物業(yè)公司資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司資料室的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司資料室的所有資料管理工作，包括但不限于文件、檔案、圖紙、報(bào)表、合同等各類(lèi)資料。（三）管理原則1.集中管理原則：資料室負(fù)責(zé)對(duì)公司各類(lèi)資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類(lèi)存放原則：按照資料的類(lèi)別、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。4.規(guī)范操作原則：資料的收集、整理、歸檔、借閱等操作應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)。二、資料室職責(zé)（一）資料收集與整理1.負(fù)責(zé)收集公司各部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)資料，包括但不限于日常工作文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行及時(shí)整理，分類(lèi)編號(hào)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）資料歸檔與存儲(chǔ)1.根據(jù)資料的分類(lèi)，將整理好的資料進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于快速查找。2.選擇合適的存儲(chǔ)方式和設(shè)備，確保資料的安全存儲(chǔ)，防止資料因存儲(chǔ)不當(dāng)而損壞。（三）資料借閱與使用1.制定資料借閱制度，明確借閱流程和權(quán)限，為公司內(nèi)部人員提供資料借閱服務(wù)。2.對(duì)借閱的資料進(jìn)行登記，跟蹤借閱情況，確保資料按時(shí)歸還。3.監(jiān)督借閱人員正確使用資料，防止資料丟失、損壞或泄露。（四）資料維護(hù)與更新1.定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和可讀性。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，及時(shí)更新資料內(nèi)容，保證資料的時(shí)效性。（五）資料安全管理1.建立健全資料安全管理制度，采取必要的安全防范措施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。三、資料收集（一）收集范圍1.公司各類(lèi)文件，包括上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示與批復(fù)等。2.各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等與會(huì)議相關(guān)的資料。4.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目資料等業(yè)務(wù)資料。5.員工檔案、培訓(xùn)資料、績(jī)效考核資料等人力資源相關(guān)資料。6.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算資料等財(cái)務(wù)資料。7.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確地提交到資料室。2.資料收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)在收集后及時(shí)進(jìn)行備份，防止資料丟失。四、資料整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照資料的性質(zhì)和用途，分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人力資源管理類(lèi)等。2.每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類(lèi)可分為文件、會(huì)議、檔案等小類(lèi)。3.對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。（二）整理方法1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)排序，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立資料目錄清單，注明資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、歸檔，確保資料的整齊、美觀和便于保存。五、資料歸檔（一）歸檔流程1.資料整理人員將整理好的資料提交給資料室管理人員。2.資料室管理人員按照歸檔要求對(duì)資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行歸檔。3.歸檔資料應(yīng)按照分類(lèi)順序存放在相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案索引。（二）歸檔期限1.各類(lèi)文件應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.合同協(xié)議等重要業(yè)務(wù)資料應(yīng)在簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.年度工作總結(jié)、報(bào)表等資料應(yīng)在次年的[X]月[X]日前歸檔。六、資料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、電子檔案存儲(chǔ)或兩者相結(jié)合。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.避免資料受到陽(yáng)光直射、潮濕、灰塵等因素的影響。七、資料借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要可借閱資料室的資料，但必須經(jīng)過(guò)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密的資料，借閱人必須經(jīng)過(guò)公司保密委員會(huì)的批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交資料室管理人員。3.資料室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向資料室管理人員申請(qǐng)。2.涉及公司機(jī)密的資料，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時(shí)，資料室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、資料使用（一）使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人。2.在使用資料過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)資料的安全和機(jī)密性，不得泄露資料內(nèi)容。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料室，不得隨意丟棄或留置在個(gè)人手中。（二）使用記錄1.資料室管理人員應(yīng)對(duì)資料的使用情況進(jìn)行記錄，包括借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、使用目的等信息。2.定期對(duì)資料使用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以便了解資料的使用頻率和需求情況，為資料管理工作提供參考。九、資料維護(hù)與更新（一）定期檢查1.資料室管理人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、可讀性、存儲(chǔ)狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的資料、更新過(guò)期的資料等。（二）更新維護(hù)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行更新和維護(hù)，確保資料的時(shí)效性和實(shí)用性。2.對(duì)新產(chǎn)生的資料，應(yīng)按照本制度的要求及時(shí)進(jìn)行收集、整理、歸檔。十、資料安全管理（一）安全措施1.資料室應(yīng)安裝必要的安全設(shè)備，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。2.資料室應(yīng)制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范意識(shí)教育。3.對(duì)進(jìn)入資料室的人員進(jìn)行登記和管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入資料室。（二）保密管理1.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密級(jí)別和保密范圍。2.與接觸機(jī)密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)機(jī)密資料的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，防止機(jī)密資料泄露。十一、資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因不再使用的資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于無(wú)效或錯(cuò)誤的資料。（二）銷(xiāo)毀流程1.資料室管理人員根據(jù)銷(xiāo)毀范圍，定期清理資料，列出擬銷(xiāo)毀資料清單。2