檔案外借期限與續(xù)借規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范檔案館檔案外借期限與續(xù)借相關(guān)事宜，確保檔案資源合理利用，既滿足顧客對檔案信息的需求，又保障檔案的安全與完整，維護檔案館正常運營秩序，提升服務(wù)質(zhì)量，遵循本館“精準、高效、開放、共享”的企業(yè)文化，踐行“以顧客需求為導(dǎo)向，以檔案價值最大化為目標”的經(jīng)營理念。2.適用范圍本規(guī)定適用于所有向本檔案館申請檔案外借服務(wù)的顧客。檔案館全體員工在處理檔案外借與續(xù)借業(yè)務(wù)時應(yīng)嚴格按照本規(guī)定執(zhí)行。3.基本原則（1）合法性原則：檔案外借與續(xù)借活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。（2）合理性原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和利用需求，合理設(shè)定外借期限與續(xù)借條件，平衡顧客需求與檔案館管理要求。（3）服務(wù)性原則：以顧客為中心，提供便捷、高效的外借與續(xù)借服務(wù)，滿足顧客對檔案信息的合理利用需求。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.借閱服務(wù)部門（1）負責受理顧客檔案外借申請，審核申請材料，確保申請符合規(guī)定要求。（2）按照規(guī)定辦理檔案外借手續(xù)，記錄外借檔案的相關(guān)信息，包括檔案編號、名稱、外借日期、歸還日期等。（3）跟蹤檔案外借情況，及時提醒顧客歸還檔案，并處理續(xù)借申請。（4）接收歸還的檔案，對檔案進行檢查，確認檔案是否完好無損，如有問題及時記錄并報告。2.檔案管理部門（1）負責制定檔案外借期限標準，根據(jù)檔案的類別、重要性等因素，確定不同檔案的基本外借期限。（2）對檔案外借過程進行監(jiān)督，確保借閱服務(wù)部門按照規(guī)定操作，保障檔案安全。（3）定期對檔案外借與續(xù)借情況進行統(tǒng)計分析，為優(yōu)化管理制度提供數(shù)據(jù)支持。3.安全保障部門（1）負責制定檔案外借期間的安全保障措施，確保檔案在運輸、存儲和使用過程中的安全。（2）對歸還的檔案進行安全檢查，防止檔案信息泄露或遭受損壞。（3）在發(fā)生檔案丟失、損壞等突發(fā)事件時，及時采取應(yīng)急措施，并協(xié)助相關(guān)部門進行調(diào)查處理。三、管理流程1.外借申請（1）顧客需填寫檔案外借申請表，詳細說明外借檔案的名稱、編號、用途、預(yù)計歸還日期等信息，并提交有效身份證明文件。（2）申請表提交至借閱服務(wù)部門，工作人員對申請信息進行審核，檢查申請表填寫是否完整、申請用途是否合理、身份證明文件是否有效等。（3）對于涉及機密或重要檔案的外借申請，需經(jīng)過檔案管理部門負責人審批，必要時還需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外借手續(xù)辦理（1）申請審核通過后，借閱服務(wù)部門工作人員根據(jù)申請表信息辦理檔案外借手續(xù)，與顧客簽訂檔案外借協(xié)議，明確雙方權(quán)利與義務(wù)。（2）工作人員對外借檔案進行清點、登記，記錄檔案的狀態(tài)，并向顧客說明檔案保管要求和注意事項。（3）將外借檔案移交給顧客，同時在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，記錄外借日期等相關(guān)信息。3.續(xù)借申請（1）顧客如需續(xù)借檔案，應(yīng)在檔案歸還日期前[X]個工作日向借閱服務(wù)部門提出續(xù)借申請。續(xù)借申請可通過線上或線下方式提交，填寫續(xù)借申請表，說明續(xù)借原因和續(xù)借期限。（2）借閱服務(wù)部門收到續(xù)借申請后，審核續(xù)借原因是否合理，檢查檔案是否存在逾期未還等違規(guī)情況。對于符合續(xù)借條件的申請，經(jīng)檔案管理部門同意后，辦理續(xù)借手續(xù)。（3）續(xù)借手續(xù)辦理完成后，在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案歸還日期，同時通知顧客續(xù)借結(jié)果。4.檔案歸還（1）顧客應(yīng)在規(guī)定的外借期限或續(xù)借期限屆滿前歸還檔案。歸還檔案時，需將檔案完整無損地交至借閱服務(wù)部門。（2）借閱服務(wù)部門工作人員對歸還的檔案進行清點、檢查，確認檔案數(shù)量、狀態(tài)是否與外借時一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（3）工作人員在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案歸還日期，更新檔案狀態(tài)，將檔案歸位存儲。四、權(quán)利與義務(wù)1.顧客權(quán)利（1）有權(quán)按照規(guī)定申請檔案外借服務(wù)，在符合條件的情況下獲得檔案外借機會。（2）在規(guī)定的外借期限內(nèi)，有權(quán)合理使用檔案信息，用于合法的研究、學習、工作等目的。（3）如需續(xù)借檔案，有權(quán)在規(guī)定時間內(nèi)提出續(xù)借申請，并在申請通過后獲得延長的外借期限。（4）對檔案館的外借服務(wù)有提出意見和建議的權(quán)利，以促進服務(wù)質(zhì)量的提升。2.顧客義務(wù)（1）如實填寫檔案外借申請表，提供真實、有效的身份證明文件和申請信息。（2）按照規(guī)定的外借期限和續(xù)借期限歸還檔案，不得逾期。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（3）妥善保管外借檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。在檔案外借期間，對檔案的安全負責。（4）遵守國家法律法規(guī)以及檔案館的各項規(guī)章制度，不得利用外借檔案從事違法違規(guī)活動。3.檔案館權(quán)利（1）有權(quán)對顧客的檔案外借申請進行審核，根據(jù)檔案管理規(guī)定決定是否批準申請。（2）在檔案外借期間，有權(quán)對檔案的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案安全。（3）對于違反外借規(guī)定的顧客，有權(quán)采取相應(yīng)的處理措施，包括但不限于收取逾期費用、暫停外借服務(wù)等。4.檔案館義務(wù)（1）為顧客提供便捷的檔案外借申請渠道和服務(wù)，及時審核申請并辦理外借手續(xù)。（2）向顧客提供必要的檔案保管指導(dǎo)和使用說明，確保顧客正確使用檔案。（3）對顧客的個人信息和申請資料嚴格保密，保護顧客隱私。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制（1）檔案管理部門定期對檔案外借與續(xù)借情況進行檢查，核對檔案管理系統(tǒng)記錄與實際外借情況是否一致，檢查借閱服務(wù)部門的工作流程是否規(guī)范。（2）安全保障部門對外借檔案的運輸、存儲和使用過程進行安全監(jiān)督，檢查安全保障措施的落實情況，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（3）設(shè)立投訴渠道，接受顧客對檔案外借服務(wù)的投訴和建議。對投訴內(nèi)容進行調(diào)查核實，如情況屬實，及時采取整改措施，并向顧客反饋處理結(jié)果。2.獎勵機制（1）對于遵守檔案外借規(guī)定，按時歸還檔案，且對檔案保護良好的顧客，給予一定的獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、提供優(yōu)先借閱權(quán)、減免部分服務(wù)費用等。（2）對于在檔案外借服務(wù)工作中表現(xiàn)出色的員工，如工作效率高、服務(wù)態(tài)度好、為檔案館挽回損失等，給予表彰和獎勵，包括績效加分、獎金、晉升機會等，以激勵員工積極工作，提升服務(wù)質(zhì)量。3.懲罰機制（1）對于逾期歸還檔案的顧客，按照逾期天數(shù)收取一定的逾期費用。逾期超過規(guī)定期限的，暫停其外借服務(wù)[X]個月，直至其歸還檔案并繳納逾期費用。（2）如顧客擅自涂改、損壞、丟失檔案，根據(jù)檔案的重要程度和損壞程度，要求顧客承擔相應(yīng)的賠償責任，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。（3）對于在檔案外借服務(wù)工作中存在違規(guī)操作、玩忽職守等行為的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分、罰款、降職、辭退等處理，以嚴肅工作紀律，確保檔案外借服務(wù)的規(guī)范運行。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由檔案館負責解釋和修訂。2.本規(guī)定應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、檔案管理政策以及檔案館實際運營情況的變化適時進行調(diào)整和完善，以確保規(guī)定的有效性和適應(yīng)性。3