民間貿(mào)易合同管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織在民間貿(mào)易活動中的合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織與民間主體之間簽訂的各類貿(mào)易合同，包括但不限于貨物買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同對方的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等。2.對于首次合作的客戶，應(yīng)要求其提供詳細(xì)的資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實地考察或背景調(diào)查，以確保其具備履行合同的能力和信譽。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。2.主要條款應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.根據(jù)合同類型和具體情況，還應(yīng)約定其他必要條款，如包裝要求、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。（三）合同審核與審批1.合同初稿擬定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。2.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，應(yīng)按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)明確各級審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保合同經(jīng)過充分的審查和決策。3.審批通過的合同，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司/組織公章或合同專用章。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等。2.執(zhí)行計劃應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送相關(guān)部門，以便各部門協(xié)同配合，確保合同順利履行。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.對于重要合同或履行過程中出現(xiàn)異常情況的合同，應(yīng)建立專門的跟蹤檔案，詳細(xì)記錄合同履行情況。3.公司/組織內(nèi)部的監(jiān)督部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同雙方嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。（三）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照原合同的審核與審批流程進(jìn)行審核和審批。（四）合同解除管理1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，合同一方有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照法律規(guī)定或合同約定的程序進(jìn)行。2.合同解除后，合同雙方應(yīng)按照約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算貨款、返還財產(chǎn)、清理債權(quán)債務(wù)等。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司/組織簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析合同可能存在的風(fēng)險點，如法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險防控責(zé)任人和時間節(jié)點。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；對于信用風(fēng)險，應(yīng)加強對合同對方的信用管理，建立信用檔案，對信用狀況不佳的客戶采取必要的防范措施；對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強市場調(diào)研，及時掌握市場動態(tài)，合理調(diào)整合同價格和履行期限。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險可能導(dǎo)致合同無法履行或給公司/組織造成損失的，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補救，如協(xié)商變更合同條款、追究對方違約責(zé)任、申請仲裁或提起訴訟等。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)附件、審批文件等資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播合同檔案內(nèi)容。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照公司/組織的檔案銷毀制度，對合同檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.銷毀合同檔案時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案銷毀徹底、安全。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同履行過程中，加強與合同對方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司/組織報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門對合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決合