企業(yè)小型軟件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)小型軟件的管理，規(guī)范軟件的采購、使用、維護(hù)及報(bào)廢等流程，確保軟件資產(chǎn)的安全、有效使用，提高企業(yè)信息化水平，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及小型軟件（以下簡稱“軟件”）的采購、使用、維護(hù)、升級及報(bào)廢等相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于辦公軟件、工具軟件、業(yè)務(wù)應(yīng)用類小型軟件等。（三）基本原則1.合法性原則軟件的采購、使用、管理等活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)在軟件使用過程中的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則以提高企業(yè)工作效率、降低運(yùn)營成本、提升業(yè)務(wù)競爭力為目標(biāo)，合理配置軟件資源，充分發(fā)揮軟件的功能和價(jià)值。3.規(guī)范性原則建立健全軟件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程，規(guī)范軟件從采購到報(bào)廢全過程的操作行為，確保軟件管理工作有序進(jìn)行。4.安全性原則重視軟件資產(chǎn)的安全保護(hù)，采取有效的技術(shù)和管理措施，防止軟件數(shù)據(jù)泄露、丟失以及遭受惡意攻擊等安全事件的發(fā)生。二、軟件采購管理（一）需求評估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，提出軟件采購需求。需求應(yīng)明確軟件的功能、性能、使用范圍、預(yù)計(jì)使用人數(shù)等詳細(xì)信息。2.信息部門或相關(guān)技術(shù)團(tuán)隊(duì)對各部門提出的軟件采購需求進(jìn)行評估，結(jié)合企業(yè)整體信息化規(guī)劃和現(xiàn)有軟件資源情況，判斷需求的合理性和必要性。3.對于涉及多個(gè)部門或跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的軟件采購需求，組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審，確保需求的全面性和準(zhǔn)確性，避免重復(fù)采購或采購后無法滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求的情況發(fā)生。（二）選型與采購1.在需求評估通過后，由采購部門負(fù)責(zé)軟件的選型工作。采購人員應(yīng)通過多種渠道收集市場上符合需求的軟件產(chǎn)品信息，包括但不限于軟件供應(yīng)商推薦、行業(yè)報(bào)告、網(wǎng)絡(luò)搜索、用戶評價(jià)等。2.對收集到的軟件產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研和分析，從軟件功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)、技術(shù)支持、用戶口碑等多個(gè)方面進(jìn)行綜合比較，篩選出若干候選軟件產(chǎn)品。3.組織相關(guān)技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員以及財(cái)務(wù)人員等組成選型小組，對候選軟件產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)地測試或試用（如有條件），根據(jù)測試結(jié)果和試用反饋，確定最終采購的軟件產(chǎn)品。4.采購部門依據(jù)選型結(jié)果，按照企業(yè)采購相關(guān)規(guī)定和流程，與選定的軟件供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、功能模塊、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)條款、軟件授權(quán)方式等詳細(xì)內(nèi)容，確保雙方權(quán)益得到有效保障。（三）采購驗(yàn)收1.軟件交付后，由信息部門或相關(guān)技術(shù)團(tuán)隊(duì)會(huì)同采購部門、使用部門等共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)采購合同要求，對軟件的功能、性能、數(shù)量、版本等進(jìn)行逐一核對。2.驗(yàn)收過程中，應(yīng)進(jìn)行功能測試、性能測試、安全測試等相關(guān)測試工作，確保軟件滿足企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求且運(yùn)行穩(wěn)定可靠。3.對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或解決。如軟件存在嚴(yán)重質(zhì)量問題或無法滿足合同要求，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的處理措施，如拒絕驗(yàn)收、要求退換貨、索賠等。4.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括軟件名稱、版本、采購合同編號、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等詳細(xì)信息。三、軟件使用管理（一）授權(quán)管理1.根據(jù)軟件采購合同約定和企業(yè)實(shí)際使用需求，由信息部門負(fù)責(zé)對軟件進(jìn)行授權(quán)管理。明確軟件的使用范圍、使用人數(shù)、使用期限等授權(quán)信息，并確保授權(quán)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.對于需要安裝在多臺(tái)設(shè)備上使用的軟件，應(yīng)按照授權(quán)許可數(shù)量進(jìn)行合理分配，嚴(yán)格控制軟件的安裝和使用數(shù)量，避免超授權(quán)使用軟件的情況發(fā)生。3.建立軟件授權(quán)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄軟件名稱、版本、授權(quán)編號、授權(quán)期限、使用部門、使用人員等信息，定期對軟件授權(quán)情況進(jìn)行核對和更新，確保授權(quán)信息的有效性和一致性。（二）賬號與密碼管理1.為確保軟件使用的安全性和可追溯性，應(yīng)為每個(gè)軟件使用人員分配獨(dú)立的賬號，并要求使用人員設(shè)置強(qiáng)密碼。密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字、特殊字符等，長度符合軟件系統(tǒng)要求，且定期更換。2.嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼、連續(xù)數(shù)字等。同時(shí)，不得將賬號和密碼轉(zhuǎn)借他人使用。3.信息部門負(fù)責(zé)對軟件賬號進(jìn)行集中管理，定期清理長期未使用的賬號，對于離職或崗位變動(dòng)的人員，及時(shí)停用其軟件賬號，并刪除相關(guān)權(quán)限。（三）使用培訓(xùn)1.在軟件采購驗(yàn)收完成后，由信息部門或軟件供應(yīng)商組織對軟件使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括軟件的功能介紹、操作流程、使用技巧、常見問題處理等方面，確保使用人員能夠熟練掌握軟件的使用方法。2.根據(jù)軟件的復(fù)雜程度和使用人員的實(shí)際情況，制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)方式。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式相結(jié)合，以提高培訓(xùn)效果。3.鼓勵(lì)使用人員在使用過程中積極探索軟件的功能和應(yīng)用場景，充分發(fā)揮軟件的作用。同時(shí)，建立軟件使用交流平臺(tái)，方便使用人員之間分享使用經(jīng)驗(yàn)和技巧，及時(shí)解決使用過程中遇到的問題。（四）數(shù)據(jù)管理1.明確軟件使用過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)歸屬權(quán)和管理責(zé)任，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對于涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的軟件，應(yīng)采取嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對軟件中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.規(guī)范數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和使用行為，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問、修改和刪除操作。在數(shù)據(jù)共享和交換過程中，應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，確保數(shù)據(jù)的合法性和合規(guī)性。四、軟件維護(hù)與升級管理（一）日常維護(hù)1.信息部門負(fù)責(zé)建立軟件日常維護(hù)機(jī)制，定期對軟件進(jìn)行巡檢，檢查軟件的運(yùn)行狀態(tài)、性能指標(biāo)等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。2.制定軟件故障應(yīng)急預(yù)案，明確在軟件出現(xiàn)故障時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生軟件故障，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行故障排除，確保軟件盡快恢復(fù)正常運(yùn)行，減少對企業(yè)業(yè)務(wù)的影響。3.定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，清理系統(tǒng)垃圾文件、緩存數(shù)據(jù)等，提高軟件的運(yùn)行效率和響應(yīng)速度。同時(shí)，關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的安全補(bǔ)丁和漏洞信息，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和更新，保障軟件系統(tǒng)的安全性。（二）升級管理1.軟件供應(yīng)商發(fā)布軟件升級版本后，信息部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注升級內(nèi)容和要求，并評估升級對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的影響。2.根據(jù)評估結(jié)果，制定軟件升級計(jì)劃，明確升級的時(shí)間、步驟、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施等。升級計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和使用人員，確保其做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.在升級過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照升級操作指南進(jìn)行操作，做好數(shù)據(jù)備份和測試工作，確保升級過程的順利進(jìn)行。升級完成后，對升級后的軟件進(jìn)行全面測試，驗(yàn)證升級效果，確保軟件功能正常、性能穩(wěn)定，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求。4.對于因軟件升級導(dǎo)致的業(yè)務(wù)流程調(diào)整或使用人員操作習(xí)慣變化等問題，及時(shí)組織相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助使用人員盡快適應(yīng)新的軟件版本。五、軟件資產(chǎn)清查與盤點(diǎn)（一）清查周期1.定期對企業(yè)軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查，原則上每年至少進(jìn)行一次全面清查。對于重要軟件或使用頻繁的軟件，可根據(jù)實(shí)際情況增加清查次數(shù)。2.在企業(yè)進(jìn)行重大資產(chǎn)變動(dòng)（如重組、并購、分立等）、信息化建設(shè)項(xiàng)目調(diào)整或軟件使用情況發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)開展軟件資產(chǎn)清查工作，確保軟件資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）清查內(nèi)容1.軟件資產(chǎn)清查應(yīng)涵蓋企業(yè)內(nèi)所有在用的小型軟件，包括軟件名稱、版本、采購時(shí)間、采購價(jià)格、授權(quán)情況、使用部門、使用人員、安裝位置、運(yùn)行狀態(tài)等詳細(xì)信息。2.核對軟件資產(chǎn)的實(shí)物與臺(tái)賬記錄是否一致，檢查軟件的安裝情況和使用情況是否與授權(quán)信息相符，是否存在超授權(quán)使用、閑置未用或擅自卸載等情況。3.對軟件資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行評估，根據(jù)軟件的采購成本、使用年限、市場價(jià)值等因素，確定軟件資產(chǎn)的賬面價(jià)值和凈值。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.清查結(jié)束后，編制軟件資產(chǎn)清查報(bào)告，詳細(xì)記錄清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議。清查報(bào)告應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后存檔。2.對于清查過程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符、超授權(quán)使用等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。如涉及軟件采購、授權(quán)管理等方面的問題，應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到妥善解決。3.根據(jù)軟件資產(chǎn)清查結(jié)果，調(diào)整軟件資產(chǎn)臺(tái)賬信息，確保軟件資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，將軟件資產(chǎn)清查結(jié)果納入企業(yè)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為企業(yè)資產(chǎn)管理決策提供依據(jù)。六、軟件報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.軟件因技術(shù)更新?lián)Q代、功能不再滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求、使用期限屆滿等原因，已無法正常使用且無繼續(xù)保留價(jià)值的，可申請報(bào)廢。2.軟件出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，經(jīng)多次修復(fù)仍無法正常運(yùn)行，嚴(yán)重影響企業(yè)業(yè)務(wù)開展的，應(yīng)予以報(bào)廢處理。3.因企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整、重組等原因，導(dǎo)致軟件不再使用且無其他用途的，可申請報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請與審批1.由軟件使用部門或相關(guān)管理部門填寫軟件報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明軟件報(bào)廢的原因、軟件名稱、版本、采購時(shí)間、采購價(jià)格、使用情況等信息，并提交相關(guān)證明材料（如軟件故障報(bào)告、業(yè)務(wù)調(diào)整文件等）。2.信息部門對報(bào)廢申請進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)軟件確實(shí)無法正常使用且無保留價(jià)值后，簽署意見。3.財(cái)務(wù)部門對軟件報(bào)廢申請進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，核實(shí)軟件的賬面價(jià)值、折舊情況等，并簽署意見。4.軟件報(bào)廢申請經(jīng)信息部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行軟件報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處理1.軟件報(bào)廢申請獲得批準(zhǔn)后，由信息部門負(fù)責(zé)對報(bào)廢軟件進(jìn)行卸載、清除數(shù)據(jù)等處理，確保軟件數(shù)據(jù)徹底銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。2.對于涉及企業(yè)機(jī)密信息的報(bào)廢軟件，應(yīng)按照企業(yè)保密制度的要求，采取更加嚴(yán)格的銷毀措施，如物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)軟件報(bào)廢審批結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷軟件資產(chǎn)賬面價(jià)值，并做好相關(guān)財(cái)務(wù)記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門定期對軟件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查軟件采購、使用、維護(hù)、升級、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和規(guī)范性，以及軟件資產(chǎn)的安全性和完整性。2.信息部門負(fù)責(zé)對軟件使用部門的軟件使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)使用軟件的行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.鼓勵(lì)企業(yè)員工對軟件管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益，對打擊報(bào)復(fù)舉報(bào)人的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核機(jī)制1.建立軟件管理工作考核機(jī)制，將軟件管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括軟件采購合規(guī)性、軟件使用效率、軟件維護(hù)質(zhì)量、軟件資產(chǎn)安全等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對在軟件管理工作中