擬定簽約備案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織合同簽約備案管理，規(guī)范簽約行為，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同簽約備案管理，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司/組織合法權(quán)益不受侵害。二、簽約主體資格審查（一）審查內(nèi)容1.對(duì)方當(dāng)事人的主體資格：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照是否齊全、有效，經(jīng)營(yíng)范圍是否符合合同約定。2.對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代表的身份：審查其身份證明文件，核實(shí)其是否具有代表對(duì)方簽訂合同的權(quán)限。3.對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況：包括財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、商業(yè)信譽(yù)等，必要時(shí)可通過查詢信用記錄、實(shí)地考察等方式進(jìn)行了解。（二）審查程序1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《簽約主體資格審查表》，提交至法務(wù)部門或相關(guān)審查機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。2.法務(wù)部門或相關(guān)審查機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到審查表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。3.如審查通過，業(yè)務(wù)部門方可與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同；如審查不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審查意見采取相應(yīng)措施，如要求對(duì)方補(bǔ)充資料、更換簽約主體或終止合同談判等。三、合同起草與審核（一）合同起草1.合同起草應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，根據(jù)合同內(nèi)容和業(yè)務(wù)需求，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。2.合同起草過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并在合同條款中約定相應(yīng)的防范措施。（二）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.法務(wù)部門審核合同的主要內(nèi)容包括：合同主體資格、合同條款的合法性、合同條款的完整性、合同條款的明確性、合同條款的可操作性等。3.法務(wù)部門在審核合同過程中，如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，并提出修改意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的修改意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改，直至審核通過。四、合同簽訂（一）簽訂流程1.合同經(jīng)審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同文本已經(jīng)雙方當(dāng)事人確認(rèn)無誤。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。3.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)注意留存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、簽約過程中的往來文件、會(huì)議紀(jì)要等，以備后續(xù)查閱。（二）簽訂注意事項(xiàng)1.合同簽訂地點(diǎn)應(yīng)明確，如在公司/組織所在地簽訂，應(yīng)確保合同簽訂過程符合公司/組織的內(nèi)部管理規(guī)定。2.合同簽訂時(shí)間應(yīng)明確，避免出現(xiàn)合同簽訂時(shí)間與實(shí)際履行時(shí)間不一致的情況。3.合同簽訂過程中，如涉及到合同變更、補(bǔ)充協(xié)議等情況，應(yīng)按照本辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和簽訂。五、合同備案（一）備案范圍公司/組織簽訂的各類合同均應(yīng)進(jìn)行備案，包括但不限于紙質(zhì)合同、電子合同等。（二）備案內(nèi)容合同備案應(yīng)提交以下材料：1.合同文本原件；2.《簽約主體資格審查表》；3.合同審核意見；4.其他相關(guān)材料，如合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。（三）備案程序1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同備案材料提交至法務(wù)部門或相關(guān)備案機(jī)構(gòu)進(jìn)行備案。2.法務(wù)部門或相關(guān)備案機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到備案材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成備案，并出具備案證明。3.合同備案完成后，法務(wù)部門或相關(guān)備案機(jī)構(gòu)應(yīng)將備案材料整理歸檔，以備后續(xù)查閱。六、合同履行與變更（一）合同履行1.合同簽訂后，合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并按照合同約定追究對(duì)方當(dāng)事人的違約責(zé)任。（二）合同變更1.合同履行過程中，如需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審查，確保合同變更內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同變更申請(qǐng)經(jīng)審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議，并按照本辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備案。七、合同終止與解除（一）合同終止1.合同履行完畢后，合同雙方的權(quán)利義務(wù)即告終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)資料，并歸檔保存。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的終止情形，合同雙方應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定辦理合同終止手續(xù)。（二）合同解除1.合同履行過程中，如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請(qǐng)表》，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同解除申請(qǐng)進(jìn)行審查，確保合同解除行為符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同解除申請(qǐng)經(jīng)審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同解除協(xié)議，并按照本辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備案。八、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽約備案管理，規(guī)范合同簽訂和履行行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，避免糾紛升級(jí)。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同糾紛情況報(bào)告至法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況制定糾紛處理方案。3.糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益。如需要通過訴訟或仲裁方式解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)律師或仲裁員，并按照法律法規(guī)和相關(guān)程序辦理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)合同簽約備案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查部門可以是法務(wù)部門、審計(jì)部門或其他相關(guān)部門。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同簽約備案管理制度的執(zhí)行情況；2.合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；3.合同檔案管理情況；4.其他與合同簽約備案管理相關(guān)的事項(xiàng)。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查部門應(yīng)定期對(duì)合同簽約備案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查部門可以根據(jù)工作需要，不定期對(duì)合同簽約備案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)合同簽約備案管理工作中存在的突出問題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，監(jiān)督檢查部門可以開展專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門發(fā)出《監(jiān)督檢查意見書》，要求其限期整改。2.被檢查部門應(yīng)按照《監(jiān)督檢查意見書》的要求進(jìn)行整改，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況報(bào)告至監(jiān)督檢查部門。3.監(jiān)督檢查部門應(yīng)對(duì)被檢