機(jī)關(guān)單位收發(fā)員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位收發(fā)工作的規(guī)范化、制度化管理，確保文件、資料、信函等收發(fā)工作的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)從事收發(fā)工作的所有人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保收發(fā)工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地處理各類收發(fā)文件，保障信息傳遞的暢通。3.保守機(jī)密，妥善保管各類文件資料，防止信息泄露。二、收發(fā)員職責(zé)（一）文件接收1.負(fù)責(zé)接收各類外來文件、信函、包裹等，核對數(shù)量、規(guī)格、收件人信息等，確保準(zhǔn)確無誤。2.對收到的文件進(jìn)行初步登記，記錄文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。3.及時(shí)將收到的文件送至相關(guān)部門或人員，并辦理簽收手續(xù)。（二）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的分發(fā)范圍和程序，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對于緊急文件，要優(yōu)先處理，確保及時(shí)送達(dá)。3.建立文件分發(fā)臺賬，記錄分發(fā)時(shí)間、收件部門、收件人等信息，便于查詢和追溯。（三）文件保管1.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位各類文件資料的保管工作，建立健全文件保管制度，確保文件安全。2.對重要文件和機(jī)密文件，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，設(shè)置專門的存放地點(diǎn)，實(shí)行專人專管。3.定期對文件進(jìn)行整理、歸檔，確保文件分類清晰、存放有序，便于查找和使用。（四）文件傳遞1.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部文件的傳遞工作，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)目的地。2.嚴(yán)格遵守文件傳遞流程，做好文件交接手續(xù)，防止文件丟失或損壞。3.對于需要傳遞到外部的文件，要按照規(guī)定的方式和渠道進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（五）郵件處理1.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位郵件的收發(fā)工作，包括掛號信、特快專遞、平信等。2.對收到的郵件進(jìn)行登記、分揀、投遞，確保郵件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人。3.及時(shí)處理退信、轉(zhuǎn)寄等郵件相關(guān)事宜，做好記錄和反饋工作。（六）信息反饋1.及時(shí)向相關(guān)部門或人員反饋文件收發(fā)過程中的異常情況，如文件丟失、損壞、延誤等。2.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)收發(fā)工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。三、收發(fā)工作流程（一）文件接收流程1.收發(fā)員收到外來文件后，首先檢查文件的外包裝是否完好，如有破損，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系。2.核對文件的數(shù)量、規(guī)格、收件人信息等，確保與文件清單一致。3.對文件進(jìn)行初步登記，記錄文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。4.在文件上加蓋“收文章”，注明收文日期。5.將文件送至相關(guān)部門或人員，并辦理簽收手續(xù)。簽收時(shí)，要核對收件人身份，確保文件簽收的準(zhǔn)確性。（二）文件分發(fā)流程1.收發(fā)員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定分發(fā)范圍和程序。2.將文件按照分發(fā)清單進(jìn)行分類整理，準(zhǔn)備分發(fā)。3.對于重要文件或機(jī)密文件，要單獨(dú)包裝，并注明保密級別。4.將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并辦理簽收手續(xù)。簽收時(shí)，要要求收件人在分發(fā)清單上簽字確認(rèn)。5.建立文件分發(fā)臺賬，記錄分發(fā)時(shí)間、收件部門、收件人等信息。（三）文件保管流程1.收發(fā)員對收到的文件進(jìn)行整理、分類，按照文件保管制度進(jìn)行存放。2.對于重要文件和機(jī)密文件，要存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，實(shí)行專人專管。3.定期對文件進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查文件的數(shù)量、完整性等情況，確保文件安全。4.按照檔案管理規(guī)定，定期對文件進(jìn)行歸檔，將文件移交檔案部門進(jìn)行長期保管。（四）文件傳遞流程1.收發(fā)員根據(jù)文件傳遞要求，選擇合適的傳遞方式和渠道。2.對于內(nèi)部文件傳遞，要填寫文件傳遞單，注明文件名稱、文號、傳遞部門、傳遞時(shí)間等信息。3.將文件傳遞單和文件一并交予傳遞人員，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，要核對文件數(shù)量、規(guī)格等信息，確保準(zhǔn)確無誤。4.對于外部文件傳遞，要按照規(guī)定的方式和渠道進(jìn)行郵寄或送達(dá)，并保留相關(guān)憑證。5.及時(shí)跟蹤文件傳遞情況，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（五）郵件處理流程1.收發(fā)員收到郵件后，首先檢查郵件的外包裝是否完好，如有破損，應(yīng)及時(shí)與郵政部門聯(lián)系。2.核對郵件的收件人信息，確保與機(jī)關(guān)單位地址和收件人一致。3.對郵件進(jìn)行登記，記錄郵件號碼、寄件人、收件人、郵件內(nèi)容等信息。4.根據(jù)郵件性質(zhì)和收件人信息，進(jìn)行分揀、投遞。對于掛號信、特快專遞等重要郵件，要要求收件人簽收，并做好記錄。5.及時(shí)處理退信、轉(zhuǎn)寄等郵件相關(guān)事宜，如聯(lián)系寄件人、重新投遞等。四、收發(fā)工作規(guī)范（一）文件登記規(guī)范1.登記內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)、密級等信息。2.登記字跡要清晰、工整，不得隨意涂改。3.登記時(shí)間要及時(shí)，確保文件信息的時(shí)效性。（二）文件分發(fā)規(guī)范1.分發(fā)文件要嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小分發(fā)范圍。2.分發(fā)文件時(shí)，要確保文件的準(zhǔn)確性和完整性，不得分發(fā)錯(cuò)誤或不完整的文件。3.對于重要文件或機(jī)密文件，要采取特殊的分發(fā)措施，確保文件安全。（三）文件保管規(guī)范1.保管文件要建立健全保管制度，設(shè)置專門的存放地點(diǎn)，實(shí)行專人專管。2.保管文件要分類清晰、存放有序，便于查找和使用。3.定期對文件進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查文件的數(shù)量、完整性等情況，確保文件安全。4.按照檔案管理規(guī)定，定期對文件進(jìn)行歸檔，將文件移交檔案部門進(jìn)行長期保管。（四）文件傳遞規(guī)范1.傳遞文件要選擇合適的傳遞方式和渠道，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。2.傳遞文件時(shí)，要填寫文件傳遞單，注明文件名稱、文號、傳遞部門、傳遞時(shí)間等信息。3.交接文件時(shí)，要核對文件數(shù)量、規(guī)格等信息，確保準(zhǔn)確無誤，并辦理交接手續(xù)。4.及時(shí)跟蹤文件傳遞情況，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（五）郵件處理規(guī)范1.處理郵件要嚴(yán)格按照郵政部門的規(guī)定進(jìn)行，確保郵件的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.分揀郵件時(shí)，要根據(jù)收件人信息進(jìn)行分類，確保郵件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人。3.投遞郵件時(shí)，要要求收件人簽收，并做好記錄。對于重要郵件，要采取特殊的投遞措施，確保郵件安全。4.及時(shí)處理退信、轉(zhuǎn)寄等郵件相關(guān)事宜，如聯(lián)系寄件人、重新投遞等。五、保密制度（一）保密原則收發(fā)員要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守機(jī)關(guān)單位的機(jī)密信息，確保文件資料的安全。（二）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等文件資料。2.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的重要文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。3.其他需要保密的信息。（三）保密措施1.設(shè)立專門的保密區(qū)域，存放機(jī)密文件資料。2.對機(jī)密文件資料實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制接觸人員。3.在文件資料的傳遞、保管、使用過程中，要采取加密、密封等措施，防止信息泄露。4.收發(fā)員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織收發(fā)員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高收發(fā)員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文件管理知識、保密知識、郵件處理知識等。3.鼓勵(lì)收發(fā)員參加相關(guān)的職業(yè)資格考試和培訓(xùn)課程，不斷提升自身素質(zhì)。（二）考核1.建立收發(fā)員考核制度，定期對收發(fā)員的工作表現(xiàn)進(jìn)行