江西智能化檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，推進(jìn)檔案管理工作的智能化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，保障檔案的完整與安全，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理活動，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全。2.真實性原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司/組織各項活動的歷史面貌。3.完整性原則全面收集公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.智能化原則充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的智能化建設(shè)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并組織實施公司/組織檔案管理制度和辦法。負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和開發(fā)利用等工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整與安全。明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、編研和利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司/組織各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。公司/組織規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。公司/組織人事任免、考核、獎懲等文件。公司/組織財務(wù)預(yù)算、決算、審計等文件。公司/組織各類合同、協(xié)議、意向書等。公司/組織對外聯(lián)絡(luò)、宣傳、公關(guān)等活動文件。2.業(yè)務(wù)管理類檔案公司/組織業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、報表、數(shù)據(jù)等。公司/組織產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的文件。公司/組織質(zhì)量控制、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等方面的文件。公司/組織項目申報、立項、驗收等文件。公司/組織市場調(diào)研、客戶信息等文件。3.科技研發(fā)類檔案公司/組織科研項目立項申請書、任務(wù)書、合同書等。公司/組織科研項目研究報告、技術(shù)總結(jié)、論文等。公司/組織科研項目實驗數(shù)據(jù)、測試報告、圖紙等。公司/組織科研項目知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書、軟件著作權(quán)登記證書等。4.基本建設(shè)類檔案公司/組織新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、項目建議書等。公司/組織項目設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更通知等。公司/組織項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。公司/組織項目施工過程中的各類文件，如施工日志、監(jiān)理報告等。公司/組織項目竣工驗收文件，如竣工驗收報告、質(zhì)量檢驗報告等。5.會計檔案公司/組織會計憑證、賬簿、報表等。公司/組織財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。公司/組織會計電算化數(shù)據(jù)備份及相關(guān)資料。6.聲像檔案公司/組織重大活動、會議、慶典等拍攝的照片、錄像、錄音等。公司/組織產(chǎn)品樣本、樣品、模型等相關(guān)照片、錄像。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)視察、專家來訪等相關(guān)照片、錄像。7.實物檔案公司/組織獲得的各類獎杯、獎牌、證書等。公司/組織具有紀(jì)念意義的實物，如禮品、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點和出處。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用采用科學(xué)合理的分類方法和編號系統(tǒng)，便于檔案的查找、借閱和統(tǒng)計。3.保持文件的完整性對每份文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保文件的正文、附件、批示等齊全完整。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案的類別，將行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、科技研發(fā)類、基本建設(shè)類、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等分別進(jìn)行分類。編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.電子檔案整理分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法，對電子文件進(jìn)行分類。命名：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。存儲：將電子文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。元數(shù)據(jù)著錄：對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，包括文件編號、題名、日期、格式、大小、來源等信息，以便于檢索和利用。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)施等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案的類別和保管期限，將紙質(zhì)檔案存放在檔案密集架上，并進(jìn)行分類標(biāo)識。對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專柜保管、復(fù)制備份等。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進(jìn)行集中存儲。對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。四、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)至上原則檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，積極主動為公司/組織各部門和員工提供檔案利用服務(wù)，滿足工作需要。3.嚴(yán)格審批原則檔案利用應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案的合理使用和安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司/組織員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案的。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱；外單位人員查閱檔案，須提前預(yù)約，并提交查閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點查閱。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納押金，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批人等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。五、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.利用信息技術(shù)手段，加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.需求分析檔案管理部門應(yīng)結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，明確檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求和性能要求。2.系統(tǒng)選型根據(jù)需求分析結(jié)果，選擇適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行系統(tǒng)選型論證。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等功能模塊，以及用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等輔助功能模塊。3.系統(tǒng)實施按照系統(tǒng)選型結(jié)果，組織開展檔案管理信息系統(tǒng)的實施工作，包括系統(tǒng)安裝、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)等。在系統(tǒng)實施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照項目管理要求，確保系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度。4.系統(tǒng)驗收系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對系統(tǒng)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、性能、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、安全性等方面。驗收合格后，系統(tǒng)方可正式投入使用。（三）數(shù)字化建設(shè)1.數(shù)字化方案制定檔案管理部門應(yīng)制定檔案數(shù)字化實施方案，明確數(shù)字化范圍、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化流程、質(zhì)量控制要求等內(nèi)容。2.數(shù)字化加工按照數(shù)字化實施方案，組織專業(yè)人員對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。數(shù)字化加工過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化成果驗收數(shù)字化加工完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對數(shù)字化成果進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)字化檔案的圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、元數(shù)據(jù)著錄等方面。驗收合格后，數(shù)字化檔案方可正式入庫保存，并與檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。（四）信息安全管理1.安全制度建設(shè)建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息安全管理職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全檢查與評估等內(nèi)容。2.安全技術(shù)措施采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.人員安全管理加強對檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識和操作技能。嚴(yán)格控制人員訪問權(quán)限，定期對人員進(jìn)行安全審查。4.應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案信息化安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。六、檔案工作人員（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的檔案工作人員。檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，掌握信息技術(shù)應(yīng)用能力。（二）培訓(xùn)與考核1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息