代管檔案機構管理辦法一、總則（一）目的為加強對代管檔案機構的規(guī)范管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在本地區(qū)依法設立并從事檔案代管業(yè)務的各類機構，包括但不限于檔案服務公司、專業(yè)代管中心等。（三）基本原則1.合法性原則：代管檔案機構的設立、運營及各項活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得從事違法違規(guī)行為。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案實體安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.保密性原則：嚴格保守檔案內(nèi)容機密，維護檔案所有者的合法權益。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和流程進行檔案的接收、整理、存儲、查閱等操作。二、機構設立與資質管理（一）設立條件1.具有獨立的法人資格。2.擁有與檔案代管業(yè)務相適應的固定場所，面積應滿足檔案存儲、整理、查閱等功能需求。3.配備專業(yè)的檔案管理人員，管理人員應具備檔案管理相關專業(yè)知識和技能，取得相應的職業(yè)資格證書。4.具備完善的檔案管理制度和安全保密制度，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，以及防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全措施。5.擁有必要的檔案管理設施設備，如檔案柜、存儲架、溫濕度控制設備、消防設備、計算機及檔案管理軟件等。（二）設立程序1.申請：擬設立代管檔案機構的單位或個人，應向當?shù)貦n案行政管理部門提交書面申請，申請書應包括機構名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營范圍、人員配備、設施設備情況、管理制度等內(nèi)容，并附相關證明材料。2.受理：檔案行政管理部門收到申請后，對申請材料進行審查，符合受理條件的予以受理，并出具受理通知書；不符合受理條件的，書面通知申請人并說明理由。3.審核：檔案行政管理部門對受理的申請進行實地考察和審核，重點審查機構的設立條件、管理制度、設施設備等是否符合要求。4.批準：經(jīng)審核合格的，檔案行政管理部門予以批準，并頒發(fā)檔案代管業(yè)務許可證；審核不合格的，書面通知申請人并說明理由。（三）資質變更與注銷1.變更：代管檔案機構的名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營范圍等發(fā)生變更的，應在變更事項發(fā)生之日起30日內(nèi)，向原審批機關申請辦理變更手續(xù)，并提交相關證明材料。2.注銷：代管檔案機構終止檔案代管業(yè)務的，應在終止之日起30日內(nèi)，向原審批機關申請辦理注銷手續(xù)，并提交注銷申請書、檔案代管業(yè)務許可證等材料。原審批機關在收到申請后，對機構的檔案處置情況進行核實，符合注銷條件的予以注銷，并收回檔案代管業(yè)務許可證。三、檔案接收與整理（一）接收要求1.代管檔案機構應與檔案移交單位簽訂檔案代管協(xié)議，明確雙方的權利和義務。協(xié)議應包括檔案的范圍、數(shù)量、交接時間、保管期限、費用標準、違約責任等內(nèi)容。2.檔案移交單位應按照協(xié)議要求，將檔案整理規(guī)范后移交代管檔案機構。檔案應齊全完整、真實準確，符合國家有關檔案整理標準。3.代管檔案機構在接收檔案時，應對檔案的數(shù)量、質量、完整性等進行認真核對，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認。交接清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）整理規(guī)范1.代管檔案機構應按照國家檔案分類標準和行業(yè)規(guī)范，對接收的檔案進行科學分類、編號、編目。2.檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，做到分類合理、排列有序、編號統(tǒng)一、目錄清晰。3.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的原始面貌。4.建立檔案電子目錄，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便檔案的檢索和利用。四、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.代管檔案機構應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、除濕機、防蟲藥、防鼠板等。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）保管措施1.檔案應存放在符合標準的檔案柜或存儲架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、異地備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、存儲環(huán)境等。4.建立檔案保管期限表，對檔案的保管期限進行明確規(guī)定，并按照規(guī)定進行定期鑒定和銷毀。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.檔案所有者有權按照規(guī)定查閱自己的檔案。查閱時，應出示有效身份證件，并填寫檔案查閱登記表。2.因工作需要查閱檔案的單位或個人，應經(jīng)檔案所有者同意，并出具單位介紹信或有效證明文件，注明查閱目的、范圍、期限等內(nèi)容。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案的查閱，應按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行，嚴格履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應向代管檔案機構提交查閱申請，申請內(nèi)容包括查閱目的、范圍、期限、檔案名稱等。2.代管檔案機構對查閱申請進行審核，符合查閱條件的予以批準，并安排專人負責查閱服務。3.查閱人應在指定的場所查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。如需復制檔案，應經(jīng)代管檔案機構同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人應將檔案歸還代管檔案機構，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用限制1.代管檔案機構應根據(jù)檔案所有者的要求，對檔案的利用范圍進行限制。未經(jīng)檔案所有者同意，不得將檔案提供給第三方使用。2.利用檔案形成的資料、成果等，其知識產(chǎn)權歸屬按照國家有關法律法規(guī)和雙方約定執(zhí)行。六、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.代管檔案機構應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的接收、整理、存儲、查閱、利用等情況進行定期統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，數(shù)據(jù)應及時上報檔案行政管理部門。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等。3.檔案統(tǒng)計工作應采用科學的方法和手段，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的可靠性和有效性。（二）鑒定工作1.代管檔案機構應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理人員、專業(yè)技術人員等組成。2.鑒定小組應按照國家有關檔案鑒定標準和方法，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應包括檔案的保管期限、存毀建議等內(nèi)容。3.對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，報檔案所有者和檔案行政管理部門批準后，按照規(guī)定進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并有專人監(jiān)銷。七、人員管理（一）人員配備1.代管檔案機構應根據(jù)業(yè)務需要，合理配備檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理、信息技術、法律等相關專業(yè)知識和技能。2.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，如有人員變動，應及時補充和調(diào)整，確保檔案管理工作的正常開展。（二）培訓與考核1.代管檔案機構應定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質。培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務知識、操作技能等。2.建立檔案管理人員考核制度，對檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等進行考核。考核結果作為檔案管理人員晉升、獎勵、辭退等的依據(jù)。（三）職業(yè)道德1.檔案管理人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機密，維護檔案所有者的合法權益。2.檔案管理人員應具備敬業(yè)精神和責任心，認真履行崗位職責，確保檔案管理工作的質量和效率。八、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查1.檔案行政管理部門應加強對代管檔案機構的監(jiān)督檢查，定期對機構的檔案管理情況進行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機構的設立與資質管理、檔案接收與整理、存儲與保管、查閱與利用、統(tǒng)計與鑒定、人員管理等方面。3.代管檔案機構應接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，如實提供相關資料和情況，不得拒絕、阻撓。（二）法律責任1.代管檔案機構違反本辦法規(guī)定的，由檔案行政管理部門責令限期改正；逾期不改正的，依法予以處罰。2.