食堂采購比價管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食堂采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保采購物資的質量和供應及時性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司食堂所有食品原材料、輔料、調料及相關用品的采購比價管理活動。（三）基本原則1.公開透明原則：采購比價過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督。2.質量優(yōu)先原則：在保證采購物資質量的前提下，進行價格比較。3.成本控制原則：通過合理的比價，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、職責分工（一）采購部門1.負責收集、整理供應商信息，建立供應商檔案。2.組織實施采購比價活動，與供應商進行談判、詢價、議價等工作。3.簽訂采購合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。（二）食堂管理部門1.提出食堂物資采購需求計劃，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。2.參與采購比價過程，對采購物資的質量進行驗收。3.反饋食堂對采購物資的使用情況和意見。（三）財務部門1.審核采購合同，確保合同價格合理、付款方式符合公司財務規(guī)定。2.對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和建議。3.監(jiān)督采購資金的支付情況。（四）審計部門1.對采購比價活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.對采購成本和效益進行審計評估。三、采購比價流程（一）采購申請食堂管理部門根據(jù)食堂物資庫存情況和實際需求，每月定期提出采購申請計劃，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交給采購部門。（二）供應商選擇與信息收集1.采購部門根據(jù)采購申請，通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，選擇具有良好信譽、生產能力和質量保證的供應商作為潛在合作對象。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等情況。（三）詢價與報價1.采購部門向潛在供應商發(fā)出詢價函，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等內容，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.供應商應按照詢價函要求，提供詳細的報價單，包括物資單價、總價、運費、稅費、付款方式、交貨期等信息。3.采購部門對供應商的報價進行整理和記錄，確保報價信息準確、完整。（四）比價分析1.采購部門組織相關人員（包括食堂管理部門、財務部門等）對各供應商的報價進行比價分析。2.比價時，應綜合考慮物資質量、價格、交貨期、售后服務等因素，采用合理的比價方法，如總價比較法、單價比較法、性價比分析法等。3.對報價明顯偏高或偏低的供應商，采購部門應進行進一步調查和分析，了解其價格差異的原因，判斷是否存在不合理報價情況。（五）談判與議價1.根據(jù)比價分析結果，采購部門選擇至少三家報價合理的供應商進行談判。2.在談判過程中，采購人員應與供應商就物資價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購條件。3.通過談判，如能達成一致意見，采購部門應與供應商簽訂采購意向書；如未能達成一致意見，采購部門應繼續(xù)與其他供應商進行談判，或重新發(fā)布詢價信息。（六）確定供應商與簽訂合同1.采購部門根據(jù)談判結果，綜合考慮各方面因素，確定最終供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給食堂管理部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的工作安排。（七）采購執(zhí)行與驗收1.采購部門按照采購合同要求，及時通知供應商組織發(fā)貨，并跟蹤物資的運輸情況，確保物資按時、按質、按量送達公司。2.食堂管理部門負責對采購物資進行驗收，按照合同約定的質量標準進行檢驗，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質量問題或數(shù)量短缺等情況，食堂管理部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決，并做好相關記錄。（八）付款結算1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請。2.按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，確保供應商按時收到貨款。3.對采購過程中的費用支出進行核算和統(tǒng)計，定期編制采購成本報表，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。四、采購比價管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司審計部門定期對采購比價活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購決策是否合理、采購合同是否履行等情況。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司內部員工有權對采購比價活動進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或不合理情況，可向采購部門、審計部門等相關部門舉報。（二）考核辦法1.建立采購比價管理考核制度，對采購部門及相關人員的采購工作進行考核評價。2.考核指標包括采購成本控制、物資質量、交貨期、售后服務、供應商管理等方面。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門及人員進行表彰和獎勵；對存在問題的部門及人員進行批評教育，并責令其限期整改；對造成重大損失或違規(guī)違紀的部門及人員，依法依規(guī)追究責任。五、供應商管理（一）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等方面。2.采用定性與定量相結合的評估方法，如打分法、問卷調查法等，對供應商進行綜合評價。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商三類。（二）供應商激勵與約束1.對于優(yōu)秀供應商，公司給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款、合作開發(fā)新產品等。2.對于不合格供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。3.建立供應商誠信檔案，記錄供應商的誠信情況，對誠信度差的供應商進行重點監(jiān)控。（三）供應商動態(tài)管理1.采購部門應定期對供應商進行回訪，了解其生產經營情況、產品質量變化情況等，及時掌握供應商的動態(tài)信息。2.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和市場變化情況，適時調整供應商結構，引入新的供應商，淘汰不符合要求的供應商。六、應急采購管理（一）應急采購情形1.因不可抗力因素（如自然災害、疫情等）導致食堂物資供應中斷，無法正常進行采購比價的。2.因食堂突發(fā)緊急情況（如重大活動、食物中毒等），急需采購物資的。（二）應急采購流程1.食堂管理部門在遇到應急采購情形時，應立即向采購部門報告，并說明應急采購的原因、物資需求情況等。2.采購部門接到報告后，應迅速啟動應急采購程序，在確保物資質量的前提下，盡快聯(lián)系供應商進行采購。3.應急采購物資到貨后，食堂管理部門應及時進行驗收，并將驗收情況反饋給采購部門。4.采購部門在應急采購結束后，應及時補辦相關手續(xù)，如填寫應急采購申請表、簽訂采購合同等，并向公司相關部門備案。（三）應急采購管理要求1.應急采購應遵循緊急、高效、合理的原則，確保物資及時供應，滿足食堂正常運營需求。2.應急采購過程中，采購人員應嚴格遵守公司采購制度和相關法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。3.公司應對應急采購情況進行記錄和總結，分析原因，總結經驗教訓，不斷完善應急采購管理機制。七、附則（一）解釋權