校園影像檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)校園影像檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用影像檔案資源，真實(shí)記錄學(xué)校各項(xiàng)工作和師生學(xué)習(xí)生活的歷史面貌，為學(xué)校的發(fā)展、教學(xué)科研、文化傳承等提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位以及全體師生員工在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的影像檔案的管理。（三）定義本辦法所稱校園影像檔案，是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、文化活動(dòng)等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片、錄像帶、錄音帶、數(shù)字影像等不同載體形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則校園影像檔案由學(xué)校檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則影像檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得進(jìn)行偽造、篡改。3.分類科學(xué)原則按照影像檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.便于利用原則建立健全影像檔案的檢索、編研等工作機(jī)制，提高檔案的利用效率，滿足學(xué)校各方面工作的需要。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定校園影像檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校影像檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門(mén)、各單位的影像檔案管理工作，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)校園影像檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃、組織和實(shí)施，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)的影像記錄工作，確保重要影像檔案的及時(shí)收集。（二）形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的影像檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)影像檔案管理工作，確保影像資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。3.在開(kāi)展重要活動(dòng)前，應(yīng)制定影像記錄計(jì)劃，明確記錄的內(nèi)容、方式和責(zé)任人，保證影像檔案的質(zhì)量。4.配合學(xué)校檔案管理部門(mén)做好影像檔案的整理、鑒定、編研和利用等工作。（三）拍攝人員職責(zé)1.按照學(xué)?；虿块T(mén)的要求，認(rèn)真做好影像拍攝工作，確保拍攝內(nèi)容真實(shí)、全面、清晰。2.及時(shí)整理拍攝的影像資料，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并向形成部門(mén)移交。3.對(duì)拍攝的影像資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，不得擅自刪除、修改或泄露影像信息。三、影像檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校重大活動(dòng)包括開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動(dòng)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出等。2.教學(xué)活動(dòng)如課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等過(guò)程中的影像記錄。3.科研活動(dòng)科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的影像資料。4.行政管理活動(dòng)學(xué)校各類會(huì)議、工作檢查、對(duì)外交流、校園建設(shè)等方面的影像。5.師生文化活動(dòng)學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、教職工文體活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐等形成的影像。6.學(xué)校榮譽(yù)與重要事件學(xué)校獲得的各級(jí)各類榮譽(yù)、重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、突發(fā)事件等的影像記錄。（二）收集要求1.及時(shí)性影像資料形成后，形成部門(mén)或拍攝人員應(yīng)及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性收集的影像應(yīng)包括活動(dòng)的全過(guò)程，反映活動(dòng)的主要內(nèi)容、場(chǎng)景、人物等關(guān)鍵信息，不得遺漏重要環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性影像內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得歪曲事實(shí)或進(jìn)行虛假拍攝。拍攝的畫(huà)面應(yīng)清晰、穩(wěn)定，圖像和聲音質(zhì)量良好。4.多樣性收集不同載體形式的影像資料，如照片、底片、錄像帶、數(shù)字影像等，以滿足不同的利用需求。（三）收集渠道1.各部門(mén)、各單位指定專人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的影像資料，并定期移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.學(xué)校宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)校重大活動(dòng)、新聞報(bào)道等方面的影像資料，并及時(shí)與檔案管理部門(mén)共享。3.鼓勵(lì)師生員工主動(dòng)向?qū)W校檔案管理部門(mén)或所在部門(mén)提供具有保存價(jià)值的影像檔案。4.對(duì)于學(xué)校外單位或個(gè)人提供的與學(xué)校相關(guān)的影像資料，由學(xué)校相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)接收并移交檔案管理部門(mén)。四、影像檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類將影像檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于按時(shí)間順序進(jìn)行管理和檢索。2.按內(nèi)容分類可分為教學(xué)、科研、管理、文化活動(dòng)、學(xué)校榮譽(yù)等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。3.按載體形式分類分為照片檔案、底片檔案、錄像檔案、錄音檔案、數(shù)字影像檔案等。（二）整理步驟1.照片檔案整理對(duì)照片進(jìn)行篩選，剔除重復(fù)、模糊、無(wú)保存價(jià)值的照片。按照片內(nèi)容進(jìn)行分類編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編寫(xiě)照片說(shuō)明，包括照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等基本信息。將照片和說(shuō)明一起裝入照片檔案冊(cè)或檔案袋，并在封面或袋口標(biāo)注相關(guān)信息。2.底片檔案整理對(duì)底片進(jìn)行清潔、修復(fù)，確保底片質(zhì)量。按照底片對(duì)應(yīng)的照片編號(hào)進(jìn)行排序，并裝入底片袋，在袋上標(biāo)注底片編號(hào)、照片編號(hào)等信息。3.錄像檔案整理將錄像帶中的內(nèi)容轉(zhuǎn)錄到數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保能夠長(zhǎng)期保存和播放。為錄像檔案編寫(xiě)題名、日期、責(zé)任者等信息，并建立索引目錄。將錄像檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好備份。4.錄音檔案整理對(duì)錄音帶進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，轉(zhuǎn)換為數(shù)字音頻格式。為錄音檔案編寫(xiě)題名、日期、講話人等信息，建立索引目錄。將錄音檔案存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備中，并備份。5.數(shù)字影像檔案整理對(duì)數(shù)字影像文件進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映影像內(nèi)容。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)字影像文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)。為數(shù)字影像文件添加元數(shù)據(jù)，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，便于檢索和利用。（三）編目1.編制影像檔案目錄根據(jù)整理后的影像檔案，編制詳細(xì)的目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、載體形式、保管期限等信息。2.建立索引建立影像檔案的索引，可采用紙質(zhì)索引和電子索引相結(jié)合的方式，方便快速查找和利用檔案。五、影像檔案的鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)影像檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮影像檔案的內(nèi)容、形式、載體等因素，準(zhǔn)確判斷其價(jià)值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家組成的影像檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)影像檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)影像檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.根據(jù)影像檔案的內(nèi)容、重要性、時(shí)效性等因素，判斷其保存價(jià)值，確定保管期限。3.對(duì)已超過(guò)保管期限的影像檔案進(jìn)行復(fù)查，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）保管期限劃分1.永久保管反映學(xué)校重大歷史事件、重要活動(dòng)、重要人物等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和紀(jì)念意義的影像檔案。2.長(zhǎng)期保管保存期限為30年至50年的影像檔案，主要包括學(xué)校重要教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的記錄，以及具有一定歷史價(jià)值的師生文化活動(dòng)影像等。3.短期保管保存期限為10年至30年的影像檔案，如一般性的教學(xué)、科研、管理活動(dòng)影像，以及近期形成的具有一定參考價(jià)值的影像資料。（五）鑒定結(jié)果處理1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定具有保存價(jià)值的影像檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和保管。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的影像檔案，應(yīng)填寫(xiě)銷毀清單，報(bào)經(jīng)學(xué)校檔案鑒定委員會(huì)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、影像檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的影像檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防磁等條件，確保影像檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、存儲(chǔ)柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.按照載體形式的不同，分別采取相應(yīng)的保管方式。照片檔案應(yīng)存放在照片檔案冊(cè)或檔案袋中，底片檔案應(yīng)存放在底片袋中，錄像帶、錄音帶等應(yīng)存放在專門(mén)的存儲(chǔ)盒中，數(shù)字影像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。2.對(duì)不同保管期限的影像檔案應(yīng)分區(qū)存放，便于管理和查找。（三）保管要求1.建立影像檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。2.定期對(duì)影像檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)存儲(chǔ)數(shù)字影像檔案的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制影像檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。七、影像檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則影像檔案的利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)學(xué)校中心工作原則優(yōu)先滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作對(duì)影像檔案的利用需求。3.方便快捷原則建立高效的利用服務(wù)機(jī)制，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門(mén)查閱影像檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱影像檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。3.出具證明檔案管理部門(mén)可根據(jù)利用者的需求，為其出具影像檔案的證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.數(shù)字化利用通過(guò)校園網(wǎng)等平臺(tái)，為師生員工提供影像檔案的數(shù)字化在線利用服務(wù)，方便快捷地滿足利用需求。（三）利用審批1.校內(nèi)各部門(mén)、各單位因工作需要利用影像檔案的，應(yīng)填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.校外單位或個(gè)人利用學(xué)校影像檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可利用。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)影像檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱的檔案內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。八、影像檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化規(guī)劃1.學(xué)校應(yīng)制定影像檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，明確數(shù)字化的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和技術(shù)要求。2.根據(jù)學(xué)校影像檔案的存量和增量情況，合理安排數(shù)字化工作進(jìn)度，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成重要影像檔案的數(shù)字化任務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理對(duì)擬數(shù)字化的影像檔案進(jìn)行整理，確保檔案的質(zhì)量符合數(shù)字化要求。2.掃描或錄制采用專業(yè)的掃描設(shè)備或錄制設(shè)備，將影像檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案載體和利用需求確定，一般不低于300dpi。3.圖像處理對(duì)掃描或錄制后的數(shù)字影像進(jìn)行去污、裁剪、調(diào)整亮度對(duì)比度等圖像處理，提高影像的清晰度和可讀性。4.數(shù)據(jù)掛接將處理后的數(shù)字影像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。5.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化后的影像檔案存儲(chǔ)在安全可靠