西固區(qū)社區(qū)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強西固區(qū)社區(qū)文件管理，確保文件的規(guī)范生成、妥善保管、高效流轉與有效利用，提高社區(qū)工作的規(guī)范化、科學化水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本社區(qū)實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于西固區(qū)各社區(qū)在日常工作中所形成的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號、標識等應符合統(tǒng)一規(guī)范，保證文件的一致性和嚴肅性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與社區(qū)工作相關的各類文件，確保文件的完整性。4.保密性原則：對涉及社區(qū)機密、居民隱私等敏感信息的文件，應嚴格保密，防止信息泄露。5.時效性原則：及時處理文件，確保文件的流轉和執(zhí)行效率，避免文件積壓和延誤。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.政策法規(guī)類：包括國家、省、市、區(qū)各級政府及相關部門頒發(fā)的與社區(qū)工作相關的政策、法規(guī)、條例、辦法等。2.社區(qū)工作類：涵蓋社區(qū)建設、社區(qū)服務、社區(qū)管理、社區(qū)黨建等方面的工作計劃、總結、報告、方案、制度等文件。3.居民事務類：涉及居民的各類事務辦理文件，如戶籍管理、社會保障、民政救助、計劃生育等相關材料。4.會議文件類：社區(qū)組織召開的各類會議所形成的會議通知、議程、紀要、決議等文件。5.其他文件類：除上述類別外的其他文件，如宣傳資料、活動記錄、工作簡報等。（二）文件編號1.文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于文件的識別、檢索和管理。2.編號格式為：社區(qū)名稱縮寫+年份+類別代碼+順序號。例如：XGSQ2023ZC001，其中“XGSQ”為西固區(qū)社區(qū)縮寫，“2023”為年份，“ZC”代表政策法規(guī)類，“001”為該類別文件的順序號。3.類別代碼如下：“ZC”：政策法規(guī)類“SG”：社區(qū)工作類“JM”：居民事務類“HY”：會議文件類“QT”：其他文件類三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應明確主題、目的、依據(jù)和主要內(nèi)容，確保文件表述準確、邏輯清晰、語言簡潔。2.起草人員應深入調研，廣泛征求意見，結合社區(qū)實際情況進行撰寫。涉及多個部門的文件，應加強溝通協(xié)調，共同起草。3.文件起草完成后，起草人員應在文件首頁注明起草部門、起草人、起草日期。（二）審核1.文件起草完成后，應提交相關負責人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、規(guī)范性、完整性、準確性和可行性等。2.審核人員應認真審查文件內(nèi)容，提出修改意見和建議。起草人員應根據(jù)審核意見及時進行修改完善，確保文件質量。3.重要文件或涉及重大事項的文件，應經(jīng)社區(qū)領導班子集體審議通過。四、文件的發(fā)布與傳達（一）發(fā)布1.文件審核通過后，應按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。紙質文件應加蓋社區(qū)公章，電子文件應進行加密存儲，并確保文件的完整性和可讀性。2.發(fā)布文件應明確文件的發(fā)放范圍、發(fā)放時間和發(fā)放方式。發(fā)放范圍應根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，確保相關人員能夠及時獲取文件。3.文件發(fā)布后，應及時在社區(qū)公告欄、內(nèi)部網(wǎng)站、工作群等平臺進行公示，以便全體工作人員和居民知曉。（二）傳達1.對于需要傳達給特定人員或群體的文件，應及時組織傳達學習。傳達方式可采用會議傳達、培訓講解、書面?zhèn)鏖喌刃问健?.在傳達文件時，應重點解讀文件的核心內(nèi)容、工作要求和注意事項，確保傳達對象理解文件精神，掌握工作要點。3.傳達文件后，應要求傳達對象反饋學習情況和意見建議，以便及時了解文件的傳達效果。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，應按照歸檔范圍和要求及時進行歸檔。歸檔文件應齊全完整、真實有效，符合文件形成規(guī)律和特點。2.歸檔文件應進行分類整理，按照年度類別保管期限的順序進行排列，并編制歸檔文件目錄。3.電子文件應與紙質文件同步歸檔，確保電子文件的格式、內(nèi)容與紙質文件一致。電子文件應存儲在安全可靠的存儲介質上，并進行備份。（二）保管1.社區(qū)應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，加強對檔案的日常管理和維護。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好。對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復或復制。4.嚴格控制檔案的查閱和借閱，查閱和借閱檔案應履行審批手續(xù)，填寫查閱借閱登記表，注明查閱借閱人姓名、單位、時間、內(nèi)容等信息。查閱和借閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露檔案內(nèi)容。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到文件檔案室查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。查閱人員不得在文件上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制文件內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意。3.涉及社區(qū)機密、居民隱私等敏感信息的文件，應嚴格限制查閱范圍，查閱人員必須經(jīng)社區(qū)領導批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱社區(qū)文件，應提前與社區(qū)相關部門聯(lián)系，說明借閱目的和內(nèi)容，填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)社區(qū)領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借文件，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。3.借閱人員歸還文件時，檔案管理人員應認真核對文件的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、文件的保密與銷毀（一）保密1.社區(qū)工作人員應嚴格遵守文件保密制度，對涉及社區(qū)機密、居民隱私等敏感信息的文件，應妥善保管，不得泄露。2.在文件的起草、審核、發(fā)布、傳達、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。如對電子文件進行加密存儲，對紙質文件進行密封保管等。3.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。對違反保密制度的行為，應依法依規(guī)追究責任。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)社區(qū)領導批準后，方可進行銷毀。2.文件銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.檔案管理人員應定期對已銷毀的文件進行核對，確保銷毀文件的清單與實際銷毀情況一致。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.社區(qū)應建立文件管理監(jiān)督機制，定期對文件管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、傳達、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件管理制度的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將文件管理工作納入社區(qū)工作人員的績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準。2.考核指標包括文件管理的規(guī)范性、完整性、時效性、保密性等方面，以及文件管理工作對