工程投標(biāo)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程投標(biāo)資料管理，規(guī)范投標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保管及使用流程，確保投標(biāo)資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高投標(biāo)工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與的各類工程建設(shè)項(xiàng)目的投標(biāo)活動(dòng)，包括但不限于施工總承包、專業(yè)承包、工程監(jiān)理、項(xiàng)目管理等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及招標(biāo)人的相關(guān)要求，確保投標(biāo)資料的合法性和合規(guī)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：投標(biāo)資料應(yīng)真實(shí)反映公司的實(shí)力、業(yè)績、技術(shù)方案等情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.保密原則：對(duì)投標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.分類管理原則：按照投標(biāo)資料的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類管理，便于查找、使用和歸檔。二、職責(zé)分工（一）投標(biāo)部門1.負(fù)責(zé)投標(biāo)項(xiàng)目的整體策劃和組織實(shí)施，明確投標(biāo)資料的編制要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.組織相關(guān)人員收集、整理投標(biāo)所需的各類資料，包括公司資質(zhì)文件、業(yè)績證明、技術(shù)方案、報(bào)價(jià)文件等。3.對(duì)收集到的投標(biāo)資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照招標(biāo)文件的要求，負(fù)責(zé)投標(biāo)資料的編制、裝訂和封裝。（二）商務(wù)部門1.提供公司的商務(wù)資質(zhì)文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等，并確保其有效性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助投標(biāo)部門進(jìn)行商務(wù)條款的分析和響應(yīng)，提供商務(wù)報(bào)價(jià)文件，包括投標(biāo)總價(jià)、分項(xiàng)報(bào)價(jià)明細(xì)等。3.審核投標(biāo)文件中的商務(wù)條款是否符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。（三）技術(shù)部門1.提供公司的技術(shù)資質(zhì)文件，如資質(zhì)證書、人員資格證書、設(shè)備清單等，并確保其有效性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和要求，編制詳細(xì)的技術(shù)方案，包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)措施、質(zhì)量保證措施、安全保證措施等。3.對(duì)技術(shù)方案進(jìn)行審核，確保其科學(xué)性、合理性和可行性，并與投標(biāo)部門密切配合，對(duì)技術(shù)條款進(jìn)行準(zhǔn)確響應(yīng)。（四）法務(wù)部門1.對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行法律審核，確保投標(biāo)文件的內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.協(xié)助處理投標(biāo)過程中涉及的法律問題，提供法律咨詢和建議。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)投標(biāo)資料的歸檔管理，建立健全投標(biāo)資料檔案管理制度。2.按照檔案管理要求，對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.提供投標(biāo)資料的查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保資料的安全和保密。三、投標(biāo)資料的收集與整理（一）資料收集范圍1.公司資質(zhì)文件：包括營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書副本、安全生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.業(yè)績證明文件：近[X]年完成的類似工程業(yè)績清單，包括項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、項(xiàng)目規(guī)模、開竣工日期、工程質(zhì)量等，并提供相應(yīng)的合同復(fù)印件或中標(biāo)通知書。3.人員資格證書：項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員等的資格證書、職稱證書、注冊(cè)證書等。4.設(shè)備清單：擬投入本項(xiàng)目的主要施工設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、使用狀況等。5.技術(shù)方案：根據(jù)招標(biāo)文件要求編制的詳細(xì)技術(shù)方案，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量保證措施、安全保證措施、環(huán)境保護(hù)措施等。6.商務(wù)報(bào)價(jià)文件：包括投標(biāo)總價(jià)、分項(xiàng)報(bào)價(jià)明細(xì)、價(jià)格分析等。7.其他資料：如企業(yè)榮譽(yù)證書、業(yè)績證明材料、財(cái)務(wù)狀況證明等。（二）資料收集要求1.投標(biāo)部門應(yīng)明確資料收集的責(zé)任人，確保資料收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章，并注明與原件一致。3.對(duì)于業(yè)績證明文件，應(yīng)提供完整的合同復(fù)印件或中標(biāo)通知書，包括合同首頁、工程概況、合同金額、雙方簽字蓋章頁等。4.人員資格證書應(yīng)在有效期內(nèi)，并與投標(biāo)文件中所承諾的人員一致。5.技術(shù)方案應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，具有針對(duì)性和可操作性，內(nèi)容應(yīng)完整、詳細(xì)。（三）資料整理要求1.投標(biāo)部門應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求和資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理。2.資料應(yīng)按照順序排列，編制目錄，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。3.對(duì)于需要簽字蓋章的資料，應(yīng)確保簽字蓋章齊全、清晰。4.電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。四、投標(biāo)資料的編制與審核（一）編制要求1.投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進(jìn)行編制，確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.投標(biāo)文件中的文字表述應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、簡潔，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病和歧義。3.投標(biāo)文件中的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有計(jì)算錯(cuò)誤，應(yīng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行修正。4.投標(biāo)文件中的圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與文字內(nèi)容相互呼應(yīng)。（二）審核流程1.投標(biāo)部門完成投標(biāo)資料的初步編制后，應(yīng)提交給商務(wù)部門、技術(shù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.商務(wù)部門負(fù)責(zé)審核投標(biāo)文件中的商務(wù)條款、報(bào)價(jià)文件等，確保商務(wù)條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求，報(bào)價(jià)合理、準(zhǔn)確。3.技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核投標(biāo)文件中的技術(shù)方案，確保技術(shù)方案科學(xué)、合理、可行，技術(shù)條款響應(yīng)準(zhǔn)確。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核投標(biāo)文件的法律條款，確保投標(biāo)文件的內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。5.各部門審核后，應(yīng)在審核意見表上簽字確認(rèn)，并提出修改意見。投標(biāo)部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，確保投標(biāo)文件質(zhì)量。（三）審核要點(diǎn)1.商務(wù)部分商務(wù)條款響應(yīng)是否完整、準(zhǔn)確，是否滿足招標(biāo)文件要求。報(bào)價(jià)文件是否合理，是否有漏項(xiàng)或重復(fù)報(bào)價(jià)情況。商務(wù)資質(zhì)文件是否齊全、有效，是否在有效期內(nèi)。2.技術(shù)部分技術(shù)方案是否科學(xué)、合理、可行，是否針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)和要求制定。技術(shù)措施是否完善，是否能夠確保工程質(zhì)量、安全和進(jìn)度。人員配備是否合理，是否滿足項(xiàng)目需要。設(shè)備清單是否齊全，是否能夠滿足項(xiàng)目施工要求。3.法律部分投標(biāo)文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。合同條款是否公平、合理，是否保護(hù)公司利益。知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確，是否存在侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。五、投標(biāo)資料的裝訂與封裝（一）裝訂要求1.投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的順序進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂應(yīng)采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂厚度不宜超過[X]厘米。3.投標(biāo)文件應(yīng)編制頁碼，頁碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，便于查閱。（二）封裝要求1.投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的封裝方式進(jìn)行封裝，確保封裝嚴(yán)密、牢固。2.封裝袋應(yīng)加蓋公司公章，并注明項(xiàng)目名稱、投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)日期等信息。3.對(duì)于需要提交電子投標(biāo)文件的項(xiàng)目，應(yīng)按照招標(biāo)文件要求進(jìn)行電子文件的制作和封裝，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。六、投標(biāo)資料的遞交與簽收（一）遞交要求1.投標(biāo)部門應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式遞交投標(biāo)文件。2.遞交投標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)提供投標(biāo)文件的清單，并確保清單內(nèi)容與投標(biāo)文件一致。3.投標(biāo)文件應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋公司公章。（二）簽收要求1.招標(biāo)人或其委托的代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)簽收投標(biāo)文件，并出具簽收憑證。2.簽收憑證應(yīng)注明投標(biāo)文件的項(xiàng)目名稱、投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)文件數(shù)量、簽收日期等信息。3.投標(biāo)部門應(yīng)妥善保管簽收憑證，以備查詢。七、投標(biāo)資料的保管與查閱（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.投標(biāo)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照項(xiàng)目名稱、投標(biāo)日期等順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行檢查和清理，確保資料的安全和完整。（二）查閱要求1.因工作需要查閱投標(biāo)資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱項(xiàng)目名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的投標(biāo)資料，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或損壞資料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門。八、投標(biāo)資料的保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全投標(biāo)資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.參與投標(biāo)活動(dòng)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)投標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密。3.未經(jīng)公司同意，任何人不得擅自泄露投標(biāo)資料的內(nèi)容。（二）保密措施1.投標(biāo)資料應(yīng)存放在專門的保密柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。2.查閱投標(biāo)資料時(shí)，應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，并有專人陪同。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的投標(biāo)資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。4.投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行清理和銷毀，防止信息泄露。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按照本辦法規(guī)定收集、整理、編制、審核、裝訂、封裝投標(biāo)資料的。2.提供虛假投標(biāo)資料的。3.擅自泄露投標(biāo)資料內(nèi)容的。4.違反保密制度，造成投標(biāo)資