商學(xué)院培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商學(xué)院培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在教學(xué)、管理、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商學(xué)院開(kāi)展的各類培訓(xùn)項(xiàng)目所涉及的檔案管理工作，包括但不限于企業(yè)內(nèi)訓(xùn)、公開(kāi)課程、定制培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到評(píng)估的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案資料齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。4.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密、學(xué)員隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)項(xiàng)目策劃階段檔案1.培訓(xùn)需求調(diào)研調(diào)研方案：包括調(diào)研目的、對(duì)象、方法、內(nèi)容等。調(diào)研問(wèn)卷：原始問(wèn)卷及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。訪談?dòng)涗洠号c相關(guān)部門、人員的訪談內(nèi)容。需求分析報(bào)告：對(duì)培訓(xùn)需求的綜合分析和結(jié)論。2.培訓(xùn)項(xiàng)目立項(xiàng)立項(xiàng)申請(qǐng)：包括培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、預(yù)算等。審批文件：項(xiàng)目立項(xiàng)的審批意見(jiàn)和結(jié)果。（二）培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施階段檔案1.培訓(xùn)方案培訓(xùn)課程安排：課程名稱、內(nèi)容、授課教師、時(shí)間、地點(diǎn)等。培訓(xùn)教材：自編教材、選用教材等。教學(xué)計(jì)劃：詳細(xì)的教學(xué)進(jìn)度安排。師資安排：授課教師的簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證明等。2.培訓(xùn)過(guò)程記錄課堂考勤記錄：學(xué)員出勤情況。教學(xué)活動(dòng)記錄：如課堂討論、案例分析、實(shí)踐操作等的組織情況。學(xué)員反饋記錄：學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、教學(xué)方法、師資等方面的意見(jiàn)和建議。培訓(xùn)照片、視頻：記錄培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)的影像資料。3.培訓(xùn)考核資料考核方案：考核方式、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等。試卷及答案：理論考核試卷及標(biāo)準(zhǔn)答案。實(shí)操考核記錄：實(shí)操考核的過(guò)程和結(jié)果。學(xué)員成績(jī)匯總表：學(xué)員各項(xiàng)考核成績(jī)的匯總。（三）培訓(xùn)項(xiàng)目評(píng)估階段檔案1.培訓(xùn)效果評(píng)估方案評(píng)估目的、方法、指標(biāo)體系等。2.評(píng)估報(bào)告學(xué)員滿意度評(píng)估報(bào)告：學(xué)員對(duì)培訓(xùn)整體滿意度的調(diào)查結(jié)果及分析。培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告：從知識(shí)、技能、態(tài)度等方面評(píng)估培訓(xùn)對(duì)學(xué)員的影響。培訓(xùn)投資回報(bào)率分析報(bào)告：評(píng)估培訓(xùn)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。（四）其他相關(guān)檔案1.學(xué)員檔案學(xué)員基本信息：姓名、單位、聯(lián)系方式等。培訓(xùn)報(bào)名資料：報(bào)名申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件等。學(xué)員培訓(xùn)記錄：參加的培訓(xùn)項(xiàng)目、成績(jī)、證書等。2.合作機(jī)構(gòu)檔案合作協(xié)議：與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、師資團(tuán)隊(duì)等簽訂的合作協(xié)議。合作機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、辦學(xué)許可證等。合作機(jī)構(gòu)評(píng)估記錄：對(duì)合作機(jī)構(gòu)的教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的評(píng)估。三、培訓(xùn)檔案的整理與分類（一）整理要求1.培訓(xùn)檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)，編制目錄，便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)保持整潔、清晰，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（二）分類方法1.按培訓(xùn)項(xiàng)目分類：以每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目為單位，將該項(xiàng)目策劃、實(shí)施、評(píng)估等階段的檔案資料集中整理。2.按檔案內(nèi)容分類：分為培訓(xùn)需求調(diào)研、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)過(guò)程記錄、培訓(xùn)考核資料、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告、學(xué)員檔案、合作機(jī)構(gòu)檔案等類別。（三）編號(hào)規(guī)則1.培訓(xùn)項(xiàng)目編號(hào)：采用年份+項(xiàng)目序號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目。2.檔案資料編號(hào)：在培訓(xùn)項(xiàng)目編號(hào)后加上檔案內(nèi)容類別代碼和順序號(hào)，如2023001XM01001表示2023年第一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的培訓(xùn)需求調(diào)研類檔案中的第一份資料。四、培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照分類順序存放紙質(zhì)檔案，并建立紙質(zhì)檔案目錄索引。2.電子檔案：采用電子存儲(chǔ)設(shè)備（如硬盤、光盤等）進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、索引，便于查詢和管理。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為13年，主要包括培訓(xùn)過(guò)程中的臨時(shí)性資料、學(xué)員短期反饋等。2.中期檔案：保管期限為310年，如培訓(xùn)項(xiàng)目策劃、實(shí)施階段的一般性資料、學(xué)員中期考核成績(jī)等。3.長(zhǎng)期檔案：保管期限為10年以上，包括培訓(xùn)需求調(diào)研、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告、學(xué)員長(zhǎng)期培訓(xùn)記錄等重要檔案。（三）保管要求1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱規(guī)定1.學(xué)院內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通處理。（三）保密要求1.查閱和借閱培訓(xùn)檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.涉及企業(yè)機(jī)密、學(xué)員隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱，必要時(shí)需簽訂保密協(xié)議。六、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、遺失且無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理、鑒定，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符