某客運(yùn)公司檔案管理制度總則制定目的為加強(qiáng)本客運(yùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的程序和方法進(jìn)行操作，確保檔案質(zhì)量。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.在工作中積極配合綜合管理部門開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.積極開(kāi)展檔案信息化工作，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門和外部單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理的意見(jiàn)和建議。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：公司各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：客運(yùn)業(yè)務(wù)合同、運(yùn)輸計(jì)劃、調(diào)度指令、車輛運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、票務(wù)資料等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料等。5.技術(shù)管理類：車輛技術(shù)檔案、維修記錄、設(shè)備臺(tái)賬、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等。6.人力資源管理類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)資料。7.其他類：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、重大事件記錄、對(duì)外宣傳資料等。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得拖延、遺漏或隱匿檔案。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)優(yōu)先收集整理。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)。整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類等。每一類再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙張破損、規(guī)格不一或易散失的檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案原件。檔案的保管保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要和珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃易爆物品等。電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、備份、安全保密等功能。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，確保電子檔案的規(guī)范性和完整性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：綜合考慮檔案的形成背景、利用情況、保管狀況等因素，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為10年的檔案：主要是在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明“已銷毀”字樣，并永久保存銷毀記錄。檔案的利用利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，積極為公司內(nèi)部各部門和員工提供檔案利用服務(wù)，滿足其工作需求。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門和員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還日期等。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案的統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制的次數(shù)、人次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫(kù)房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案完好率、破損率等。統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度。2.實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄檔案的收集、整理、保管、利