公司資料外借管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資料的管理，規(guī)范資料外借行為，確保公司資料的安全與完整，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工涉及的各類資料外借管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則：資料外借需經(jīng)過嚴格的審批流程，確保外借用途合理、必要。2.安全保密原則：外借資料必須保證其安全性和保密性，防止資料泄露、丟失或損壞。3.按時歸還原則：外借資料應(yīng)按照規(guī)定的時間及時歸還，如有特殊情況需提前辦理延期手續(xù)。二、資料范圍（一）公司文件包括公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、決議等。（二）業(yè)務(wù)資料如合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等。（三）技術(shù)資料技術(shù)研發(fā)文檔、工藝文件、設(shè)計圖紙、專利資料等。（四）財務(wù)資料財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等。（五）其他資料公司內(nèi)部刊物、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。三、外借流程（一）申請1.外借人如需借用公司資料，應(yīng)填寫《資料外借申請表》，詳細注明資料名稱、編號、外借用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審批。（二）部門負責(zé)人審批1.部門負責(zé)人對申請進行審核，重點審查外借用途是否合理、必要，是否會對公司正常工作造成影響。2.如申請獲批，部門負責(zé)人在申請表上簽字并注明審批意見。（三）資料管理部門審核1.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交至資料管理部門。2.資料管理部門對申請資料進行核對，確保資料存在且符合外借條件。3.審核通過后，資料管理部門在申請表上簽字確認。（四）批準1.根據(jù)外借資料的重要性和敏感性，申請表可能需要進一步提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準。2.高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請表返回資料管理部門。（五）資料出借1.資料管理部門根據(jù)批準的申請表，辦理資料出借手續(xù)。2.出借時，資料管理人員與外借人共同清點資料數(shù)量、核對資料內(nèi)容，并在《資料外借登記表》上簽字確認。3.資料管理人員將外借資料交付外借人，并告知其相關(guān)注意事項。四、審批權(quán)限（一）一般資料外借1.部門內(nèi)部使用的一般性資料外借，由部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，資料可直接在部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)使用，無需辦理其他手續(xù)。（二）重要資料外借1.涉及公司核心業(yè)務(wù)、機密信息或重要決策的資料外借，需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，資料方可外借。（三）絕密資料外借1.絕密級別的資料外借，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準。2.此類資料外借應(yīng)嚴格控制，確保出借過程中的安全保密措施到位。五、外借期限（一）常規(guī)外借期限1.一般情況下，資料外借期限不得超過[X]個工作日。2.如有特殊情況需要延長外借期限，外借人應(yīng)提前[X]個工作日向資料管理部門提出延期申請。（二）特殊情況外借期限1.對于因項目合作、學(xué)術(shù)研究等特殊原因需要較長時間外借的資料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可適當(dāng)延長外借期限，但最長不得超過[X]個月。2.延長外借期限的申請應(yīng)在原外借期限屆滿前提交，詳細說明延長的原因及預(yù)計歸還日期。六、歸還管理（一）按時歸還1.外借人應(yīng)按照規(guī)定的外借期限按時歸還資料。2.資料歸還時，外借人應(yīng)確保資料完整、無損壞、無缺失，并保持資料的整潔。（二）逾期歸還1.如外借人未能按時歸還資料，應(yīng)提前向資料管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。2.對于逾期未歸還且未辦理延期手續(xù)的外借人，資料管理部門將進行催還。催還無效的，將按照本辦法相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）歸還驗收1.資料歸還時，資料管理人員應(yīng)認真核對資料的數(shù)量、內(nèi)容和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或缺失等情況，外借人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償標準按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、安全保密要求（一）外借人責(zé)任1.外借人在借用資料期間，應(yīng)妥善保管資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露資料內(nèi)容。2.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密制度，確保資料的安全與保密。（二）資料管理部門責(zé)任1.資料管理部門應(yīng)加強對資料外借過程的監(jiān)督和管理，定期檢查外借資料的歸還情況。2.對于涉及公司機密的資料外借，應(yīng)采取必要的安全保密措施，如簽訂保密協(xié)議等。（三）保密協(xié)議1.對于涉及公司核心機密或重要商業(yè)秘密的資料外借，外借人應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議。2.保密協(xié)議應(yīng)明確保密內(nèi)容、保密期限、違約責(zé)任等條款，確保公司機密信息得到有效保護。八、賠償規(guī)定（一）資料損壞賠償1.如外借資料在借用期間發(fā)生損壞，外借人應(yīng)負責(zé)修復(fù)或按照資料的原價進行賠償。2.無法修復(fù)的資料，外借人應(yīng)按照市場價格進行賠償，并承擔(dān)因資料損壞給公司造成的其他損失。（二）資料丟失賠償1.若外借資料丟失，外借人應(yīng)立即向資料管理部門報告，并按照資料的重要性和價值進行賠償。2.賠償金額應(yīng)包括資料的購買成本、復(fù)制費用以及因資料丟失給公司帶來的潛在損失等。（三）逾期歸還賠償1.對于逾期歸還的資料，外借人應(yīng)按照每天[X]元的標準向公司支付逾期賠償金。2.逾期賠償金從逾期之日起計算，直至資料歸還或賠償手續(xù)辦理完畢。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對外借資料的歸還情況進行檢查，確保外借資料按時歸還。2.檢查內(nèi)容包括外借資料的數(shù)量、內(nèi)容、歸還時間等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。（二）不定期抽查1.公司內(nèi)部審計部門或相關(guān)管理部門將不定期對外借資料的管理情況進行抽查。2.抽查內(nèi)容包括外借流程的執(zhí)行情況、資料的安全保密措施落實情況等，對違反本辦法的行為進行嚴肅處理。十、違規(guī)處理（一）警告1.對于初次違反本辦法規(guī)定的外借人或部門，給予警告處分。2.警告處分應(yīng)書面通知相關(guān)責(zé)任人，并要求其立即改正違規(guī)行為。（二）罰款1.對多次違反本辦法規(guī)定或造成嚴重后果的外借人或部門，除給予警告處分外，還將視情節(jié)輕重處以罰款。2.罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度確定，最低為[X]元，最高不超過[X]元。（三）解除勞動合同1.對于嚴重違反本辦法規(guī)定，給公司造成重大損失或泄露公司機密的外借人，公司將與其解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.涉及違法犯罪行