飯店采購流程管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范飯店采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購物資和服務的質(zhì)量，控制采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于飯店內(nèi)所有物資及服務的采購活動，包括但不限于食品原材料、酒水飲料、客房用品、辦公用品、設備設施采購及維修保養(yǎng)服務、營銷策劃服務等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的物資和服務應滿足飯店經(jīng)營和服務質(zhì)量的要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高飯店經(jīng)濟效益。4.公平公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得有歧視或偏袒行為。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部經(jīng)理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作規(guī)范、高效進行。負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理，維護良好的供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合飯店利益和要求。監(jiān)督采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和成本控制。2.采購專員根據(jù)采購計劃和需求，負責具體的物資和服務采購工作。收集供應商信息，進行市場調(diào)研，尋找合適的供應商，并進行初步篩選和詢價。協(xié)助采購部經(jīng)理進行采購談判，參與合同起草和審核工作。跟蹤采購訂單的下達、執(zhí)行和交付情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。負責采購文件和資料的整理、歸檔和保管工作。（二）需求部門1.提出采購需求：各需求部門根據(jù)飯店經(jīng)營和業(yè)務發(fā)展需要，提前填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。2.參與采購評審：需求部門應參與采購過程中的評審工作，對采購物資和服務的質(zhì)量、適用性等方面提出意見和建議，確保所采購的物資和服務符合本部門實際需求。3.驗收采購物資：需求部門負責對采購到貨的物資進行驗收，核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，并填寫《驗收單》。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與采購部門和供應商溝通解決。（三）財務部門1.審核采購預算：財務部門負責審核各部門的采購預算，確保采購活動在預算范圍內(nèi)進行。對超出預算的采購申請，應提出審核意見，并報飯店管理層審批。2.支付貨款管理：根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購付款申請，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。按照財務管理制度和資金安排，及時支付供應商貨款。3.采購成本分析：協(xié)助采購部門進行采購成本分析，提供相關財務數(shù)據(jù)和分析報告，為采購決策提供參考依據(jù)。（四）審計部門1.監(jiān)督采購流程：審計部門負責對采購流程的合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，確保采購活動符合國家法律法規(guī)、飯店內(nèi)部制度和流程要求。2.審查采購合同：對采購合同的條款、內(nèi)容進行審查，重點關注合同的合法性、完整性、風險防范等方面，提出審計意見和建議。3.開展采購專項審計：定期或不定期開展采購專項審計工作，對采購項目的成本、效益、質(zhì)量等進行全面審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，保障飯店利益。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》。申請表應詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預計使用時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.對于金額較大、涉及重要物資或服務的采購申請，需經(jīng)飯店管理層審批后，方可提交采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部收到《采購申請表》后，進行匯總和整理。根據(jù)飯店庫存情況、經(jīng)營需求預測等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容。2.采購計劃需報采購部經(jīng)理審核，確保采購計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，建立供應商信息庫。根據(jù)采購物資或服務的特點和要求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察。考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務等方面。對于新開發(fā)的供應商，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關資質(zhì)文件，并進行審核。審核合格的供應商納入供應商信息庫，作為采購選擇的對象。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作態(tài)度等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、與其他合作飯店交流等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理。將供應商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。對于A類供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于C類供應商，限制或暫停合作，督促其改進。3.供應商選擇根據(jù)采購計劃和物資或服務的要求，從合格供應商中選擇合適的供應商進行采購。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應商。對于重要物資或服務的采購，應采用招標、競爭性談判、詢價等采購方式，確保采購過程公平、公正、公開。采購專員應與選定的供應商進行談判，明確采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等合同條款，并簽訂采購合同。（四）采購合同簽訂1.采購合同由采購專員負責起草，合同內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)和飯店利益要求，明確雙方的權利和義務。合同條款應包括物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容。2.采購合同起草完成后，提交采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理應對合同條款進行仔細審核，確保合同的合法性、完整性和嚴謹性。審核通過后的合同提交飯店法律顧問進行法律審查，確保合同無法律風險。3.經(jīng)法律顧問審查通過后的采購合同，由采購專員與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應加蓋飯店公章或合同專用章，并由雙方授權代表簽字確認。采購合同一式多份，分別由采購部門、財務部門、需求部門等相關部門留存。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同條款，填寫《采購訂單》。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準等信息，并發(fā)送給供應商。2.采購訂單下達后，采購專員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任。（六）物資驗收1.采購物資到貨前，采購專員應提前通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應安排專人負責驗收工作，確保驗收人員具備相應的專業(yè)知識和技能。2.物資到貨后，驗收人員按照采購合同和相關標準對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資，驗收人員應在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的物資，應及時與采購部門和供應商溝通，要求供應商更換或處理。3.對于重要物資或批量采購的物資，可邀請專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢驗檢測，確保物資質(zhì)量符合要求。（七）貨款支付1.物資驗收合格后，采購專員應及時整理相關采購文件和資料，如采購合同、采購訂單、驗收單等，并提交給財務部門。2.財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購付款申請。審核通過后，按照財務管理制度和資金安排，及時支付供應商貨款。付款方式應符合采購合同約定，可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等方式。3.財務部門在支付貨款后，應及時進行賬務處理，記錄采購支出情況，并定期與采購部門核對賬目，確保賬賬相符。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、原材料供應短缺、供應商壟斷等因素可能導致采購成本增加或物資供應中斷。2.質(zhì)量風險：供應商提供的物資或服務質(zhì)量不符合要求，可能影響飯店的經(jīng)營和服務質(zhì)量，給飯店帶來損失。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理或存在漏洞，可能導致合同糾紛和法律風險。4.人員風險：采購人員違規(guī)操作、接受供應商賄賂或泄露飯店商業(yè)機密等行為，可能給飯店造成經(jīng)濟損失和聲譽損害。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度?？刹捎枚ㄐ栽u估和定量評估相結(jié)合的方法，對風險進行排序。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對策略。對于高風險事件，應采取重點監(jiān)控和嚴格控制措施；對于低風險事件，可采取適當?shù)姆婪洞胧?。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，降低采購成本。與多個供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商壟斷或供應短缺帶來的風險。簽訂長期采購合同或框架協(xié)議，鎖定采購價格，減少價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風險應對加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供質(zhì)量保證文件和樣品，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資質(zhì)量符合要求。建立供應商質(zhì)量獎懲機制，對質(zhì)量優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對質(zhì)量不合格的供應商進行處罰或淘汰。3.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、完整、嚴謹。聘請專業(yè)法律顧問參與采購合同起草和審核工作，防范合同法律風險。定期對采購合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.人員風險應對加強對采購人員的培訓和教育，提高采購人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立健全采購人員考核機制，對采購人員的工作業(yè)績和廉潔自律情況進行考核評價。加強內(nèi)部監(jiān)督和審計，對采購人員的違規(guī)行為進行嚴肅處理，維護飯店利益。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：衡量采購部門在采購過程中控制成本的能力，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本等。2.采購質(zhì)量：評估采購物資或服務的質(zhì)量是否符合要求，通過驗收合格率、退貨率等指標進行衡量。3.交貨期：考察供應商是否按時交貨，以按時交貨率為評估指標。4.供應商滿意度：了解供應商對與飯店合作的滿意度，通過問卷調(diào)查或面談等方式收集供應商反饋意見。5.采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，如采購申請?zhí)幚頃r間、采購訂單下達時間、合同簽訂時間等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，根據(jù)評估指標收集相關數(shù)據(jù)和信息，進行分析和總結(jié)。2.對比分析：將采購績效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)水平進行對比分析，找出差距和不足之處，制定改進措施。3.綜合評估：結(jié)合采購成本、質(zhì)量、交貨期、供應商滿意度等多個方面的評估結(jié)果，對采購部門的整體績效進行綜合評價。（三）評估結(jié)果應用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于績效優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的部門和個人，進行批評教育，并要求其制定改進計劃，限期整改。2.將采購