信息公司采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范信息公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于信息公司及所屬各部門的采購活動，包括但不限于信息技術(shù)設(shè)備、軟件、服務(wù)、辦公用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會，不得偏袒任何一方。4.誠實(shí)守信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項(xiàng)支付等工作。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購款項(xiàng)的支付，確保采購資金的合理使用和安全。3.法務(wù)部：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風(fēng)險。4.審計部：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前編制采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部匯總審核，最后提交采購決策委員會審議批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報，確保采購預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、政策變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實(shí)際需要時，需求部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整的金額等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部匯總審核，最后提交采購決策委員會審議批準(zhǔn)。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部。2.《采購申請表》應(yīng)附相關(guān)的技術(shù)文件、需求說明等資料，以便采購部準(zhǔn)確理解采購需求。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性、采購方式的適用性等。2.對于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購部負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)提交采購決策委員會審議批準(zhǔn)。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目；邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目；競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目；詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購項(xiàng)目的需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.選擇合格的供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目的投標(biāo)或報價，并組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估。4.建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（五）采購合同簽訂1.采購部與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)、價格、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部審查后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章生效。（六）采購驗(yàn)收1.采購物品或服務(wù)到貨后，采購部應(yīng)及時通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》。3.對于驗(yàn)收合格的采購物品或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的采購物品或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部審核。2.財務(wù)部審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式規(guī)避市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防范供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對于質(zhì)量不合格的采購物品或服務(wù)，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。4.法律風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動的合法性和合規(guī)性，在采購合同簽訂前，由法務(wù)部對合同進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購人員濫用職權(quán)、謀取私利。（二