事業(yè)單位檔案庫管理辦法?一、總則（一）目的與背景隨著事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷拓展和精細(xì)化管理的要求，檔案作為記錄單位發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)和重要決策的重要載體，其管理的規(guī)范性和科學(xué)性愈發(fā)重要。為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案庫的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本事業(yè)單位檔案庫的所有檔案管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案庫對(duì)全單位的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.科學(xué)規(guī)范原則：遵循檔案管理的科學(xué)規(guī)律，采用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保密原則：建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全和保密。4.便于利用原則：以滿足單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、組織與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)審定檔案管理工作的規(guī)劃、制度和重大決策；協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題；監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門1.設(shè)置：設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。2.職責(zé)-貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度。-負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等日常管理工作。-指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。-組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。-定期向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案管理工作情況。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交檔案。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、利用等工作。3.建立本部門的檔案管理制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括本單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：如科研項(xiàng)目檔案、工程項(xiàng)目檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案等，反映本單位主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件材料。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.人事檔案：?jiǎn)T工的履歷表、自傳、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等人事管理文件。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄單位活動(dòng)的聲像資料。6.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)、完整地收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，做到分類清楚、排列有序、裝訂整齊。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限進(jìn)行分類整理，采用件號(hào)流水編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理規(guī)則，一般按照項(xiàng)目階段或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類整理。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類型（憑證、賬簿、報(bào)告等）進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案材料的完整性和規(guī)范性。5.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。6.電子檔案：按照電子文件管理的要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的存儲(chǔ)和檢索。（四）移交手續(xù)1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料整理完畢后，向檔案管理部門移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清冊(cè)，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。四、檔案保管（一）檔案庫建設(shè)1.檔案庫應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，如安裝消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)控設(shè)備等。3.檔案庫應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照不同的類別、保管期限和密級(jí)進(jìn)行分類存放，上架排列整齊，便于查找和管理。2.對(duì)珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專用的檔案盒、檔案柜進(jìn)行存放，或進(jìn)行數(shù)字化備份。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如檔案出現(xiàn)破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。（三）檔案庫管理1.檔案庫應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格控制人員出入。非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。一般來說，檔案庫的溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。3.建立檔案庫安全管理制度，加強(qiáng)日常安全檢查，確保檔案庫的安全。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.優(yōu)先滿足本單位各項(xiàng)工作的需要，同時(shí)在符合國家有關(guān)規(guī)定的前提下，為社會(huì)提供一定的檔案利用服務(wù)。（二）利用程序1.本單位人員利用檔案-填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。-檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案庫中查找相應(yīng)的檔案，并提供給利用者。-利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或帶出檔案庫。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制手續(xù)。2.外單位人員利用檔案-持單位介紹信和本人有效身份證件，向檔案管理部門提出申請(qǐng)。-檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供檔案利用服務(wù)。-外單位人員利用檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。（三）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.利用者在利用檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如有違反，將依法追究其法律責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專業(yè)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定其是否繼續(xù)保存或銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理和初步鑒定，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀處理1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）主要任務(wù)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享，實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。4.建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行安裝和調(diào)試。3.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照先易后難、分步實(shí)施的原則，逐步完成存量檔案的數(shù)字化處理。4.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的質(zhì)量、檔案保管的安全狀況等。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門檔案工作的日常監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)