住房家居采購管理辦法總則目的為規(guī)范公司住房家居采購行為，確保采購過程的公開、公平、公正，提高采購資金的使用效益，保證所采購住房家居的質(zhì)量，滿足公司住房相關(guān)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與住房家居采購相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于為員工宿舍、辦公場所配套住房、公司自持房產(chǎn)等采購各類家居用品，如家具、家電、家紡、裝飾物品等。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，力求以合理的價(jià)格獲取最優(yōu)的產(chǎn)品和服務(wù)。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向相關(guān)人員公開，采購過程接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購產(chǎn)品的質(zhì)量，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。5.廉潔自律原則：參與采購活動(dòng)的人員應(yīng)廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。采購組織與職責(zé)采購管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、使用部門代表等組成。2.職責(zé)制定和修訂公司住房家居采購政策和管理制度。審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃和預(yù)算。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。對采購人員的工作進(jìn)行考核和評價(jià)。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)編制住房家居采購計(jì)劃和預(yù)算草案，報(bào)采購管理委員會審批。組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的下達(dá)等。跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，辦理付款手續(xù)。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。使用部門1.職責(zé)根據(jù)實(shí)際需求提出住房家居采購申請，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和建議。對采購產(chǎn)品的使用情況進(jìn)行反饋，提出改進(jìn)意見和建議。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)審核采購計(jì)劃和預(yù)算，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付情況。對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和決策依據(jù)。采購計(jì)劃與預(yù)算管理采購計(jì)劃的編制1.使用部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)下一年度的工作安排和實(shí)際需求，提出住房家居采購申請，填寫《住房家居采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。2.采購部門對各使用部門的采購申請進(jìn)行匯總和整理，結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，編制年度住房家居采購計(jì)劃草案。3.年度采購計(jì)劃草案應(yīng)包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購管理委員會審議。采購計(jì)劃的審批1.采購管理委員會對年度采購計(jì)劃草案進(jìn)行審議，根據(jù)公司的實(shí)際情況和發(fā)展需求，對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。2.經(jīng)采購管理委員會審議通過的年度采購計(jì)劃，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購預(yù)算的編制與控制1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司的財(cái)務(wù)狀況和資金安排，提出審核意見。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的采購預(yù)算，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算控制采購成本，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式，選擇符合公司要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商應(yīng)具備以下基本條件具有獨(dú)立法人資格，具有良好的信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。具有相應(yīng)的生產(chǎn)能力和技術(shù)水平，能夠提供符合公司質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)。具有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求。3.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面的情況，并形成評估報(bào)告。供應(yīng)商的入圍與淘汰1.經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，納入公司的供應(yīng)商庫。采購部門應(yīng)與入圍供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進(jìn)行排名。3.對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)未能完成整改，或整改后仍不符合公司要求，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中淘汰。供應(yīng)商的合作與溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反饋產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的問題，要求供應(yīng)商及時(shí)解決。3.供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門提供產(chǎn)品的質(zhì)量檢測報(bào)告、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告等資料，接受采購部門的監(jiān)督和檢查。采購方式與程序采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高，但潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項(xiàng)目，或者采購時(shí)間緊迫的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.詢價(jià)：適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場價(jià)格相對穩(wěn)定的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向供應(yīng)商直接采購，并報(bào)采購管理委員會審批。采購程序1.采購申請：使用部門根據(jù)實(shí)際需求提出采購申請，填寫《住房家居采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購方式的要求，選擇合適的供應(yīng)商，并向供應(yīng)商發(fā)出采購邀請。4.采購談判與合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，并簽訂《采購合同》。5.采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)《采購合同》的約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。6.采購驗(yàn)收：采購產(chǎn)品到貨后，采購部門應(yīng)組織使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》。7.付款結(jié)算：采購部門根據(jù)《采購合同》的約定和《采購驗(yàn)收報(bào)告》，辦理付款手續(xù)。采購驗(yàn)收與付款管理采購驗(yàn)收1.采購產(chǎn)品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同的約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行檢查和測試。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》，由驗(yàn)收人員和供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。4.對于大型或復(fù)雜的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購產(chǎn)品符合公司的要求。付款管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)《采購合同》的約定和《采購驗(yàn)收報(bào)告》，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門在付款前，應(yīng)對采購合同、采購發(fā)票、采購驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行審核，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。3.對于分期付款的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。采購檔案管理采購檔案的內(nèi)容采購檔案包括采購申請、采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同、采購訂單、采購發(fā)票、采購驗(yàn)收報(bào)告、供應(yīng)商評估報(bào)告等與采購活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。采購檔案的整理與保管1.采購部門應(yīng)在采購活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將采購檔案進(jìn)行整理和歸檔。采購檔案應(yīng)按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，建立檔案目錄和索引。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。采購檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。采購檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要查閱采購檔案，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱采購檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、復(fù)制檔案資料。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對住房家居采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，采購資金是否合理使用，采購程序是否規(guī)范等。2.采購管理委員會應(yīng)定期對采購部門的工作進(jìn)行檢查和評價(jià)，了解采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的管理情況、采購成本的控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受國