大學(xué)采購合同管理辦法一、引言在大學(xué)的日常運營中，采購合同管理是一項至關(guān)重要的工作。它不僅關(guān)系到學(xué)校各項教學(xué)、科研及行政工作的順利開展，還涉及到學(xué)校的經(jīng)濟利益和法律風(fēng)險。一份完善的采購合同管理辦法，能夠規(guī)范采購行為，保障合同的有效履行，維護學(xué)校的合法權(quán)益。我們鼓勵全體教職員工認真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同做好大學(xué)采購合同的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、行政等活動中簽訂的各類采購合同，包括但不限于貨物采購合同、服務(wù)采購合同和工程采購合同。三、管理原則1.依法依規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：在采購合同的簽訂和履行過程中，要確保各方的合法權(quán)益得到平等保護，遵循公平、公正的市場交易原則。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，如實履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞真實情況或故意違約。4.效益優(yōu)先原則：在保證合同質(zhì)量和合規(guī)性的前提下，要注重提高采購效益，降低采購成本。四、合同簽訂管理1.采購申請各部門、各單位根據(jù)實際工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)審批材料。采購申請表應(yīng)經(jīng)過本部門負責(zé)人審核簽字后，報學(xué)校采購管理部門審批。2.供應(yīng)商選擇采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，要對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進行綜合評估，確保選擇到合適的供應(yīng)商。3.合同起草采購管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購項目的實際情況，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同文本應(yīng)符合國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，語言表述應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。4.合同審核采購合同文本起草完成后，應(yīng)提交學(xué)校法務(wù)部門進行合法性審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同文本的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見和建議。采購管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本應(yīng)再次提交法務(wù)部門審核，直至審核通過。5.合同簽訂采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由學(xué)校法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細核對合同文本的內(nèi)容，確保合同條款符合雙方的意愿和約定。簽訂合同后，雙方應(yīng)妥善保管合同原件，并按照合同約定履行各自的義務(wù)。五、合同履行管理1.合同交底采購合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員進行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同履行的時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求、付款方式等。通過合同交底，使相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)，確保合同的順利履行。2.進度跟蹤在合同履行過程中，采購管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行進度進行跟蹤檢查。及時了解供應(yīng)商的供貨情況、服務(wù)提供情況或工程進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。3.質(zhì)量控制對于貨物采購合同，采購管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進行驗收。驗收合格后，方可辦理付款手續(xù)。對于服務(wù)采購合同和工程采購合同，應(yīng)建立質(zhì)量監(jiān)督機制，定期對服務(wù)質(zhì)量和工程質(zhì)量進行檢查評估，確保服務(wù)和工程符合合同要求。4.付款管理采購管理部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點，及時辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核供應(yīng)商提交的發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對于金額較大的采購項目，應(yīng)實行分期付款制度，以降低學(xué)校的資金風(fēng)險。六、合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更申請應(yīng)由合同一方提出，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。2.變更審核變更申請?zhí)峤缓?，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員進行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、合法性以及對合同履行的影響等。審核通過后，報學(xué)校法務(wù)部門進行合法性審核。法務(wù)部門應(yīng)對變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見和建議。3.變更簽訂變更協(xié)議經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由合同雙方簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。簽訂變更協(xié)議后，雙方應(yīng)按照變更后的合同約定履行各自的義務(wù)。七、合同終止管理1.終止原因采購合同在履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同可以終止：合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)已經(jīng)全部實現(xiàn)；合同雙方協(xié)商一致，同意終止合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止程序合同終止時，合同雙方應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員對合同履行情況進行清理結(jié)算，核對雙方的債權(quán)債務(wù)，確保雙方的權(quán)益得到妥善處理。合同終止后，雙方應(yīng)妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱。八、合同檔案管理1.檔案收集采購合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)及時收集合同相關(guān)資料，包括采購申請表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、合同文本、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等，并進行整理歸檔。2.檔案整理采購管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的合同資料進行分類整理、編號裝訂，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管在學(xué)校指定的檔案保管場所，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人審核簽字后，報學(xué)校檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查學(xué)校審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性，雙方的履約情況，資金使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見和建議，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。2.責(zé)任追究對于在采購合同管理工作中違反法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，給學(xué)校造成