印章風(fēng)險備案管理辦法一、引言印章作為公司/組織在各類業(yè)務(wù)活動中具有法律效力的重要工具，其使用與管理直接關(guān)系到公司/組織的合法權(quán)益和運營安全。為了加強印章風(fēng)險防控，規(guī)范印章備案管理工作，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本管理辦法。希望大家認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守，共同維護公司/組織的正常運營秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及印章使用的部門、崗位及人員。三、印章分類及定義1.公章：代表公司/組織對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高法律效力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章，明確合同的法律效力。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法人章：代表法人行使職權(quán)的印章。5.部門章：各部門為開展特定業(yè)務(wù)而使用的印章，僅在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有效。6.其他專用章：根據(jù)公司/組織實際業(yè)務(wù)需求設(shè)定的，用于特定事項的印章。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制因工作需要刻制印章時，需由使用部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。申請經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，統(tǒng)一由行政管理部門負責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制?？讨茊挝槐仨殗栏癜凑諊蚁嚓P(guān)規(guī)定和公司/組織要求進行印章制作，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門和人員進行驗收。驗收合格的印章，填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍、保管人等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后正式啟用。印章啟用后，行政管理部門應(yīng)將印章印模留存?zhèn)浒?，并在公?組織內(nèi)部進行公告，告知全體員工印章啟用相關(guān)信息。五、印章的保管1.保管原則實行專人專管制度，確保每枚印章都有明確的保管責(zé)任人。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴格遵守印章保管規(guī)定。2.保管方式公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等重要印章應(yīng)存放于保險柜或?qū)ｉT的印章保管設(shè)施內(nèi)，確保安全。部門章及其他專用章可根據(jù)實際情況，由部門指定專人妥善保管，但需確保存放安全，防止丟失或被盜用。3.保管人員職責(zé)負責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，無遺失、損壞等情況。嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，對每一次印章使用進行詳細登記。定期檢查印章保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。未經(jīng)批準，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織使用。六、印章的使用1.使用流程申請：使用部門或人員填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息。審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，按照公司/組織規(guī)定的審批流程進行審批。審批人應(yīng)認真審核用印申請，確保用印事項合法合規(guī)。用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員在用印前應(yīng)再次核對用印申請與用印文件內(nèi)容是否一致，無誤后方可用印。用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，用印位置準確。登記：用印完成后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、審批人等信息，并由用印人簽字確認。2.禁止使用情況未經(jīng)審批的任何文件、合同、協(xié)議等不得使用印章?？瞻准垙?、介紹信、授權(quán)委托書等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的，必須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并在使用后及時收回核銷。涉及違法違規(guī)、損害公司/組織利益的事項不得使用印章。七、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司/組織名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。印章停用后，行政管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并收回印章。2.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，由行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意。銷毀印章時，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法利用。印章銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。八、印章風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.監(jiān)控機制建立印章使用監(jiān)控系統(tǒng)，對印章的使用情況進行實時跟蹤和記錄。定期對印章使用記錄進行檢查和分析，重點關(guān)注印章使用頻率、使用范圍、審批流程等方面的異常情況。行政管理部門應(yīng)定期與財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門進行溝通，了解印章使用過程中可能存在的風(fēng)險隱患。2.預(yù)警措施當(dāng)發(fā)現(xiàn)印章使用存在風(fēng)險隱患時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門和人員注意。對于預(yù)警信息，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時進行核實和處理，采取有效措施消除風(fēng)險隱患。對印章風(fēng)險預(yù)警情況進行定期總結(jié)和分析，不斷完善印章風(fēng)險防控機制。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門定期對印章管理情況進行審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性等。行政管理部門應(yīng)定期對印章保管和使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部檢查積極配合上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等的檢查工作，如實提供印章管理相關(guān)資料和信息。根據(jù)外部檢查意見和建議，及時完善印章管理工作，提高印章管理水平。十、責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、違規(guī)保管印章、未按審批程序用印等行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.因印章管理不善給公司/組織造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究