技術文檔規(guī)范性管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術文檔的規(guī)范性管理，確保技術文檔的準確性、完整性和可追溯性，提高公司技術管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術文檔編制、審核、批準、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：技術文檔應符合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的規(guī)定和要求，采用統(tǒng)一的格式、術語和編碼規(guī)則。2.準確性原則：技術文檔所記錄的信息應真實、準確、可靠，能夠反映技術活動的實際情況。3.完整性原則：技術文檔應涵蓋技術項目從策劃到實施、驗收等全過程的相關信息，確保文檔內(nèi)容完整無缺。4.可追溯性原則：技術文檔應具備清晰的標識和索引，便于查詢和追溯技術活動的歷史記錄。二、技術文檔分類與編號（一）技術文檔分類1.項目文檔：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)報告等，記錄項目的整體規(guī)劃、實施過程和結(jié)果。2.設計文檔：如產(chǎn)品設計圖紙、技術方案、工藝流程設計等，用于指導產(chǎn)品的開發(fā)和生產(chǎn)。3.測試文檔：測試計劃、測試用例、測試報告等，對產(chǎn)品或系統(tǒng)的功能、性能等進行測試和驗證。4.技術標準與規(guī)范：公司內(nèi)部制定的技術標準、行業(yè)通用規(guī)范以及引用的外部標準等。5.操作手冊與維護手冊：針對產(chǎn)品或系統(tǒng)的操作指南、維護說明等，幫助用戶正確使用和維護技術產(chǎn)品。（二）編號規(guī)則1.技術文檔編號采用層次結(jié)構(gòu)，由文檔類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.文檔類別代碼：根據(jù)上述文檔分類，分別用不同的字母表示，如項目文檔用“P”表示，設計文檔用“D”表示等。3.年份代碼：取文檔編制年份的后兩位數(shù)字，如2023年編制的文檔，年份代碼為“23”。4.順序號：按照文檔編制的先后順序依次編號，從001開始。例如，一份2023年編制的項目立項報告，編號為“P23001”。三、技術文檔編制要求（一）內(nèi)容要求1.技術文檔應內(nèi)容完整，邏輯清晰，語言準確。應包含技術活動的目的、背景、方法、過程和結(jié)果等關鍵信息。2.對于涉及技術原理、算法、公式等內(nèi)容，應詳細準確地表述，必要時輔以圖表、示例進行說明。3.引用的數(shù)據(jù)應準確可靠，注明數(shù)據(jù)來源。（二）格式要求1.頁面設置：統(tǒng)一采用A4紙，頁邊距上下左右各為2.5cm。2.字體字號：標題一般采用二號黑體，正文采用小四號宋體，圖表中的文字根據(jù)實際情況合理設置。3.段落格式：段落首行縮進2個字符，行距一般為1.5倍行距。4.編號與排版：文檔中的章節(jié)標題應按照層次進行編號，如“1.”“1.1”“1.1.1”等，編號應與內(nèi)容層次相對應，排版整齊美觀。（三）圖表要求1.圖表應具有明確的標題和編號，標題應簡潔明了，能夠準確反映圖表的內(nèi)容。2.圖表內(nèi)容應清晰可讀，數(shù)據(jù)準確無誤。圖表中的線條應清晰，符號、標注應規(guī)范統(tǒng)一。3.對于復雜的圖表，應在圖表下方或旁邊進行必要的解釋說明，以便讀者理解。四、技術文檔審核與批準（一）審核流程1.技術文檔編制完成后，編制人員應首先進行自審，檢查文檔內(nèi)容的準確性、完整性和格式規(guī)范性等。2.自審通過后，將文檔提交給部門負責人進行初審。部門負責人應從技術內(nèi)容的合理性、與部門工作的關聯(lián)性等方面進行審核，并提出修改意見。3.初審通過的文檔，由部門負責人提交給相關技術專家或跨部門審核小組進行審核。審核人員應從專業(yè)技術角度對文檔進行全面審查，提出詳細的審核意見。（二）批準流程1.經(jīng)審核通過的技術文檔，由文檔編制部門負責人簽字確認后，提交給公司分管領導進行批準。2.公司分管領導應對文檔的整體質(zhì)量、對公司業(yè)務的影響等方面進行綜合評估，批準后方可生效。（三）審核與批準記錄1.建立技術文檔審核與批準記錄臺賬，詳細記錄文檔名稱、編制人員、審核人員、審核意見、批準人員等信息。2.審核與批準記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。五、技術文檔存儲與管理（一）存儲方式1.技術文檔應采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.紙質(zhì)文檔應分類存放于專用的文件柜中，確保存放整齊有序，便于查找。（二）存儲期限1.一般技術文檔的存儲期限為[X]年，重要的技術文檔（如涉及公司核心技術、關鍵項目等）存儲期限為[X]年。2.存儲期限自文檔批準之日起計算。超過存儲期限的文檔，應按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔處理。（三）文檔檢索與借閱1.建立完善的技術文檔檢索系統(tǒng)，確保能夠快速準確地查找所需文檔。電子文檔應按照分類和編號進行索引，紙質(zhì)文檔應建立目錄索引。2.因工作需要借閱技術文檔的，應填寫借閱申請表，注明借閱文檔名稱、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自修改、復制、傳播文檔內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應及時歸還文檔。六、技術文檔使用與變更（一）使用規(guī)范1.技術文檔僅供公司內(nèi)部人員在工作范圍內(nèi)使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得向外部單位或個人提供技術文檔。2.使用技術文檔時，應嚴格按照文檔規(guī)定的內(nèi)容和要求進行操作，不得擅自更改文檔內(nèi)容。（二）變更管理1.如因技術改進、業(yè)務發(fā)展等原因需要對已批準的技術文檔進行變更，應填寫技術文檔變更申請表，詳細說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍等。2.變更申請表經(jīng)原審核人員和批準人員審核批準后，由文檔編制人員進行變更操作。變更后的文檔應重新進行審核和批準，并按照本制度的要求進行存儲和管理。3.對于技術文檔的變更，應做好記錄，包括變更日期、變更內(nèi)容、變更原因、審核批準情況等，以便追溯和查詢。七、技術文檔安全與保密（一）安全管理1.加強技術文檔存儲設備的安全管理，采取必要的安全防護措施，如設置訪問密碼、安裝殺毒軟件等，防止文檔數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。2.定期對技術文檔存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（二）保密管理1.明確技術文檔的保密級別，對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的文檔，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.接觸和處理技術文檔的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾保守文檔中的秘密信息。3.在技術文檔的存儲、傳輸、使用過