物業(yè)公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各下屬項(xiàng)目管理處的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，定期向檔案室移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等文件材料。4.公司與業(yè)主、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。5.公司工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、工程圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.公司設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維修等過(guò)程中形成的文件材料，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、設(shè)備維修記錄等。7.公司員工的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。8.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。9.公司行政事務(wù)檔案，包括會(huì)議紀(jì)要、文件收發(fā)記錄、辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄等。10.公司客戶服務(wù)檔案，包括業(yè)主投訴記錄、回訪記錄、滿意度調(diào)查等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的文件材料，并定期整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、丟失重要文件材料。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和有效性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法，即先將檔案按年度分類，再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類，最后按保管期限分類。3.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，并填寫在文件材料首頁(yè)的右上角。4.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保檔案目錄準(zhǔn)確、完整。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、煙霧報(bào)警器、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查閱。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限、年度順序依次排列。2.檔案上架應(yīng)整齊有序，便于查找和利用，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的重要文件材料，公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件材料，公司與業(yè)主、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的重要合同、協(xié)議等文件材料，公司工程建設(shè)項(xiàng)目的重要文件材料，公司財(cái)務(wù)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料，公司與業(yè)主、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的一般合同、協(xié)議等文件材料，公司工程建設(shè)項(xiàng)目的一般性文件材料，公司設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維修等過(guò)程中形成的文件材料，公司員工的人事檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司行政事務(wù)檔案，公司客戶服務(wù)檔案等，保管期限為1年至5年。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織公司相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。（五）檔案的銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱人應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案查閱登記表》上簽字。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室借閱。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.外部單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案編號(hào)、題名、借閱人姓名、借閱期限等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案室申請(qǐng)。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.檔案室應(yīng)每年對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）檔案移交1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案，不得拖延或拒絕移交。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與檔案室工作人員進(jìn)行核對(duì)簽字。3.檔案室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)接收的檔案，確保檔案的齊全完整，并按照檔案整理要求進(jìn)行整理上架。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用，方便公司內(nèi)部人員和外部單位查閱檔案。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不泄露。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)公司重要檔案和常用檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或PDF。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用1.公司應(yīng)使