí)將合同檔案進(jìn)行整理和歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更或解除協(xié)議、驗(yàn)收單、結(jié)算單等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行保管，確保檔案的安全和完整。合同執(zhí)行情況的評(píng)估與總結(jié)1.合同履行完畢后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。評(píng)估內(nèi)容包括合同的簽訂、履行、變更、解除等方面的情況，以及合同執(zhí)行過程中存在的問題和不足之處。2.采購部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估和總結(jié)的結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善公司的圖書采購合同管理工作。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)圖書采購合同的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)圖書采購合同管理工作的監(jiān)督，對(duì)在合同管理過程中存在的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行查處?？己酥贫?.公司應(yīng)建立圖書采購合同管理考核制度，對(duì)采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)