外管局電子單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)外匯管理，規(guī)范電子單證在貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，提高貿(mào)易便利化水平，保障外匯收支數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人通過外匯管理局指定的電子單證系統(tǒng)辦理貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家外匯管理法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子單證管理活動(dòng)合法、合規(guī)。2.便利化原則在有效防范風(fēng)險(xiǎn)的前提下，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，簡(jiǎn)化貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)流程，提高貿(mào)易便利化程度。3.真實(shí)性原則電子單證應(yīng)真實(shí)反映貿(mào)易交易的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、偽造或篡改。4.安全性原則加強(qiáng)電子單證系統(tǒng)的安全管理，保障數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)和使用的安全性，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。二、電子單證系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)功能1.單證提交功能境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人可通過電子單證系統(tǒng)提交貿(mào)易外匯收支相關(guān)的各類單證，如合同、發(fā)票、提單等。2.審核功能外匯管理部門利用系統(tǒng)對(duì)提交的電子單證進(jìn)行審核，判斷其合規(guī)性和真實(shí)性。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與查詢功能系統(tǒng)對(duì)電子單證及相關(guān)審核記錄進(jìn)行存儲(chǔ)，方便境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人查詢歷史業(yè)務(wù)信息，同時(shí)也便于外匯管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能通過對(duì)電子單證數(shù)據(jù)的分析，系統(tǒng)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并向相關(guān)主體發(fā)出預(yù)警。（二）系統(tǒng)接入1.境內(nèi)機(jī)構(gòu)接入境內(nèi)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照外匯管理部門的要求，向指定的技術(shù)服務(wù)提供商申請(qǐng)接入電子單證系統(tǒng)。申請(qǐng)時(shí)需提供相關(guān)的證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等，并簽訂系統(tǒng)使用協(xié)議。2.個(gè)人接入個(gè)人通過外匯管理部門認(rèn)可的線上渠道接入電子單證系統(tǒng)，如手機(jī)銀行、網(wǎng)上銀行等。接入過程中需進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保個(gè)人信息的真實(shí)性和安全性。（三）系統(tǒng)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全電子單證系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)系統(tǒng)中的電子單證數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。建立數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。3.用戶安全要求境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換。加強(qiáng)用戶身份認(rèn)證管理，采用多種認(rèn)證方式，如數(shù)字證書、短信驗(yàn)證碼等，確保用戶身份的真實(shí)性。三、電子單證的種類與格式（一）種類1.貿(mào)易合同包括進(jìn)出口合同、代理合同等，應(yīng)明確交易雙方的基本信息、貨物或服務(wù)的描述、價(jià)格條款、付款方式等內(nèi)容。2.發(fā)票分為商業(yè)發(fā)票、形式發(fā)票等，應(yīng)包含發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購貨方和銷貨方信息、貨物或服務(wù)明細(xì)、金額等要素。3.提單包括海運(yùn)提單、空運(yùn)提單等，應(yīng)注明提單號(hào)碼、托運(yùn)人、收貨人、貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、運(yùn)輸方式、起運(yùn)港和目的港等信息。4.報(bào)關(guān)單由海關(guān)出具，記錄貨物進(jìn)出口的詳細(xì)信息，如報(bào)關(guān)單號(hào)、申報(bào)日期、經(jīng)營單位、運(yùn)輸方式、貿(mào)易方式、征免性質(zhì)、貨物名稱、數(shù)量、價(jià)格等。（二）格式要求1.電子單證應(yīng)采用規(guī)定的格式文件，如PDF、XML等，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和可讀性。2.單證內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，不得有模糊、歧義或缺失的信息。3.電子簽名應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保單證的真實(shí)性和不可抵賴性。四、電子單證的提交與審核（一）提交要求1.境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交電子單證，確保貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.提交的電子單證應(yīng)與實(shí)際貿(mào)易交易情況相符，不得提交虛假或偽造的單證。3.對(duì)于需要提交多份單證的業(yè)務(wù)，應(yīng)確保各單證之間的邏輯一致性和關(guān)聯(lián)性。（二）審核流程1.初審?fù)鈪R管理部門收到電子單證后，首先進(jìn)行初審。初審主要審核單證的格式是否符合要求、內(nèi)容是否完整、簽名是否有效等。2.詳細(xì)審核對(duì)于初審?fù)ㄟ^的電子單證，進(jìn)行詳細(xì)審核。詳細(xì)審核主要關(guān)注單證的真實(shí)性、合規(guī)性以及與貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。審核人員可通過與相關(guān)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行比對(duì)、向第三方機(jī)構(gòu)核實(shí)等方式進(jìn)行審核。3.審核結(jié)果反饋外匯管理部門應(yīng)及時(shí)將審核結(jié)果反饋給境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人。審核通過的，通知其辦理后續(xù)的貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)；審核不通過的，說明原因，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)單證。（三）審核要點(diǎn)1.貿(mào)易背景真實(shí)性審核電子單證是否能夠真實(shí)反映貿(mào)易交易的實(shí)際情況，如交易雙方的經(jīng)營狀況、貨物的實(shí)際流向等。2.單證一致性審核合同、發(fā)票、提單等單證之間的信息是否一致，如貨物名稱、數(shù)量、價(jià)格、付款方式等。3.合規(guī)性審核電子單證是否符合國家外匯管理法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，如外匯收支的真實(shí)性、合規(guī)性等。五、電子單證的使用與保存（一）使用1.境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人應(yīng)按照外匯管理部門的要求使用電子單證辦理貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)，不得擅自更改或刪除電子單證內(nèi)容。2.在貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)辦理過程中，電子單證作為重要的證明文件，應(yīng)與其他相關(guān)資料一并妥善保存，以備外匯管理部門核查。（二）保存期限1.電子單證的保存期限應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求。一般情況下，貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)的電子單證應(yīng)保存5年以上。2.對(duì)于涉及重大外匯違規(guī)案件的電子單證，應(yīng)永久保存。（三）保存方式1.境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人應(yīng)將電子單證存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。2.也可按照外匯管理部門的要求，將電子單證上傳至指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行保存。六、監(jiān)督管理（一）外匯管理部門監(jiān)管職責(zé)1.對(duì)外匯指定銀行和境內(nèi)機(jī)構(gòu)、個(gè)人使用電子單證辦理貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)電子單證系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)估，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和有效性。3.對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行查處，維護(hù)外匯管理秩序。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人提交虛假電子單證、擅自更改或刪除電子單證內(nèi)容等違規(guī)行為，外匯管理部門將按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處罰，包括警告、罰款、暫?；蛉∠鈪R業(yè)務(wù)資格等。2.對(duì)于外匯指定銀行未按照本辦法規(guī)定對(duì)電子單證進(jìn)行審核、違規(guī)辦理貿(mào)易外匯收支業(yè)務(wù)等行為，外匯管理部門將責(zé)令其改正，并給予相應(yīng)的處罰。（三）信息共享外匯管理部門應(yīng)加強(qiáng)與其他相關(guān)部門的信息共享，如海關(guān)、稅務(wù)等。通過信息共享，進(jìn)一步核實(shí)電子單證的真實(shí)性和合規(guī)性，提高監(jiān)管效率。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.外匯管理部門應(yīng)定期組織對(duì)境內(nèi)機(jī)構(gòu)和個(gè)人的培訓(xùn)，使其熟悉電子單證管理辦法的相關(guān)規(guī)定和電子單證系統(tǒng)的操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子單證的種類與格式、提交與審核要求、使用與保存方法、常見問題解答等。3.可采用線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)等多種方式，提高培訓(xùn)的覆蓋面和效果。（二）宣傳1.通過多種渠道，如官方網(wǎng)站、社交媒體、新聞媒體等，對(duì)外管局電子單證管理辦法進(jìn)行宣傳，提高社會(huì)公眾的知曉度。2.宣傳內(nèi)容