河北省辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北省內(nèi)本公司全體員工及各部門。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。2.節(jié)約使用原則：倡導員工節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品的采購、發(fā)放、保管等工作由公司指定的部門歸口管理。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定辦公用品管理制度，并組織實施。2.負責辦公用品的預算編制、采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。3.定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。4.負責對各部門辦公用品的使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）各部門職責1.負責本部門辦公用品需求的申報，配合行政部門做好辦公用品的采購、發(fā)放等工作。2.負責本部門辦公用品的使用管理，教育員工節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。3.定期對本部門辦公用品的使用情況進行盤點，及時向行政部門反饋辦公用品的使用需求。（三）員工職責1.嚴格遵守辦公用品管理制度，按需領用辦公用品。2.愛護辦公用品，節(jié)約使用，妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。3.發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應及時向行政部門報告。三、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案盒、文件袋等。4.膠水、膠帶、訂書機、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計算器、尺子、剪刀、美工刀等。（二）辦公設備1.電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等。3.飲水機、空調(diào)、投影儀等。（三）辦公耗材1.墨盒、硒鼓、色帶、打印紙等。2.電池、充電器等。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如手套、口罩、安全帽等。3.一次性用品：如紙杯、紙巾、垃圾袋等。（五）辦公用品標準1.辦公文具的配備標準根據(jù)員工崗位和工作需要確定，具體標準由行政部門制定并公布。2.辦公設備的配備標準根據(jù)部門職能和工作任務確定，由行政部門會同相關部門制定并報公司領導批準后執(zhí)行。3.辦公耗材的使用標準根據(jù)設備性能和工作需求確定，由行政部門定期統(tǒng)計并公布。四、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)工作需要，定期向行政部門申報辦公用品需求計劃。需求計劃應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等內(nèi)容。2.行政部門根據(jù)各部門的需求計劃，結合辦公用品的庫存情況，編制辦公用品采購計劃。采購計劃應包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)公司領導審批后實施。（二）采購渠道1.行政部門應選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為辦公用品的采購渠道。2.采購渠道應通過招標、詢價、比價等方式確定，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。3.行政部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購工作的順利進行。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃，向供應商發(fā)出采購訂單。采購訂單應包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨清單及時反饋給行政部門。3.行政部門收到供應商的發(fā)貨清單后，應及時組織驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。五、辦公用品的驗收與入庫（一）驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應及時組織驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和發(fā)貨清單，對辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對。2.驗收合格的辦公用品，驗收人員應在驗收單上簽字確認；驗收不合格的辦公用品，驗收人員應及時填寫不合格報告，注明不合格原因，并將不合格報告提交給行政部門負責人。3.行政部門負責人根據(jù)不合格報告，及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)處理不合格產(chǎn)品，并將處理結果反饋給行政部門。（二）入庫1.驗收合格的辦公用品，應及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應根據(jù)驗收單，將辦公用品分類存放，并填寫入庫臺賬。2.入庫臺賬應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、存放位置等內(nèi)容。3.辦公用品入庫后，應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于管理和查找。六、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，配備必要的保管設備和設施，確保辦公用品的安全存放。2.倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。盤點結果應及時上報行政部門負責人。3.倉庫應保持通風、干燥、整潔，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。（二）庫存管理1.行政部門應建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存辦公用品進行統(tǒng)計分析，及時掌握庫存動態(tài)。2.庫存辦公用品應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、庫存余額等內(nèi)容。3.行政部門應根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存情況，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨。（三）安全管理1.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，確保倉庫安全。2.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.倉庫管理人員應加強對倉庫的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需要，合理發(fā)放辦公用品。2.限量發(fā)放原則：對部分辦公用品實行限量發(fā)放，避免浪費。3.定期發(fā)放原則：辦公用品應定期發(fā)放，確保員工正常使用。（二）發(fā)放流程1.員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等內(nèi)容，并提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)員工的工作需要，對領用申請表進行審批。審批通過后，簽字確認并將領用申請表提交給行政部門。3.行政部門根據(jù)領用申請表，按照辦公用品的庫存情況，及時發(fā)放辦公用品。發(fā)放時，應填寫辦公用品發(fā)放登記表，注明領用日期、領用部門、領用人、辦公用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等內(nèi)容。4.員工領取辦公用品后，應在辦公用品發(fā)放登記表上簽字確認。（三）特殊情況處理1.因工作需要臨時增加辦公用品領用的，員工應填寫臨時辦公用品領用申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況，及時發(fā)放辦公用品。2.因辦公用品損壞或丟失需要補發(fā)的，員工應填寫辦公用品補發(fā)申請表，注明損壞或丟失的原因，并提交給所在部門負責人審批。審批通過后，簽字確認并將補發(fā)申請表提交給行政部門。行政部門根據(jù)審批結果，及時補發(fā)辦公用品。八、辦公用品的使用與節(jié)約（一）使用規(guī)范1.員工應按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公用品，避免因使用不當造成損壞。2.員工應愛護辦公用品，不得隨意丟棄或損壞。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應及時向行政部門報告。3.員工應節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置電腦屏幕亮度和音量，節(jié)約用電等。（二）節(jié)約措施1.行政部門應加強對辦公用品使用情況的監(jiān)督檢查，對浪費辦公用品的行為進行批評教育，并責令其改正。2.公司應定期開展節(jié)約辦公用品的宣傳教育活動，提高員工的節(jié)約意識。3.行政部門應根據(jù)辦公用品的使用情況和節(jié)約情況，對各部門進行考核評價，并將考核結果與部門績效掛鉤。九、辦公用品的盤點與清查（一）盤點1.行政部門應定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每季度一次。2.盤點時，應成立盤點小組，由行政部門負責人擔任組長，倉庫管理人員和各部門指定的人員為成員。3.盤點小組應按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號等進行逐一盤點，并填寫辦公用品盤點表。盤點表應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、賬面余額、實際盤點數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量等內(nèi)容。4.盤點結束后，盤點小組應編制盤點報告，說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議。盤點報告經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領導審批。（二）清查1.公司應不定期對辦公用品進行清查，確保辦公用品的安全完整。清查工作由行政部門組織實施。2.清查時，應重點檢查辦公用品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在浪費、挪用、丟失等問題。3.清查結束后，應編制清查報告，說明清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議。清查報告經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領導審批。十、違規(guī)處理（一）對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.對浪費辦公用品的員工，給予批評教育，并責令其賠償相應的損失。2.對擅自挪用、占用辦公用品的員工，給予警告處分，并責令其限期歸還。3.對因保管不善造成辦公用品丟失或損壞的員工，給予相應的經(jīng)濟