體系文件歸檔管理辦法總則目的為加強公司體系文件的歸檔管理，確保體系文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和保存，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與管理體系相關(guān)的文件歸檔管理工作，包括但不限于質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等文件。定義1.體系文件：指公司為建立、實施和保持管理體系而編制的各類文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、外來文件等。2.歸檔：指將辦理完畢且具有保存價值的體系文件，按照規(guī)定的要求和方法，整理成案卷或文件集合，交檔案管理部門保存的過程。職責(zé)1.各部門：負(fù)責(zé)本部門體系文件的收集、整理和初步審核，并及時向檔案管理部門移交符合要求的文件。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善體系文件歸檔管理制度和流程；對各部門移交的體系文件進行接收、分類、編目、存儲和保管；提供體系文件的查閱、借閱服務(wù)；定期對體系文件進行清查和鑒定，對無保存價值的文件進行銷毀處理。3.管理層：負(fù)責(zé)審批體系文件歸檔管理辦法和相關(guān)重大事項；協(xié)調(diào)解決體系文件歸檔管理工作中出現(xiàn)的問題。體系文件的分類質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊是闡明公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，描述質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件，它規(guī)定了公司質(zhì)量管理的基本要求和總體框架。程序文件程序文件是為完成某項活動或過程而規(guī)定的途徑和方法，它詳細(xì)描述了質(zhì)量管理體系中各個過程的控制要求和操作步驟，是質(zhì)量手冊的支持性文件。作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書是對具體作業(yè)活動的詳細(xì)指導(dǎo)，它規(guī)定了作業(yè)的具體方法、流程、技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是程序文件的進一步細(xì)化和補充。記錄表格記錄表格是為證明產(chǎn)品或服務(wù)符合規(guī)定要求以及質(zhì)量管理體系有效運行而填寫的各種表格，它是質(zhì)量管理體系運行的證據(jù)。外來文件外來文件是指來自公司外部的與管理體系相關(guān)的文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、客戶要求等。體系文件的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)體系文件的收集工作，確保文件收集的完整性和及時性。2.收集的體系文件應(yīng)是原件或具有法律效力的副本，文件內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于外來文件，應(yīng)及時進行識別和確認(rèn)，確保其有效性和適用性。整理方法1.按照體系文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件進行分類整理。2.對每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和查找。3.對文件進行裝訂或裝袋，確保文件的整齊和牢固。4.編制文件清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、編號、版本號、發(fā)布日期、保管部門等信息。體系文件的歸檔流程文件移交1.各部門在文件辦理完畢后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的體系文件移交給檔案管理部門。2.移交文件時，應(yīng)填寫《體系文件移交清單》，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。文件接收1.檔案管理部門收到各部門移交的文件后，應(yīng)及時進行清點和檢查，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于不符合要求的文件，應(yīng)及時通知移交部門進行補充或整改。文件分類與編目1.檔案管理部門按照體系文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的文件進行分類存放。2.對每一份文件進行編目，編制《體系文件檔案目錄》，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、名稱、版本號、發(fā)布日期、保管期限、存放位置等信息。文件存儲與保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備和防護設(shè)施，確保文件的安全存儲。2.文件應(yīng)按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。3.定期對文件進行檢查和維護，防止文件損壞、丟失或變質(zhì)。體系文件的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱體系文件時，應(yīng)填寫《體系文件查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱文件時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將文件帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護文件，不得在文件上涂改、圈點、批注或損壞文件。借閱規(guī)定1.因工作需要借閱體系文件時，應(yīng)填寫《體系文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容。4.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件，檔案管理部門應(yīng)進行檢查和清點，確保文件完好無損。體系文件的更新與作廢更新管理1.當(dāng)公司的管理體系發(fā)生變化或文件內(nèi)容需要修訂時，應(yīng)及時對體系文件進行更新。2.文件更新由文件編制部門負(fù)責(zé)，編制部門應(yīng)按照文件的編制和審批程序，對文件進行修訂和發(fā)布。3.檔案管理部門應(yīng)及時接收更新后的文件，并對原文件進行標(biāo)識和處理。作廢處理1.當(dāng)體系文件因過時、失效或不再適用時，應(yīng)及時進行作廢處理。2.文件作廢由文件編制部門提出申請，經(jīng)相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)后，由檔案管理部門進行銷毀或封存處理。3.對作廢文件應(yīng)進行標(biāo)識，防止誤用。體系文件的保密管理保密范圍公司的體系文件涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，屬于保密范圍，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得泄露文件內(nèi)容。保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識、限制訪問權(quán)限、加強安全防護等，確保文件的安全保密。2.接觸體系文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，遵守公司的保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。3.對于涉及國家機密或重要商業(yè)秘密的文件，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求進行管理。體系文件的監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對體系文件的歸檔管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、更新、作廢等環(huán)節(jié)。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決?？己嗽u價1.公司將體系文件歸檔管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人進