江蘇基層采購管理辦法一、引言親愛的各位同事，大家好！在我們日常的工作開展中，采購環(huán)節(jié)至關重要，它直接關系到公司各項業(yè)務能否順利推進，以及成本的控制和效益的提升。為了規(guī)范江蘇基層采購工作，確保采購活動合法、合規(guī)、公平、公正，同時提高采購效率和質量，結合江蘇地區(qū)的實際情況以及相關法律法規(guī)、行業(yè)標準，我們制定了本《江蘇基層采購管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同為公司的發(fā)展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司在江蘇地區(qū)基層單位開展的各類采購活動，包括但不限于辦公用品、設備采購、服務采購、工程采購等。涵蓋公司各部門、各分支機構以及下屬子公司在江蘇基層區(qū)域的采購業(yè)務。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：所有采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、江蘇省地方政策以及行業(yè)相關標準，確保采購流程和結果合法有效。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，在采購過程中營造公平競爭的環(huán)境，不偏袒任何一方，確保采購結果公正合理。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，注重成本控制，追求性價比最優(yōu)，以實現(xiàn)公司經濟效益的最大化。4.誠實信用原則：公司與供應商之間應秉持誠實信用的態(tài)度，履行各自的權利和義務，維護良好的商業(yè)信譽。四、采購組織與職責1.采購管理委員會組成：由公司高層領導、相關部門負責人等組成。職責：負責制定公司采購戰(zhàn)略、政策和制度；審議重大采購項目；協(xié)調解決采購過程中的重大問題。2.采購部門職責：負責具體采購業(yè)務的執(zhí)行，包括供應商開發(fā)與管理、采購計劃制定與實施、采購合同簽訂與執(zhí)行等；收集市場信息，分析采購需求，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。3.需求部門職責：提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量等要求；參與采購項目的技術評審和驗收工作。4.財務部門職責：負責采購預算的編制與審核；對采購資金的支付進行管理和監(jiān)督；參與采購合同的財務條款審核。5.審計部門職責：對采購活動進行審計監(jiān)督，包括采購流程的合規(guī)性審計、采購合同審計、供應商審計等；檢查采購內部控制制度的執(zhí)行情況，提出改進建議。五、采購流程1.采購需求提出各需求部門應根據工作實際需要，提前制定采購計劃，并填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計金額、需求時間等信息。需求部門負責人對采購申請進行審核，確保采購需求合理、必要，并簽字確認。2.采購預算審核采購申請表提交至財務部門，財務部門根據公司年度預算安排，對采購預算進行審核。對于超出預算的采購申請，需求部門需說明原因，并按規(guī)定流程報公司領導審批。3.采購方式確定根據采購項目的金額、性質、緊急程度等因素，確定合適的采購方式，常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。達到一定金額標準的采購項目，應采用公開招標方式；對于技術復雜、有特殊要求或受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應商可供選擇的項目，可采用邀請招標方式；對于采購需求明確但時間緊迫的項目，可采用競爭性談判方式；對于規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式；對于只能從唯一供應商處采購的項目，可采用單一來源采購方式。4.供應商選擇與管理采購部門負責建立和維護供應商庫，對供應商進行調查、評估和篩選。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面。我們鼓勵大家積極推薦優(yōu)質供應商，但推薦人需對供應商的基本情況負責。新供應商進入供應商庫前，需經過嚴格的審核流程。定期對供應商進行考核評價，根據考核結果對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取整改、淘汰等措施。5.采購文件編制與發(fā)布根據確定的采購方式，采購部門編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的要求、評審標準、合同條款等內容。采用公開招標或邀請招標方式的，應在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告或邀請書；采用競爭性談判、詢價采購方式的，應向符合條件的供應商發(fā)出談判邀請或詢價通知。6.采購評審組建評審小組，評審小組由采購部門、需求部門、技術專家、財務人員等相關人員組成，人數(shù)為奇數(shù)。評審小組應嚴格按照采購文件規(guī)定的評審標準和方法進行評審。在評審過程中，評審人員應獨立、客觀、公正地發(fā)表意見，不得相互串通或偏袒特定供應商。評審結束后，評審小組應出具評審報告，推薦中標或成交候選人。7.采購合同簽訂根據評審結果，采購部門與中標或成交供應商簽訂采購合同。合同內容應包括雙方的權利和義務、采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，應經法務部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，保護公司的合法權益。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門做好執(zhí)行和監(jiān)督工作。8.采購執(zhí)行與驗收供應商按照合同約定履行交貨或服務義務，采購部門負責跟蹤采購進度，協(xié)調解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。需求部門負責對采購物品或服務進行驗收，驗收應嚴格按照合同約定的質量標準和驗收方法進行。驗收合格后，需求部門應出具驗收報告。對于驗收不合格的，應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或重新提供符合要求的物品或服務。9.采購付款財務部門根據采購合同、驗收報告等相關資料，審核無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉賬等方式支付。在付款過程中，應嚴格遵守公司財務管理制度，確保資金安全和支付合規(guī)。六、特殊采購情況處理1.緊急采購因不可抗力、突發(fā)事件等特殊原因導致正常采購流程無法滿足緊急需求時，可進行緊急采購。需求部門應填寫《緊急采購申請表》，說明緊急采購的原因、采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計金額等信息，經部門負責人和公司領導審批后，交采購部門執(zhí)行。采購部門應在保證質量的前提下，盡快完成采購任務。緊急采購完成后，應及時補辦相關手續(xù)，完善采購資料。2.小額零星采購對于金額較小、頻次較高的小額零星采購項目，可簡化采購流程。采購部門可根據需求部門的申請，定期匯總后采用詢價采購或定點采購等方式進行采購。建立小額零星采購供應商庫，選擇信譽良好、價格合理的供應商作為定點供應商。與定點供應商簽訂框架協(xié)議，明確采購物品或服務的范圍、價格、質量標準、結算方式等內容。需求部門在框架協(xié)議范圍內提出采購需求時，采購部門可直接通知定點供應商供貨，供貨完成后按協(xié)議約定進行驗收和結算。七、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督審計部門定期對采購活動進行審計，審計內容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、供應商的選擇與管理、采購資金的使用等方面。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。2.日常監(jiān)督檢查采購管理委員會、采購部門、財務部門等相關部門應加強對采購活動的日常監(jiān)督檢查，