開發(fā)區(qū)檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強開發(fā)區(qū)檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高開發(fā)區(qū)管理水平和工作效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合開發(fā)區(qū)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于開發(fā)區(qū)內(nèi)各部門、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門開發(fā)區(qū)設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理開發(fā)區(qū)的檔案工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各單位職責1.各單位應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.各單位應建立健全檔案管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化和標準化。3.各單位應積極配合檔案管理部門的工作，按時向檔案管理部門移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映開發(fā)區(qū)經(jīng)濟建設、社會發(fā)展、行政管理等各項活動的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.開發(fā)區(qū)內(nèi)各單位在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。3.與開發(fā)區(qū)相關(guān)的重要會議記錄、紀要、決議等。4.開發(fā)區(qū)內(nèi)重大項目建設、招商引資、企業(yè)發(fā)展等方面的檔案。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應按照檔案管理部門的要求，及時收集本單位在工作中形成的檔案，并進行分類整理。2.檔案收集應確保文件材料的齊全、完整，不得遺漏重要文件。3.對收集到的檔案，應進行初步的審核，確保文件的真實性、準確性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.檔案整理應按照分類標準進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等。3.文書檔案應按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理；科技檔案應按照項目、專業(yè)等進行分類整理；會計檔案應按照會計年度、類別等進行分類整理；聲像檔案應按照內(nèi)容、時間等進行分類整理。4.檔案整理應編制檔案目錄，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映開發(fā)區(qū)重大歷史事件、重要決策、重要業(yè)務活動等具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊應經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字，并報開發(fā)區(qū)主管領(lǐng)導批準。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案的安全銷毀。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.嚴禁擅自銷毀檔案。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常利用。（二）利用方式1.查閱檔案：單位或個人因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案：單位或個人因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱檔案時，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過15天，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復制檔案：單位或個人因工作需要復制檔案的，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可復制。復制檔案時，應使用檔案管理部門指定的設備和材料，確保復制件與原件一致。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用方式等。七、檔案信息化建設（一）建設目標檔案管理部門應積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合開發(fā)區(qū)檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設：建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、借閱、復制等功能，方便單位和個人利用檔案。（三）安全管理檔案信息化建設應加強安全管理，確保檔案信息的安全。檔案管理部門應建立健全檔案信息安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，開發(fā)區(qū)應給予表彰和獎勵。（二）處罰1.對違反本辦法規(guī)定，擅自銷毀檔案、涂改檔案、轉(zhuǎn)借檔案等行為的單位和個人，開發(fā)區(qū)應責令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對因保管不善，造成檔案丟失、損壞等事故的單位和個人