門店信息服務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強門店信息服務(wù)管理，規(guī)范信息收集、整理、存儲、使用及傳遞等行為，確保門店信息的準確性、完整性和安全性，提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，保障公司/組織的正常運營和發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有門店及相關(guān)信息服務(wù)部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則門店信息服務(wù)管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保信息處理過程合法合規(guī)。2.準確性原則信息的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)保證信息真實、準確，不得虛假或誤導性記錄。3.完整性原則全面收集與門店運營相關(guān)的各類信息，確保信息涵蓋業(yè)務(wù)各個方面，避免信息缺失。4.安全性原則采取有效措施保障門店信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，保護公司/組織及客戶的利益。5.及時性原則及時處理和傳遞門店信息，確保信息在需要時能夠快速、準確地提供，滿足業(yè)務(wù)決策和運營管理的需求。二、信息收集（一）收集范圍1.門店基本信息包括門店名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、開業(yè)時間等。2.商品信息商品種類、規(guī)格、價格、庫存、進貨渠道、供應(yīng)商信息等。3.客戶信息客戶姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、購買記錄、偏好等。4.銷售信息每日、每周、每月的銷售額、銷售量、銷售利潤、銷售渠道等。5.員工信息員工姓名、崗位、聯(lián)系方式、考勤記錄、績效評估等。6.市場信息行業(yè)動態(tài)、競爭對手信息、市場需求變化、消費者反饋等。（二）收集渠道1.內(nèi)部系統(tǒng)通過門店運營管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等內(nèi)部信息化系統(tǒng)收集相關(guān)信息。2.員工填報設(shè)計各類信息收集表格，由門店員工按照規(guī)定時間和要求填報相關(guān)信息。3.客戶反饋設(shè)立客戶意見箱、在線反饋渠道、客服熱線等，收集客戶對門店產(chǎn)品、服務(wù)等方面的意見和建議。4.市場調(diào)研定期開展市場調(diào)研活動，收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手信息等市場信息。5.供應(yīng)商提供與供應(yīng)商保持溝通，獲取商品供應(yīng)、價格變動等相關(guān)信息。（三）收集要求1.明確責任部門和責任人各部門應(yīng)指定專人負責信息收集工作，確保信息收集的準確性和及時性。2.規(guī)范收集流程制定詳細的信息收集流程和操作規(guī)范，明確信息收集的方法、頻率、格式等要求。3.保證信息質(zhì)量收集人員應(yīng)認真核實所收集信息的真實性和完整性，對可疑信息進行進一步調(diào)查和確認。三、信息整理（一）分類標準1.按照信息的性質(zhì)分類分為業(yè)務(wù)信息、管理信息、財務(wù)信息、人力資源信息等。2.按照信息的來源分類分為內(nèi)部信息和外部信息。3.按照信息的用途分類分為決策支持信息、運營管理信息、客戶服務(wù)信息等。（二）整理方法1.數(shù)據(jù)清洗對收集到的原始信息進行審核，去除重復、錯誤、無效的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換將不同格式、標準的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，使其符合后續(xù)處理和分析的要求。3.數(shù)據(jù)編碼對信息進行編碼，便于信息的存儲、檢索和管理。4.建立索引為整理后的信息建立索引，提高信息查詢的效率。（三）整理要求1.及時整理收集到的信息應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行整理，確保信息的時效性。2.準確分類按照分類標準對信息進行準確分類，便于后續(xù)的存儲和使用。3.清晰記錄整理過程中應(yīng)詳細記錄信息的來源、處理方法、處理時間等，以便追溯和查詢。四、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲利用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、云存儲等電子設(shè)備存儲門店信息，建立電子信息檔案庫。2.紙質(zhì)存儲對于一些重要的原始文件、合同等，可進行紙質(zhì)存儲，并建立紙質(zhì)檔案管理制度。（二）存儲安全1.訪問控制設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對信息存儲系統(tǒng)進行訪問控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)信息。2.數(shù)據(jù)備份定期對門店信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全防護安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止信息存儲系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。（三）存儲期限根據(jù)信息的重要性和法律法規(guī)要求，確定不同信息的存儲期限。一般重要信息存儲期限不少于[X]年，涉及財務(wù)、稅務(wù)等關(guān)鍵信息存儲期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。五、信息使用（一）使用原則1.合法合規(guī)使用信息的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動。2.授權(quán)使用未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自使用門店信息。因工作需要使用信息的，應(yīng)按照規(guī)定辦理授權(quán)手續(xù)。3.目的明確使用信息的使用應(yīng)具有明確的目的，僅限于業(yè)務(wù)決策、運營管理、客戶服務(wù)等必要范圍內(nèi)。（二）使用范圍1.內(nèi)部使用供公司/組織內(nèi)部的管理層、各部門員工進行業(yè)務(wù)分析、決策制定、日常運營管理等使用。2.外部使用在符合法律法規(guī)和客戶同意的前提下，可向合作伙伴、監(jiān)管機構(gòu)等外部機構(gòu)提供必要的門店信息。（三）使用流程1.申請使用門店信息的部門或人員應(yīng)填寫信息使用申請表，注明使用目的、信息內(nèi)容、使用期限等。2.審批申請表提交至信息服務(wù)管理部門進行審批，審批通過后，由信息服務(wù)管理部門按照規(guī)定提供信息。3.登記信息服務(wù)管理部門應(yīng)對信息使用情況進行登記，記錄使用人員、使用時間、使用信息內(nèi)容等。六、信息傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通過公司/組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)門店信息在各部門之間的快速傳遞。2.電子郵件對于一些緊急、重要的信息，可通過電子郵件進行傳遞。3.紙質(zhì)文件對于一些不宜通過電子方式傳遞的信息，可采用紙質(zhì)文件進行傳遞，并做好簽收記錄。（二）傳遞要求1.及時傳遞信息傳遞人員應(yīng)及時將門店信息傳遞給相關(guān)部門和人員，確保信息不延誤。2.準確傳遞傳遞過程中應(yīng)保證信息的準確性，避免信息在傳遞過程中出現(xiàn)錯誤或丟失。3.安全傳遞對于涉及敏感信息的傳遞，應(yīng)采取加密等安全措施，確保信息安全。七、信息安全管理（一）安全制度1.建立信息安全管理制度，明確信息安全管理的責任、流程和措施。2.定期對信息安全制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）人員管理1.加強對門店信息服務(wù)人員的安全意識培訓，提高其信息安全防范意識。2.與信息服務(wù)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在信息安全方面的責任和義務(wù)。（三）安全審計1.建立信息安全審計機制，定期對門店信息系統(tǒng)的運行情況、信息使用情況等進行審計。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保信息安全管理措施的有效執(zhí)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息服務(wù)管理部門負責對門店信息服務(wù)管理工作進行日常監(jiān)督，定期檢查信息收集、整理、存儲、使用及傳遞等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違反信息服務(wù)管理規(guī)定的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核辦法1.制定信息服務(wù)管理工作考核指標體系，對各門店及相關(guān)信息服務(wù)