會(huì)計(jì)檔案保存管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，提供查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，確保本部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料及時(shí)、準(zhǔn)確地移交。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿；其他輔助性賬簿是為備忘備查而設(shè)置的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告至少應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本月的記賬憑證按順序號(hào)排列，檢查附件是否齊全、整齊，對(duì)破損的附件進(jìn)行修補(bǔ)或更換。2.將整理好的記賬憑證按編號(hào)順序折疊整齊，去除金屬物，加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.裝訂憑證應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，保證裝訂整齊、美觀。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，再將已使用的賬頁(yè)按順序號(hào)排列，撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度等內(nèi)容。3.對(duì)于訂本式賬簿，如未使用完的空白賬頁(yè)，不得撤掉，應(yīng)保持賬簿的完整性。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定依次編定頁(yè)碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，并加蓋公章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按順序整理，加具封面，裝訂成冊(cè)。封面內(nèi)容參照年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面要求填寫。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊(cè)。封面注明單位名稱、期間等內(nèi)容。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按月份或季度整理，裝訂成冊(cè)。封面注明單位名稱、期間、稅種等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書等應(yīng)按類別整理，裝訂成冊(cè)。封面注明檔案名稱、年度等內(nèi)容。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書。2.保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。3.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。不同年度、不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意拆封、抽換或損毀。對(duì)于已破損的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有短缺、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)措施。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱理由等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換、復(fù)制、攜帶外出或借出。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，如需摘錄有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，由財(cái)務(wù)人員代為摘錄，并在摘錄內(nèi)容上加蓋財(cái)務(wù)專用章。（二）借閱1.公司外部單位因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱理由等內(nèi)容，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、單位等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。歸還時(shí)，應(yīng)確保會(huì)計(jì)檔案的完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。4.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5.公司內(nèi)部各部門之間的會(huì)計(jì)檔案移交，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等信息。移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)，確保會(huì)計(jì)檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。5.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》中列明。6.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)本部門及所屬各單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管情況的日常監(jiān)