活體采購管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活體采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的活體質(zhì)量符合公司需求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及活體采購的活動，包括但不限于用于生產(chǎn)、養(yǎng)殖、實驗等用途的動物采購。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量優(yōu)良、健康無疫病的活體，從源頭上保障公司相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展。3.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。4.效益原則：在保證活體質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃制定1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及庫存情況，提前制定活體采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購活體的種類、數(shù)量、規(guī)格、用途、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門應(yīng)對各需求部門提交的采購計劃進(jìn)行匯總、分析和平衡，結(jié)合公司整體資源狀況，形成公司年度、季度和月度活體采購計劃。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)依據(jù)采購計劃，協(xié)同財務(wù)部門編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋采購活體的價格、運(yùn)輸費(fèi)用、檢疫費(fèi)用、保險費(fèi)用等各項支出。2.在編制采購預(yù)算時，應(yīng)充分考慮市場價格波動因素，合理預(yù)估采購成本，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。采購預(yù)算需經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立活體供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和篩選，選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、生產(chǎn)或經(jīng)營狀況穩(wěn)定、具備相應(yīng)養(yǎng)殖或供應(yīng)能力的供應(yīng)商作為潛在合作對象。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的養(yǎng)殖環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、養(yǎng)殖技術(shù)、疫病防控措施、動物健康狀況、售后服務(wù)等方面。實地考察結(jié)束后，形成考察報告，作為是否選擇該供應(yīng)商的重要依據(jù)。4.對于符合要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括活體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估周期原則上為每半年一次。評估內(nèi)容包括活體質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)質(zhì)量、價格合理性等方面。2.采購部門應(yīng)收集各需求部門對供應(yīng)商提供活體的反饋意見，結(jié)合自身對供應(yīng)商的考察情況，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分。對于評分較低的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能有效整改，采購部門應(yīng)考慮暫?；蚪K止與其合作。3.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商信息庫進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊伍的整體質(zhì)量。四、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計劃，填寫活體采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購活體的種類、數(shù)量、規(guī)格、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請表提交至采購部門后，采購部門應(yīng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購申請是否在已批準(zhǔn)的采購計劃范圍內(nèi)、采購需求的合理性等。如審核通過，采購部門將采購申請表轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；如審核不通過，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因并要求其修改完善采購申請。（二）采購詢價1.采購部門根據(jù)采購申請表的內(nèi)容，向已選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價函。詢價函應(yīng)明確采購活體的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.供應(yīng)商應(yīng)在收到詢價函后，按照要求進(jìn)行報價。報價內(nèi)容應(yīng)包括活體單價、總價、運(yùn)輸費(fèi)用、檢疫費(fèi)用、保險費(fèi)用、交貨方式、付款方式等詳細(xì)信息。3.采購部門收到供應(yīng)商的報價后，應(yīng)對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和比較，分析價格差異及原因。如發(fā)現(xiàn)報價存在明顯不合理情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其作出合理說明或調(diào)整報價。（三）采購談判1.在對各供應(yīng)商報價進(jìn)行綜合比較后，采購部門應(yīng)選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)至少有兩名采購人員參與，并做好談判記錄。2.采購談判的主要內(nèi)容包括活體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等方面。采購人員應(yīng)在談判過程中堅持公司利益，爭取有利的采購條件。3.通過采購談判，雙方達(dá)成一致意見后，應(yīng)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細(xì)明確、具有可操作性。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分別發(fā)送至需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。各部門應(yīng)按照合同約定履行各自職責(zé)。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付活體。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.在活體交付前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好接收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)活體接收，并對活體的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)活體存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）付款結(jié)算1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款結(jié)算時，財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.如因特殊情況需要變更付款方式或時間，采購部門應(yīng)提前與財務(wù)部門溝通，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。五、活體質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.公司應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的活體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。活體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括動物的品種、年齡、體重、健康狀況、外觀特征、疫病檢測指標(biāo)等方面的具體要求。2.活體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定，并作為供應(yīng)商交付活體的質(zhì)量依據(jù)。（二）檢疫檢驗1.采購的活體必須具備合法有效的檢疫證明。供應(yīng)商應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對所供應(yīng)的活體進(jìn)行檢疫檢驗，并提供相應(yīng)的檢疫檢驗報告。2.在活體到貨后，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)對活體進(jìn)行再次檢疫檢驗。檢疫檢驗內(nèi)容包括動物的健康狀況、疫病檢測等方面。如發(fā)現(xiàn)活體存在疫病或其他質(zhì)量問題，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)禁不合格活體進(jìn)入公司。（三）運(yùn)輸過程質(zhì)量保障1.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商采取適當(dāng)?shù)倪\(yùn)輸方式和措施，確?；铙w在運(yùn)輸過程中的安全和質(zhì)量。運(yùn)輸工具應(yīng)具備良好的通風(fēng)、保暖、保濕等條件，避免活體在運(yùn)輸過程中受到擠壓、碰撞、驚嚇等不良影響。2.在運(yùn)輸過程中，應(yīng)根據(jù)活體的種類和特性，合理安排運(yùn)輸時間和路線，盡量減少運(yùn)輸時間，降低運(yùn)輸風(fēng)險。同時，應(yīng)做好運(yùn)輸過程中的記錄工作，包括運(yùn)輸時間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸溫度等信息，以便追溯和查詢。六、信息管理（一）采購信息記錄1.采購部門應(yīng)建立完善的活體采購信息記錄制度，對采購活動的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。采購信息記錄應(yīng)包括采購計劃、采購申請、詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、付款記錄等相關(guān)文件和資料。2.采購信息記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。保存期限應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定的要求，以便日后查詢和審計。（二）數(shù)據(jù)分析與利用1.采購部門應(yīng)定期對采購信息進(jìn)行分析和總結(jié)，通過數(shù)據(jù)分析了解采購活動的規(guī)律和趨勢，評估采購績效，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。2.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，采購部門應(yīng)提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程，提高采購管理水平。同時，采購部門應(yīng)將分析結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對活體采購管理工作的監(jiān)督檢查。內(nèi)部監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、活體質(zhì)量控制、供應(yīng)商管理等方面進(jìn)行檢查。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。對違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）