印務(wù)公司合同管理辦法一、總則1.目的為加強印務(wù)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于印刷業(yè)務(wù)合同、原材料采購合同、設(shè)備租賃合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、誠實守信、公平公正、全面履行的原則。在簽訂和履行合同過程中，要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性和有效性。二、合同管理職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的法律審核，對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議；參與重大合同的談判、起草和簽訂工作；處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作；負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)合同資料的收集、整理和歸檔工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，對合同的付款方式、結(jié)算周期、費用標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查；負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，監(jiān)督合同款項的執(zhí)行情況；參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的支持和建議。2.各部門之間的協(xié)作與溝通各部門應(yīng)密切協(xié)作，相互配合，共同做好合同管理工作。在合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同草案提交法務(wù)部門和財務(wù)部門進(jìn)行審核，征求意見和建議；法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門通報合同執(zhí)行情況，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時辦理款項收付手續(xù)；如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與法務(wù)部門溝通，共同研究解決方案，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并附上相關(guān)背景資料和可行性分析報告。合同起草：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，根據(jù)合同立項申請的要求，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。在起草合同過程中，應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險，確保合同條款符合公司的經(jīng)營策略和管理要求。合同審核：合同草案起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同草案提交法務(wù)部門和財務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同條款的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險；財務(wù)部門主要審核合同的財務(wù)條款，是否符合公司的財務(wù)管理制度和資金安排。審核部門應(yīng)在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。合同審批：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見，對合同草案進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險程度等因素，進(jìn)行全面、審慎的審批。對于重大合同，應(yīng)提交公司董事會或總經(jīng)理辦公會進(jìn)行審議。合同簽訂：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的主體資格合法有效，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。2.合同簽訂注意事項主體資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，確保對方當(dāng)事人具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保合同雙方的權(quán)利義務(wù)明確。合同形式審查：合同應(yīng)采用書面形式簽訂，合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言。對于涉及金額較大或重要的合同，應(yīng)采用正式的合同文本，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章手續(xù)審查：合同簽字蓋章手續(xù)應(yīng)齊全，簽字人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)。在簽訂合同前，應(yīng)核實簽字人的身份和授權(quán)情況，確保合同簽字蓋章的真實性和有效性。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤工作，應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、交付時間、質(zhì)量驗收、款項收付等信息。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，及時了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行或部分無法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并采取相應(yīng)的措施減少損失。2.合同變更管理合同履行過程中，如需要對合同條款進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間等信息，并經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章確認(rèn)。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案，并按照變更后的合同條款履行合同。3.合同終止管理合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)的終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，包括合同文本、往來信函、交付憑證、驗收報告等，并將資料整理歸檔。對于合同終止后的款項結(jié)算和清理工作，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和公司財務(wù)管理制度進(jìn)行辦理。如因合同終止給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估法務(wù)部門應(yīng)定期對公司簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析合同可能存在的風(fēng)險點，如法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險等，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險識別與評估的結(jié)果，法務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險得到有效控制。2.風(fēng)險防范措施加強合同審核：法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同審核流程，對合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致的審核，確保合同條款的合法性、合規(guī)性和完整性，避免合同風(fēng)險。建立信用檔案：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立對方當(dāng)事人的信用檔案，對對方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行跟蹤評估，及時發(fā)現(xiàn)和防范信用風(fēng)險。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。加強合同履行監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強合同履行過程的監(jiān)督管理，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保合同的順利履行。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。提高員工風(fēng)險意識：公司應(yīng)加強對員工的合同風(fēng)險管理培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險意識和法律意識，使員工在簽訂和履行合同過程中能夠自覺遵守法律法規(guī)和公司的合同管理制度，防范合同風(fēng)險。六、合同檔案管理1.檔案收集與整理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時將相關(guān)的合同資料收集齊全，包括合同文本、往來信函、交付憑證、驗收報告、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對收集到的合同資料進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類歸檔，確保合同檔案的整齊、規(guī)范。2.檔案保管與查閱公司應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，確保檔案的安全、完整。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同檔案室查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案的，應(yīng)經(jīng)合同檔案室管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，如需銷毀的，業(yè)務(wù)部