《《地名檔案管理辦法》?一、引言地名作為人們賦予特定空間位置上自然或人文地理實體的專有名稱，承載著豐富的歷史文化信息，是地域文化的重要組成部分。地名檔案則是記錄地名的歷史、現(xiàn)狀及其演變過程的各種載體資料，對于城市規(guī)劃、歷史研究、文化傳承以及社會管理等方面都具有重要意義。為了加強地名檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用地名檔案資源，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實際運營需求，特制定本《地名檔案管理辦法》。二、適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部涉及地名檔案管理的所有部門和人員。地名檔案包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、音頻、視頻等各種形式的與地名相關(guān)的資料。三、管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則地名檔案由公司/組織指定的檔案管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。各部門在工作過程中形成的地名檔案應(yīng)及時移交檔案管理部門，不得自行分散保存。（二）依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和地名管理的法律法規(guī)，確保地名檔案的收集、整理、保管、利用等工作合法合規(guī)。（三）科學(xué)管理原則運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對地名檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）安全保密原則采取必要的安全措施，確保地名檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的地名檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。四、檔案管理部門職責(zé)（一）制度建設(shè)負(fù)責(zé)制定和完善地名檔案管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（二）檔案收集1.組織各部門及時收集在工作中形成的地名檔案資料。2.與相關(guān)外部單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，收集與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的地名檔案信息。（三）檔案整理1.對收集到的地名檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的有序存放。2.建立地名檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（四）檔案保管1.提供適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防潮設(shè)備、防火設(shè)備等。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，確保檔案的安全和完整。（五）檔案利用1.建立檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。2.對檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，分析檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考。（六）檔案鑒定和銷毀1.定期對地名檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。五、檔案收集與整理（一）收集范圍1.地名的命名、更名文件，包括政府部門的批準(zhǔn)文件、相關(guān)會議紀(jì)要等。2.地名的歷史沿革資料，如舊地名的使用記錄、地名變更的原因和過程等。3.地名的地理信息資料，包括地圖、地理位置描述、地形地貌等。4.與地名相關(guān)的文化資料，如傳說、故事、詩詞、碑刻等。5.地名的現(xiàn)狀資料，如地名的使用現(xiàn)狀、相關(guān)設(shè)施的建設(shè)情況等。6.其他與地名相關(guān)的有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的地名檔案資料移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，圖表規(guī)范。對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全。（三）整理方法1.分類按照地名的類型（如行政區(qū)劃地名、自然地理實體地名、人文地理實體地名等）、時間順序、重要程度等進(jìn)行分類。2.編號為每一份檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和可識別性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。檔案目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。2.庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管設(shè)備1.配備足夠數(shù)量的檔案柜、密集架等存儲設(shè)備，按照檔案的分類和編號順序進(jìn)行存放。2.安裝監(jiān)控設(shè)備、報警系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)施，對庫房進(jìn)行實時監(jiān)控。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將地名檔案分為永久、長期（16-50年）和短期（15年以下）三種保管期限。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況確定。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、完整性、安全性等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要可以查閱、借閱地名檔案。查閱、借閱檔案時應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱地名檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得將檔案帶出庫房。2.借閱對于確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限。借閱期限一般不得超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失檔案。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄制度，對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案內(nèi)容等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立地名檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對地名檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況，對檔案的價值進(jìn)行全面評估。2.采用直接鑒定法，逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立地名檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的完整性、檔案保管的安全性、檔案利用的規(guī)范性等。（二）考核辦法將