遼寧檔案軟件管理辦法一、總則（一）目的為加強遼寧地區(qū)檔案軟件的規(guī)范化管理，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，提高檔案管理工作的效率和質量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及檔案行業(yè)標準，結合遼寧實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在遼寧地區(qū)使用檔案軟件進行檔案管理工作的各類機關、企事業(yè)單位、社會團體及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）。（三）基本原則1.合法性原則檔案軟件的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保檔案管理活動在法律框架內進行。2.安全性原則高度重視檔案信息的安全保護，采取有效措施防止檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.規(guī)范性原則遵循檔案管理的規(guī)范和標準，確保檔案軟件的功能、操作流程等符合檔案業(yè)務的要求，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化。4.實用性原則檔案軟件應滿足單位檔案管理工作的實際需求，具備良好的用戶體驗，便于檔案管理人員操作和使用，提高工作效率。二、檔案軟件的選型與采購（一）選型要求1.功能適用性檔案軟件應具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等基本功能，同時根據(jù)單位檔案管理的特點和需求，還應具備如電子文件管理、檔案數(shù)字化管理、檔案鑒定銷毀管理等特定功能。2.技術先進性優(yōu)先選擇采用先進技術架構的檔案軟件，確保軟件具有良好的擴展性、兼容性和穩(wěn)定性，能夠適應未來檔案管理業(yè)務發(fā)展和信息技術變革的需要。3.安全性保障檔案軟件應具備完善的安全防護機制，如身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復等功能，保障檔案信息的安全。4.合規(guī)性檔案軟件必須符合國家檔案行業(yè)標準以及遼寧地區(qū)檔案管理的相關規(guī)定，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。（二）采購流程1.需求調研單位應組織檔案管理人員及相關技術人員，對本單位檔案管理業(yè)務進行全面深入的調研，明確檔案軟件的功能需求、性能要求、安全要求等，并形成詳細的需求文檔。2.選型評估根據(jù)需求文檔，對市場上的檔案軟件進行選型評估?？梢酝ㄟ^查閱資料、實地考察、試用軟件、咨詢用戶等方式，了解軟件供應商的實力、產品功能、技術支持能力、售后服務質量等情況，綜合評估各款軟件的適用性和性價比。3.采購決策在選型評估的基礎上，單位應組織相關部門和人員進行采購決策。采購決策應充分考慮單位的實際需求、預算情況、軟件的合規(guī)性等因素，選擇最適合本單位的檔案軟件。4.合同簽訂確定檔案軟件供應商后，單位應與供應商簽訂詳細的采購合同。合同應明確軟件的功能、價格、交付時間、售后服務等條款，確保雙方的權益得到保障。三、檔案軟件的安裝與部署（一）安裝前準備1.環(huán)境檢查在安裝檔案軟件之前，應對服務器、客戶端等硬件設備的性能、配置進行檢查，確保其滿足軟件運行的要求。同時，檢查操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等軟件環(huán)境是否符合檔案軟件的安裝條件。2.數(shù)據(jù)備份對單位原有的檔案數(shù)據(jù)進行全面?zhèn)浞?，以防安裝過程中數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地保存一份。（二）安裝與配置1.按照檔案軟件供應商提供的安裝指南，在服務器和客戶端上進行軟件的安裝。安裝過程中應嚴格按照操作步驟進行，確保安裝的準確性和完整性。2.根據(jù)單位的檔案管理需求，對檔案軟件進行系統(tǒng)配置，如設置檔案分類方案、用戶權限、數(shù)據(jù)存儲路徑等。配置過程應遵循檔案管理的規(guī)范和標準，確保系統(tǒng)設置的合理性和規(guī)范性。（三）數(shù)據(jù)遷移1.如果單位原有的檔案數(shù)據(jù)需要遷移到新的檔案軟件系統(tǒng)中，應制定詳細的數(shù)據(jù)遷移方案。數(shù)據(jù)遷移方案應包括數(shù)據(jù)遷移的范圍、方法、步驟、時間安排等內容，并進行充分的測試和驗證，確保數(shù)據(jù)遷移的準確性和完整性。2.在數(shù)據(jù)遷移過程中，應做好數(shù)據(jù)的備份和監(jiān)控工作，及時處理遷移過程中出現(xiàn)的問題，確保數(shù)據(jù)遷移工作的順利進行。四、檔案軟件的使用與操作（一）用戶培訓1.檔案軟件供應商應負責對單位的檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，使其熟悉軟件的功能、操作流程、系統(tǒng)管理等方面的知識。培訓內容應包括理論講解、實際操作演示、案例分析等，確保檔案管理人員能夠熟練掌握軟件的使用方法。2.單位應組織檔案管理人員參加培訓，并要求其認真學習，積極實踐。培訓結束后，應對檔案管理人員進行考核，確保其具備獨立操作檔案軟件的能力。（二）日常操作規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案管理的業(yè)務流程和軟件操作手冊的要求，進行檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等操作。操作過程應準確、規(guī)范、及時，確保檔案信息的質量。2.在使用檔案軟件過程中，檔案管理人員應嚴格遵守單位的保密制度和安全規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息，不得違規(guī)操作檔案軟件，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時、準確地將檔案信息錄入檔案軟件系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性。錄入的數(shù)據(jù)應符合檔案管理的規(guī)范和標準，不得隨意修改或刪除檔案數(shù)據(jù)。2.定期對檔案軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，如數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)更新等。數(shù)據(jù)維護工作應按照規(guī)定的時間和流程進行，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。五、檔案軟件的安全管理（一）安全制度建設1.單位應建立健全檔案軟件安全管理制度，明確安全管理職責、安全操作規(guī)程、安全檢查與評估等內容，確保檔案軟件安全管理工作有章可循。2.安全管理制度應包括用戶賬號管理、訪問控制管理、數(shù)據(jù)加密管理、安全審計管理、應急處理管理等方面的內容，全面保障檔案軟件系統(tǒng)的安全運行。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術手段，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵，保障檔案軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全。2.對檔案軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的保密性。3.建立完善的用戶身份認證和訪問控制機制，對不同用戶設置不同的權限，嚴格限制用戶對檔案信息的訪問范圍，防止未經(jīng)授權的訪問。（三）安全審計與監(jiān)控1.建立檔案軟件安全審計系統(tǒng)，對系統(tǒng)操作日志、用戶訪問記錄、數(shù)據(jù)變更情況等進行實時審計和監(jiān)控。安全審計系統(tǒng)應具備日志存儲、查詢、分析等功能，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。2.定期對檔案軟件系統(tǒng)的安全狀況進行評估和檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時采取措施進行整改，確保檔案軟件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（四）應急處理1.制定檔案軟件安全應急預案，明確應急處理的組織機構、職責分工、應急響應流程、應急處置措施等內容。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.當檔案軟件系統(tǒng)發(fā)生安全事件時，應立即啟動應急預案，采取有效的應急處置措施，如隔離故障設備、恢復數(shù)據(jù)、調查事件原因等，最大限度地減少安全事件對檔案管理工作的影響。六、檔案軟件的維護與升級（一）維護管理1.檔案軟件供應商應建立完善的軟件維護服務體系，為單位提供及時、有效的軟件維護服務。維護服務內容包括系統(tǒng)故障排除、性能優(yōu)化、功能調整等方面。2.單位應與檔案軟件供應商簽訂維護服務合同，明確維護服務的內容、方式、時間、費用等條款，確保維護服務的質量和效果。3.檔案管理人員應及時向軟件供應商反饋軟件使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助軟件供應商進行故障排查和解決。同時，應配合軟件供應商進行系統(tǒng)性能優(yōu)化和功能調整等工作，提高軟件的使用效率和管理水平。（二）升級管理1.檔案軟件供應商應根據(jù)國家檔案行業(yè)標準的更新、信息技術的發(fā)展以及用戶的需求反饋，及時對檔案軟件進行升級。升級內容應包括功能增強、性能優(yōu)化、安全漏洞修復等方面。2.單位應關注檔案軟件的升級信息，及時與軟件供應商溝通升級事宜。在進行軟件升級前，應制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級步驟、數(shù)據(jù)備份等內容，并進行充分的測試和驗證，確保升級工作的順利進行。3.軟件升級過程中，應做好數(shù)據(jù)備份和監(jiān)控工作，及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，應對升級效果進行評估，確保軟件升級達到預期目標。七、檔案軟件的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體1.遼寧省檔案行政管理部門負責對本地區(qū)檔案軟件的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。2.各單位的上級主管部門應加強對所屬單位檔案軟件使用與管理工作的監(jiān)督指導。（二）檢查內容1.檔案軟件的選型與采購是否符合本辦法及相關規(guī)定的要求。2.檔案軟件的安裝與部署是否規(guī)范，數(shù)據(jù)遷移是否準確、完整。3.檔案軟件的使用與操作是否符合檔案管理業(yè)務流程和操作規(guī)范。4.檔案軟件的安全管理措施是否落實到位，安全制度是否健全。5.檔案軟件的維護與升級工作是否及時、有效。（三）檢查方式1.定期檢查遼寧省檔案行政管理部門和各單位的上級主管部門應定期組織對檔案軟件使用與管理情況進行檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查在定期檢查的基礎上，可根據(jù)實際情況進行不定期抽查，對重點單位或存在問題較多的單位進行深入檢查。3.專項檢查針對檔案軟件使用與管理中的突出問題或重要事項，可組織開展專項檢查，確保問題得到及時解決。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。整改通知書應明確整改內容、整改期限、