造價公司資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料室的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的資料管理，包括但不限于工程圖紙、造價文件、合同協(xié)議、技術(shù)規(guī)范、往來函件等各類紙質(zhì)及電子資料。（三）管理原則1.集中管理原則：公司資料室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、保管和提供利用各類資料，避免資料分散、丟失或重復(fù)建設(shè)。2.規(guī)范有序原則：資料的分類、編號、存儲等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保資料管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，保障資料的安全，防止資料泄露、篡改或丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料檢索、借閱和歸還的效率，滿足公司業(yè)務(wù)開展的需要。二、資料室職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集公司在造價業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類資料，包括項目前期文件、設(shè)計變更資料、工程計量與計價文件、招投標(biāo)文件、合同文本等。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)，及時收集與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、市場信息等外部資料。3.定期與公司各部門溝通協(xié)調(diào)，確保資料的及時、完整收集。（二）資料整理1.按照資料的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類整理，編制清晰的目錄索引，便于查找和使用。2.對紙質(zhì)資料進(jìn)行編號、裝訂，確保資料的整齊、規(guī)范；對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立電子文檔目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對資料進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的資料及時反饋相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）資料保管1.建立資料室檔案存儲設(shè)施，確保資料存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對紙質(zhì)資料和電子資料分別進(jìn)行妥善保管，定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對資料的數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格限制非資料室管理人員進(jìn)入資料室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)資料室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（四）資料借閱1.制定資料借閱流程和審批制度，明確借閱范圍、借閱期限、借閱手續(xù)等。2.對內(nèi)部人員借閱資料，根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.對外單位借閱資料，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，按照規(guī)定的借閱期限和要求歸還資料。4.資料借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）資料利用1.積極為公司各部門提供資料查詢、借閱等服務(wù)，滿足業(yè)務(wù)工作對資料的需求。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對資料進(jìn)行分析、整理和研究，為公司決策提供參考依據(jù)。3.定期對資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，評估資料的價值和利用效果，不斷改進(jìn)資料管理工作。（六）資料銷毀1.對已失去保存價值的資料，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.編制資料銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀，并做好銷毀記錄。3.資料銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格保密，防止資料泄露。三、資料分類與編號（一）資料分類1.工程前期資料：包括項目立項文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計資料：工程初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、圖紙會審記錄等。3.造價文件：投資估算書、設(shè)計概算書、施工圖預(yù)算書、工程結(jié)算書、招標(biāo)控制價、投標(biāo)報價文件等。4.合同協(xié)議：工程勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。5.技術(shù)規(guī)范：國家和地方現(xiàn)行的工程建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等。6.往來函件：與建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等之間的業(yè)務(wù)往來信函、會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等。7.其他資料：與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)資料、調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)信息等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，例如：2023GQ001，表示2023年工程前期資料中的第1份文件。2.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如工程前期資料用“GQ”表示，設(shè)計資料用“SJ”表示，造價文件用“ZJ”表示，合同協(xié)議用“HT”表示，技術(shù)規(guī)范用“JF”表示，往來函件用“WL”表示，其他資料用“QT”表示。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從001開始。四、資料收集與歸檔（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料收集人員應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進(jìn)行初步整理，填寫資料清單，注明資料名稱、來源、形成時間等信息。3.對于重要資料或涉及多個部門的資料，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同收集，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）歸檔流程1.資料收集人員將整理好的資料清單提交給資料室，資料室管理人員對資料進(jìn)行審核，核對資料的完整性、準(zhǔn)確性和編號是否符合要求。2.審核通過的資料，資料室管理人員按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類存放，并在資料管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案。3.對于紙質(zhì)資料，資料室管理人員應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，編制目錄索引，放入相應(yīng)的檔案柜中；對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立與紙質(zhì)資料相對應(yīng)的電子文檔目錄結(jié)構(gòu)。（三）特殊資料處理1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他敏感信息的資料，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行特殊標(biāo)識和管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。2.對于重要資料的原始件，應(yīng)妥善保管，確因工作需要使用原件的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，使用后及時歸還。3.對于電子資料中的圖紙、文檔等，應(yīng)確保其格式的通用性和兼容性，以便于查閱和使用。五、資料保管與存儲（一）保管環(huán)境1.資料室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、書架、密集架、除濕機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)備等，確保資料存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案庫房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、蟲害等對資料造成損害。（二）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照類別、年份、編號順序進(jìn)行存放，采用檔案柜或密集架進(jìn)行保管，便于查找和取用。2.電子資料應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類存儲，建立電子文檔目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份存儲。備份存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對于重要資料或頻繁使用的資料，可建立副本或索引，以便于快速查找和使用。（三）資料標(biāo)識1.在資料的封面、扉頁或顯著位置標(biāo)注資料編號、名稱、類別、年份、保管期限等信息，便于識別和管理。2.對于電子資料，應(yīng)在文件名、文件夾名稱中體現(xiàn)資料編號、名稱、類別等關(guān)鍵信息，確保電子文檔的命名規(guī)范和一致性。（四）資料清查1.資料室管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對資料的數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清查盤點(diǎn)應(yīng)填寫清查盤點(diǎn)表，記錄資料的實(shí)際情況與系統(tǒng)記錄的差異，并分析原因，提出改進(jìn)措施。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的丟失、損壞或過期資料，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，并在資料管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄調(diào)整。六、資料借閱與歸還（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與本人業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。2.外單位因工作需要借閱公司資料的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱流程1.內(nèi)部人員借閱資料，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、編號、借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資料室負(fù)責(zé)人審批。2.資料室負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，在借閱申請表上簽字批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，登記借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.外單位借閱資料，需填寫借閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料室負(fù)責(zé)人與借閱單位簽訂保密協(xié)議，并辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料或涉及公司核心業(yè)務(wù)的資料，借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前向資料室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。2.歸還資料時，借閱人員應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)照價賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.資料室管理人員在收到歸還資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后在借閱登記本上注銷借閱記錄。七、資料利用與共享（一）利用方式1.資料室應(yīng)積極為公司各部門提供資料查詢、借閱等服務(wù)，滿足業(yè)務(wù)工作對資料的需求。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對資料進(jìn)行分析、整理和研究，為公司決策提供參考依據(jù)。例如，通過對歷史造價數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)造價指標(biāo)和變化規(guī)律，為新項目的造價估算提供參考；對市場價格信息進(jìn)行收集和整理，為公司制定合理的材料設(shè)備采購價格提供依據(jù)。3.定期組織資料利用培訓(xùn)和交流活動，提高公司員工對資料的利用能力和水平。例如，舉辦造價文件編制培訓(xùn)，講解相關(guān)規(guī)范和技巧，同時分享優(yōu)秀的造價案例，促進(jìn)員工之間的學(xué)習(xí)和交流。（二）共享機(jī)制1.建立公司內(nèi)部資料共享平臺，實(shí)現(xiàn)部分資料的在線查詢和共享。資料室管理人員應(yīng)定期將更新后的資料上傳至共享平臺，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于涉及多個部門或項目的資料，資料室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，確定合理的共享范圍和權(quán)限，確保資料的安全和有效利用。例如，對于某大型項目的造價文件，相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要在共享平臺上查閱，但不得隨意下載或傳播。3.鼓勵公司員工之間相互交流和共享資料，但應(yīng)遵循公司的保密制度和資料管理規(guī)定，不得將資料用于非工作目的或泄露給外部單位。八、資料安全與保密（一）安全措施1.資料室應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對資料存儲環(huán)境、設(shè)備設(shè)施的安全管理，確保資料的安全存放。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對資料室的出入情況和內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入資料室。3.定期對資料存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致資料丟失或損壞。4.制定資料備份計劃，定期對重要資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他敏感信息的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.資料室管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得泄露所管理資料的任何信息。3.限制非資料室管理人員進(jìn)入資料室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)資料室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。進(jìn)入資料室的人員應(yīng)遵守資料室的保密規(guī)定，不得在資料室內(nèi)進(jìn)行與工作無關(guān)的活動。4.對于涉及保密資料的借閱、使用和歸還，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行審批和管理，確保資料的安全和保密。（三）違規(guī)處理1.對于違反資料安全與保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.若因違反資料安全與保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。九、資料信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理，包括資料的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的用戶界面和操作流程，方便資料室管理人員和公司員工使用。3.定期對資料管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，提高資料管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料室管理人員應(yīng)及時將新收集的資料錄入資料管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。2.對已錄入系統(tǒng)的資料進(jìn)行定期維護(hù)，包括更新資料的相關(guān)信息、檢查數(shù)據(jù)的完整性等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際資料一致。3.建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對錄入系統(tǒng)的資料進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。對于審核不通過的資料，及時反饋相