會計檔案管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會計檔案毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理包括會計檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。（四）管理職責(zé)1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交會計檔案。同時，負(fù)責(zé)對會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，配合檔案管理部門做好會計檔案的查閱、復(fù)制等工作。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定會計檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督財務(wù)部門及其他相關(guān)部門的會計檔案管理工作，接收財務(wù)部門移交的會計檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行保管、鑒定、銷毀等工作。同時，負(fù)責(zé)提供會計檔案的查閱、復(fù)制服務(wù)，確保會計檔案的安全和完整。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門會計資料的收集、整理，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部門，配合做好會計檔案管理相關(guān)工作。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報銷單等各類原始單據(jù)，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始證明。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會計賬簿1.總賬按照會計科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動情況。2.明細(xì)賬根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品備查簿等，用于補(bǔ)充記錄某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映企業(yè)月度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。2.季度財務(wù)會計報告在月度財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)上，增加一些必要的附注和說明，更詳細(xì)地反映企業(yè)季度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.半年度財務(wù)會計報告綜合反映企業(yè)半年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，內(nèi)容比季度財務(wù)會計報告更為全面。4.年度財務(wù)會計報告是企業(yè)年度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性文件，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等，是企業(yè)對外提供財務(wù)信息的主要載體。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單余額是否一致，查明未達(dá)賬項(xiàng)原因并進(jìn)行調(diào)整。2.銀行對賬單銀行定期向企業(yè)提供的反映企業(yè)銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表企業(yè)按照國家稅收法律法規(guī)規(guī)定，定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報繳納稅款的報表。4.會計檔案移交清冊記錄會計檔案從財務(wù)部門移交至檔案管理部門過程中相關(guān)信息的清冊。5.會計檔案保管清冊詳細(xì)記錄會計檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清冊。6.會計檔案銷毀清冊記錄擬銷毀會計檔案詳細(xì)信息及銷毀過程相關(guān)情況的清冊。7.其他具有保存價值的會計資料如財務(wù)分析報告、審計報告、驗(yàn)資報告等，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)決策和財務(wù)管理具有重要參考價值。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計核算的流程，及時收集各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時將相關(guān)原始憑證傳遞給財務(wù)部門，不得積壓或丟失。3.對于電子會計資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。（二）整理方法1.會計憑證按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對記賬憑證進(jìn)行分類整理，可按照收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的順序排列，也可按照月份順序排列。將整理好的記賬憑證連同原始憑證一起，使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員在封面上簽字或蓋章。2.會計賬簿年度終了，將各賬簿打印出來，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。對賬簿進(jìn)行整理，去除空白頁、賬頁破損或字跡不清的頁面。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息，并由記賬人員和會計主管人員在封面上簽字或蓋章。將整理好的賬簿按照順序編號，裝入專門的賬簿盒中保管。3.財務(wù)會計報告按照月度、季度、半年度、年度分別整理財務(wù)會計報告。在每份財務(wù)會計報告封面上注明單位名稱、報告期間、報告種類等信息，并由編制人員和會計主管人員在封面上簽字或蓋章。將財務(wù)會計報告按照時間順序排列，妥善保管。4.其他會計資料對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，按照類別和時間順序進(jìn)行整理。在每份資料上注明單位名稱、資料名稱、所屬期間等信息，并由相關(guān)人員簽字或蓋章。將整理好的其他會計資料裝入檔案袋或文件夾中保管。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年。固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年。年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年。納稅申報表保管期限為10年。會計檔案移交清冊保管期限為30年。會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會計檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子會計檔案，應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。備份存儲設(shè)備應(yīng)標(biāo)明存儲內(nèi)容、存儲時間等信息，并妥善保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全會計檔案保管制度，明確保管人員職責(zé)，定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會計檔案的安全和完整。2.會計檔案應(yīng)保持整潔、有序，不得隨意堆放、涂改、損壞。對于破損或字跡不清的會計檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計檔案保管庫房，確因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.對保管期限已滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。五、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、重要性、相關(guān)性等因素，對會計檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。3.對于仍有保存價值的會計檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管；對于確無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，報上級主管部門批準(zhǔn)。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，確保銷毀的會計檔案準(zhǔn)確無誤。4.監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。5.對于電子會計檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國家規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除且無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱人員必須遵守查閱紀(jì)律，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計檔案。如需摘錄或復(fù)制會計檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）復(fù)制規(guī)定1.外部單位因工作需要查閱或復(fù)制本公司會計檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或復(fù)制手續(xù)，查閱或復(fù)制的會計檔案應(yīng)登記在案，注明查閱或復(fù)制單位名稱、查閱或復(fù)制