外貿(mào)訂單合同管理辦法一、引言在當(dāng)今全球化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，外貿(mào)業(yè)務(wù)對于公司的發(fā)展至關(guān)重要。外貿(mào)訂單合同作為公司與海外客戶之間達(dá)成交易的法律文件，承載著雙方的權(quán)利與義務(wù)，其管理的好壞直接影響到公司的經(jīng)濟(jì)利益、商業(yè)信譽(yù)以及可持續(xù)發(fā)展。我們公司在多年的外貿(mào)業(yè)務(wù)拓展中，深刻認(rèn)識到規(guī)范、科學(xué)的訂單合同管理的重要性。為了進(jìn)一步提升外貿(mào)訂單合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和外貿(mào)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同為公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的穩(wěn)健發(fā)展保駕護(hù)航。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外貿(mào)訂單合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過程管理。無論是與長期合作客戶，還是新開拓市場的交易，只要涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的訂單合同，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、合同簽訂前管理（一）客戶資信調(diào)查1.在與潛在客戶洽談訂單合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過多種渠道對客戶進(jìn)行全面的資信調(diào)查。我們鼓勵大家利用專業(yè)的資信調(diào)查機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等資源，盡可能獲取客戶詳細(xì)信息。2.調(diào)查內(nèi)容主要包括客戶的注冊信息、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等。例如，了解客戶公司的成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍是否與本次交易相符；查看其近三年的財務(wù)報表，評估償債能力和盈利能力；向同行業(yè)其他企業(yè)打聽該客戶的商業(yè)信譽(yù)，有無拖欠貨款、違約等不良記錄。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果撰寫客戶資信調(diào)查報告，對客戶的信用等級進(jìn)行初步評估，分為優(yōu)、良、中、差四個等級。對于信用等級為“差”的客戶，原則上不與其簽訂訂單合同；對于信用等級為“中”的客戶，需謹(jǐn)慎對待，必要時要求提供擔(dān)?；虿扇「鼑?yán)格的付款方式。（二）合同條款洽談1.業(yè)務(wù)部門與客戶就訂單合同條款進(jìn)行洽談時，應(yīng)秉持公平、公正、互利的原則，充分考慮公司利益和風(fēng)險防范。希望大家在洽談過程中保持專業(yè)、耐心，積極溝通，爭取達(dá)成雙方都滿意的合同條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體，涵蓋以下主要內(nèi)容：產(chǎn)品條款：詳細(xì)描述產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、包裝等。例如，產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確引用國際通用標(biāo)準(zhǔn)或雙方認(rèn)可的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊不清的表述。價格條款：確定產(chǎn)品單價、總價、計價貨幣、價格術(shù)語（如FOB、CIF等）。同時，要考慮價格波動因素，對于長期訂單或原材料價格波動較大的產(chǎn)品，可約定價格調(diào)整機(jī)制。付款條款：明確付款方式（如T/T、L/C、托收等）、付款時間節(jié)點(diǎn)、預(yù)付款比例等。對于新客戶或信用狀況一般的客戶，應(yīng)盡量爭取較高比例的預(yù)付款；采用信用證付款方式時，要仔細(xì)審核信用證條款，確保與合同條款一致且無軟條款。交貨條款：約定交貨時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)等。交貨時間應(yīng)充分考慮生產(chǎn)周期、運(yùn)輸時間等因素，確保能夠按時履行合同；交貨地點(diǎn)要明確具體，避免因地點(diǎn)不明確產(chǎn)生糾紛。檢驗(yàn)條款：規(guī)定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)時間和地點(diǎn)等。檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)選擇具有國際認(rèn)可資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)與產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一致，檢驗(yàn)時間和地點(diǎn)應(yīng)合理安排，以便及時發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題。違約責(zé)任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。違約責(zé)任應(yīng)具體、可量化，便于在發(fā)生糾紛時能夠準(zhǔn)確界定責(zé)任和進(jìn)行賠償計算。爭議解決條款：約定爭議解決的方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）及適用的法律。一般優(yōu)先選擇協(xié)商解決，若協(xié)商不成，可根據(jù)客戶所在國家或地區(qū)的法律環(huán)境、仲裁機(jī)構(gòu)的信譽(yù)等因素，選擇合適的仲裁機(jī)構(gòu)或訴訟法院，并明確適用的法律。（三）合同文本起草與審核1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談確定的合同條款，起草外貿(mào)訂單合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的外貿(mào)合同格式，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)首先進(jìn)行初審，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益和業(yè)務(wù)實(shí)際情況。初審?fù)ㄟ^后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門主要從法律法規(guī)合規(guī)性、合同條款的合法性、有效性以及風(fēng)險防范等方面進(jìn)行審核。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同符合法律法規(guī)要求，有效防范法律風(fēng)險。4.對于重大訂單合同或涉及復(fù)雜條款的合同，可組織由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門參加的合同評審會議，對合同文本進(jìn)行全面評審。各部門從自身專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行分析評估，共同提出修改建議，確保合同條款合理、可行，保障公司利益最大化。四、合同簽訂管理（一）合同簽署權(quán)限1.公司對外簽訂外貿(mào)訂單合同，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行。一般情況下，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在其授權(quán)額度內(nèi)有權(quán)簽署合同；超過授權(quán)額度的合同，需報經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由主管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)代表簽署。2.授權(quán)額度應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)能力、業(yè)績表現(xiàn)以及公司風(fēng)險承受能力等因素進(jìn)行合理確定，并定期進(jìn)行評估和調(diào)整。希望大家嚴(yán)格遵守合同簽署權(quán)限規(guī)定，不得超越權(quán)限簽署合同，以免給公司帶來不必要的風(fēng)險。（二）合同簽署形式1.外貿(mào)訂單合同應(yīng)采用書面形式簽訂，包括紙質(zhì)合同和電子合同。紙質(zhì)合同應(yīng)由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章；電子合同應(yīng)按照法律法規(guī)要求，采用可靠的電子簽名技術(shù)進(jìn)行簽署，確保合同的法律效力。2.在簽署合同前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對合同文本內(nèi)容，確保與雙方最終確認(rèn)的條款一致。同時，要確認(rèn)對方簽字代表的授權(quán)資格，要求對方提供授權(quán)委托書原件或復(fù)印件（加蓋公章）留存?zhèn)浒浮?.合同簽署后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件或電子合同備份提交給合同管理部門進(jìn)行存檔。對于紙質(zhì)合同，應(yīng)確保合同文本完整，簽字蓋章清晰；對于電子合同，要做好電子文檔的存儲和備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、合同執(zhí)行管理（一）生產(chǎn)安排與進(jìn)度跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同相關(guān)信息傳遞給生產(chǎn)部門，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等關(guān)鍵信息。生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)合同要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃，并合理安排生產(chǎn)資源，確保按時、按質(zhì)完成生產(chǎn)任務(wù)。2.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期向業(yè)務(wù)部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度情況。業(yè)務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如原材料供應(yīng)不足、設(shè)備故障等。對于可能影響交貨時間的問題，應(yīng)提前與客戶溝通，協(xié)商解決方案，爭取客戶的理解和同意。3.我們鼓勵生產(chǎn)部門采用先進(jìn)的生產(chǎn)管理方法和技術(shù)手段，提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，降低生產(chǎn)成本。同時，要加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)作，確保原材料的及時供應(yīng)和質(zhì)量穩(wěn)定。（二）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗(yàn)計劃，對原材料、半成品和成品進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和控制。在檢驗(yàn)過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。2.對于檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。生產(chǎn)部門應(yīng)分析問題原因，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，確保不合格產(chǎn)品不流入下一道工序或交付給客戶。對于重大質(zhì)量問題，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并組織相關(guān)部門召開質(zhì)量分析會議，共同研究解決方案。3.希望質(zhì)量部門加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門的溝通協(xié)作，建立質(zhì)量信息共享機(jī)制，及時反饋質(zhì)量問題和改進(jìn)措施。同時，要積極收集客戶對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋意見，不斷優(yōu)化產(chǎn)品質(zhì)量，提高客戶滿意度。（三）運(yùn)輸與交付1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時間、地點(diǎn)和運(yùn)輸方式，及時安排貨物運(yùn)輸。在選擇運(yùn)輸公司時，應(yīng)綜合考慮運(yùn)輸公司的信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、運(yùn)輸價格等因素，選擇合適的運(yùn)輸合作伙伴。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)與運(yùn)輸公司保持密切溝通，跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全到達(dá)目的地。在貨物發(fā)運(yùn)前，應(yīng)及時向客戶提供裝船通知、提單副本等相關(guān)運(yùn)輸文件，以便客戶做好接貨準(zhǔn)備。3.貨物到達(dá)目的地后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)協(xié)助客戶完成貨物的清關(guān)、提貨等手續(xù)。在交付貨物時，要確保貨物數(shù)量、質(zhì)量與合同約定一致，并取得客戶的收貨確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)貨物在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)損壞、短缺等問題，應(yīng)及時與運(yùn)輸公司協(xié)商解決，并按照合同約定向責(zé)任方索賠。（四）貨款回收1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間節(jié)點(diǎn)，及時跟蹤貨款回收情況。業(yè)務(wù)人員應(yīng)積極配合財務(wù)部門，與客戶保持溝通，提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出催款通知，并與業(yè)務(wù)部門共同分析原因，采取相應(yīng)的催款措施。2.對于采用信用證付款方式的合同，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照信用證條款審核單據(jù)，確保單據(jù)與信用證要求相符，及時提交銀行議付，確保貨款安全回收。對于采用托收或匯付等其他付款方式的合同，業(yè)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對客戶信用狀況的跟蹤，及時掌握客戶的經(jīng)營變化情況，防范貨款回收風(fēng)險。3.我們鼓勵業(yè)務(wù)人員在與客戶建立合作關(guān)系初期，就注重信用管理，通過合理的付款條款和信用額度控制，降低貨款回收風(fēng)險。同時，要加強(qiáng)與財務(wù)部門的協(xié)作，建立有效的貨款回收預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決貨款回收過程中出現(xiàn)的問題。六、合同變更與轉(zhuǎn)讓管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更協(xié)議提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保變更協(xié)議符合法律法規(guī)要求，不損害公司利益。審核通過后，將變更協(xié)議提交給合同管理部門進(jìn)行存檔，并及時通知相關(guān)部門按照變更后的合同條款執(zhí)行。3.希望大家在處理合同變更事宜時，要謹(jǐn)慎對待，充分評估變更對公司生產(chǎn)、交付、成本等方面的影響。對于可能導(dǎo)致公司利益受損的變更，應(yīng)盡量與客戶協(xié)商尋求其他解決方案，確保公司合法權(quán)益不受侵害。（二）合同轉(zhuǎn)讓1.未經(jīng)公司書面同意，業(yè)務(wù)部門不得擅自將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)讓合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向公司提交書面申請，說明轉(zhuǎn)讓的原因、受讓方的基本情況、轉(zhuǎn)讓對公司的影響等內(nèi)容。2.公司收到申請后，應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括受讓方的資信狀況、合同轉(zhuǎn)讓的合法性、對公司利益的影響等。經(jīng)評估同意后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與受讓方簽訂合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議，并辦理相關(guān)的法律手續(xù)。3.合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議應(yīng)明確轉(zhuǎn)讓的范圍、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將協(xié)議提交給合同管理部門進(jìn)行存檔，并及時通知客戶和相關(guān)部門。七、合同終止管理（一）合同正常終止1.當(dāng)合同約定的履行期限屆滿，雙方按照合同約定完成了各自的權(quán)利義務(wù)，合同即正常終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)文件資料，提交給合同管理部門進(jìn)行存檔。2.合同管理部門應(yīng)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確認(rèn)合同已履行完畢后，將合同檔案進(jìn)行歸檔保存。歸檔的合同檔案應(yīng)包括合同文本、變更協(xié)議、往來函件、驗(yàn)收報告、付款憑證等與合同相關(guān)的所有文件資料。（二）合同提前終止1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)不可抗力、一方嚴(yán)重違約等法定或約定的情形，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或繼續(xù)履行已無必要，可提前終止合同。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，證明合同提前終止的原因和依據(jù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商簽訂合同提前終止協(xié)議，明確合同終止的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)清算等內(nèi)容。合同提前終止協(xié)議應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保協(xié)議合法有效。3.審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照協(xié)議約定，與對方進(jìn)行資產(chǎn)清算、貨款結(jié)算等工作。完成清算工作后，將合同提前終止協(xié)議及相關(guān)清算文件提交給合同管理部門進(jìn)行存檔。八、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同管理部門負(fù)責(zé)外貿(mào)訂單合同檔案的收集、整理和歸檔工作。業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)在合同簽訂、執(zhí)行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，及時將與合同相關(guān)的文件資料提交給合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)按照合同編號、簽訂時間等順序?qū)贤瑱n案進(jìn)行整理，確保檔案資料完整、有序。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和使用。（二）檔案保管與借閱1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。檔案保管期限應(yīng)按照法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，外貿(mào)訂單合同檔案應(yīng)保存不少于[X]年。2.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時間、借閱合同名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在合同管理部門人員的陪同下查閱。查閱過程中，不得對檔案進(jìn)行摘抄、復(fù)制等操作。（三）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并編制檔案銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括合同名稱、編號、簽訂時間、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單應(yīng)提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由合同管理部門會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀方式應(yīng)符合環(huán)保要求和相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立合同管理監(jiān)督小組，由法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對公司外貿(mào)訂單合同管理工作進(jìn)行定期或不定