銀行業(yè)檔案管理辦法細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于本行及所屬各分支機(jī)構(gòu)、附屬機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。本行檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案。3.規(guī)范有序原則。檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作有序進(jìn)行，便于查詢(xún)和利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）定義本細(xì)則所稱(chēng)檔案，是指本行在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理辦法，制定和完善本行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本行檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管本行重要檔案，包括綜合性文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、人事檔案等，并按照規(guī)定提供利用服務(wù)。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作的審核和監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀符合規(guī)定要求。6.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全行員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和規(guī)范管理。2.按照檔案管理要求，明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的具體實(shí)施，并接受辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確，及時(shí)向辦公室移交超過(guò)保管期限或無(wú)需留存的檔案。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、出借檔案。（三）分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管和利用工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.按照本行檔案管理要求，及時(shí)向辦公室報(bào)送本機(jī)構(gòu)重要檔案，并接受辦公室的監(jiān)督檢查。3.加強(qiáng)對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提高檔案管理水平，保障檔案工作的順利開(kāi)展。4.配合辦公室做好檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本行在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、憑證、賬冊(cè)等，包括但不限于信貸業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、審計(jì)檔案等。2.本行在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、人事檔案等。3.本行在信息化建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志等。4.本行接收的外部文件、資料，以及與本行有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位提交的各類(lèi)檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)、本機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集應(yīng)做到齊全完整，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于同一事項(xiàng)的相關(guān)檔案，應(yīng)進(jìn)行集中收集，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，確保檔案整齊、牢固、便于查閱。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。（四）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為綜合管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)、風(fēng)險(xiǎn)管理類(lèi)、審計(jì)監(jiān)督類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如綜合管理類(lèi)可分為行政公文、規(guī)章制度、會(huì)議記錄等。2.編號(hào)。為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度+類(lèi)別+順序號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案保管，一份作為檢索工具。4.裝訂。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其大小符合檔案裝訂要求。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.本行應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品。3.根據(jù)檔案保管期限和重要程度，合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同的保管架（柜），并標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.本行檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.各類(lèi)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本行實(shí)際情況確定。具體保管期限參照《銀行業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行。3.檔案保管期限自檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。對(duì)于保管期限屆滿(mǎn)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、無(wú)損壞丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保其可讀性和可用性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗、電源等設(shè)備，確保庫(kù)房安全。4.對(duì)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修和整改。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本行檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則。檔案利用應(yīng)以服務(wù)本行經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和客戶(hù)需求為宗旨，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的檔案信息。3.嚴(yán)格審批原則。嚴(yán)格檔案查閱、借閱審批流程，確保檔案利用僅限于工作需要，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱。本行員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱。因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完好無(wú)損。3.復(fù)制。根據(jù)工作需要，經(jīng)審批同意后，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和介質(zhì)，確保復(fù)制件與原件一致。檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制情況進(jìn)行登記，并注明復(fù)制用途、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱、復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）人姓名、部門(mén)、時(shí)間、檔案名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由辦公室、風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類(lèi)檔案的保管期限、鑒定方法和程序等內(nèi)容。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見(jiàn)報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄銷(xiāo)毀情況，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。3.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢(xún)和共享。3.利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案安全管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制和備份恢復(fù)，確保檔案信息安全。（二）系統(tǒng)建設(shè)要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類(lèi)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，滿(mǎn)足本行檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。同時(shí)，要具備良好的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求的變化。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）數(shù)字化工作流程1.檔案數(shù)字化前，應(yīng)進(jìn)行檔案整理和掃描準(zhǔn)備工作，包括對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.采用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，按照規(guī)定的分辨率和格式對(duì)檔案進(jìn)行掃描，生成高質(zhì)量的電子圖像。掃描過(guò)程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，無(wú)漏掃、重掃等情況。3.對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄。4.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。抽檢比例應(yīng)不低于數(shù)字化檔案總量的[X]%。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶(hù)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)范圍和操作權(quán)限