招標(biāo)系統(tǒng)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)系統(tǒng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司通過(guò)招標(biāo)系統(tǒng)簽訂的各類合同，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購(gòu)、服務(wù)外包等合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公平公正原則：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.全程管理原則：對(duì)合同的全過(guò)程進(jìn)行管理，包括招標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)。二、合同招標(biāo)管理（一）招標(biāo)需求確定1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同招標(biāo)需求，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等。2.招標(biāo)需求應(yīng)經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保其合理性和必要性。（二）招標(biāo)文件編制1.招標(biāo)部門(mén)負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性要求和條件，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解招標(biāo)意圖。（三）投標(biāo)人資格審查1.招標(biāo)部門(mén)對(duì)投標(biāo)人的資格進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。2.只有符合資格要求的投標(biāo)人才能參與投標(biāo)。（四）開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)1.按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)標(biāo)，開(kāi)標(biāo)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。3.根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)人，并發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。三、合同簽訂管理（一）合同文本審核1.中標(biāo)人確定后，招標(biāo)部門(mén)應(yīng)將中標(biāo)人的投標(biāo)文件及相關(guān)資料提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行合同文本審核。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)和公司利益。（二）合同簽訂流程1.合同文本審核通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與中標(biāo)人簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已就合同條款達(dá)成一致意見(jiàn)，并在合同上加蓋公司公章或合同專用章。（三）合同編號(hào)與歸檔1.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，并建立合同臺(tái)賬。2.合同原件及相關(guān)資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同交底內(nèi)容包括合同主要條款、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范等。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.各部門(mén)應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，并定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。2.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行審批。2.變更合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并作為原合同的補(bǔ)充文件進(jìn)行管理。（四）爭(zhēng)議解決1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理，如仲裁或訴訟。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請(qǐng)1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交合同結(jié)算申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等。2.結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）結(jié)算審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、履行情況、發(fā)票開(kāi)具等。2.審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定進(jìn)行付款。（三）發(fā)票管理1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票，并確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，不符合要求的發(fā)票應(yīng)及時(shí)退回供應(yīng)商重新開(kāi)具。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行分級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)合同履行跟蹤、完善合同條款、增加擔(dān)保措施等。2.對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效的防范措施。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件、資料，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、結(jié)算憑證、發(fā)票等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.檔案收集應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔保存，便于查閱和利用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門(mén)查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱