小公司禮品庫存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本小公司禮品庫存管理，規(guī)范禮品采購、存儲(chǔ)、發(fā)放及處置等流程，確保禮品庫存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，有效控制禮品成本，提高禮品使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小公司內(nèi)所有涉及禮品庫存管理的部門及人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品庫存管理必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄禮品的出入庫情況，保證庫存數(shù)量與賬目一致，定期進(jìn)行盤點(diǎn)清查。3.安全性原則：保障禮品存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止禮品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制禮品庫存水平，降低庫存成本，提高資金使用效率。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及預(yù)算，制定禮品采購計(jì)劃，明確禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等要求。2.負(fù)責(zé)選擇合格的禮品供應(yīng)商，進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購禮品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合公司要求。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保證禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)禮品的驗(yàn)收入庫工作，核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購合同及送貨單是否一致，對(duì)驗(yàn)收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，并及時(shí)登記庫存臺(tái)賬。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和條件，妥善保管禮品，確保禮品存儲(chǔ)安全。定期對(duì)庫存禮品進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.根據(jù)公司審批后的禮品發(fā)放申請(qǐng)，辦理禮品出庫手續(xù)，準(zhǔn)確記錄禮品發(fā)放的日期、領(lǐng)取人、禮品名稱及數(shù)量等信息，并更新庫存臺(tái)賬。4.負(fù)責(zé)倉庫的日常管理工作，保持倉庫整潔、有序，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。（三）使用部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提前向相關(guān)部門提交禮品使用申請(qǐng)，詳細(xì)說明禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量等信息。2.負(fù)責(zé)禮品的具體發(fā)放和使用，并對(duì)禮品的使用效果進(jìn)行跟蹤反饋。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品采購計(jì)劃及相關(guān)費(fèi)用支出，確保禮品采購符合公司預(yù)算安排。2.對(duì)禮品庫存管理進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期核對(duì)庫存賬目與實(shí)物，參與庫存盤點(diǎn)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出財(cái)務(wù)處理建議。3.負(fù)責(zé)核算禮品采購、存儲(chǔ)、發(fā)放等過程中的成本費(fèi)用，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善禮品庫存管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決禮品庫存管理過程中出現(xiàn)的跨部門問題。3.對(duì)禮品庫存管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化管理流程。三、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.采購部門應(yīng)結(jié)合公司年度業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場(chǎng)活動(dòng)安排、客戶關(guān)系維護(hù)需求等，提前收集各部門的禮品需求信息，進(jìn)行匯總分析。2.根據(jù)分析結(jié)果，制定年度禮品采購計(jì)劃，明確不同時(shí)間段內(nèi)需要采購的禮品種類、規(guī)格、數(shù)量等，并報(bào)公司管理層審批。3.年度禮品采購計(jì)劃應(yīng)具有一定的彈性，可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)變化情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。調(diào)整后的采購計(jì)劃需重新履行審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核和評(píng)估。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.選擇至少三家合格的供應(yīng)商作為禮品采購的備選對(duì)象，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確禮品的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)提前采取措施，如要求供應(yīng)商加快進(jìn)度、調(diào)整交貨期或?qū)ふ姨娲?yīng)商等，以確保公司業(yè)務(wù)不受影響。3.禮品到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保禮品質(zhì)量符合要求。四、禮品驗(yàn)收入庫管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)禮品驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和場(chǎng)地。2.根據(jù)采購合同及送貨單，核對(duì)禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)等信息，確保與訂單一致。同時(shí)，檢查禮品的外觀質(zhì)量，如是否有損壞、變形、污漬等情況。（二）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收人員按照規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品進(jìn)行逐一檢查。對(duì)于有質(zhì)量要求的禮品，如電子產(chǎn)品、食品等，可以進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。2.如發(fā)現(xiàn)禮品數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格或與采購合同不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《禮品驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的禮品，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，在禮品上粘貼庫存標(biāo)識(shí)，并登記庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)記錄禮品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。五、禮品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)禮品的特性，設(shè)置專門的倉庫或存儲(chǔ)區(qū)域，并確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。例如，對(duì)于易受潮的禮品，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方；對(duì)于易碎品，應(yīng)采取防震措施進(jìn)行存放。2.倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃消毒，防止灰塵、蟲害等對(duì)禮品造成損壞。同時(shí)，要做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等。（二）存儲(chǔ)方式1.禮品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，要遵循先進(jìn)先出的原則，確保禮品在有效期內(nèi)得到合理使用。2.對(duì)于貴重禮品或有特殊要求的禮品，應(yīng)采取單獨(dú)存放、專人保管等措施，加強(qiáng)安全防范。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量與賬目一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終大盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對(duì)禮品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與庫存臺(tái)賬記錄是否相符，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《禮品盤點(diǎn)差異報(bào)告》。對(duì)于因人為原因造成的差異，要追究相關(guān)人員的責(zé)任；對(duì)于因系統(tǒng)錯(cuò)誤、自然災(zāi)害等不可抗力因素造成的差異，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整處理。六、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放申請(qǐng)1.使用部門如需發(fā)放禮品，應(yīng)提前填寫《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量、預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給管理部門審批。2.《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》應(yīng)明確禮品的來源（庫存禮品或新采購禮品），如為庫存禮品，需注明禮品的存放位置及編號(hào)。（二）審批流程1.管理部門收到《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)公司禮品使用規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括禮品發(fā)放的必要性、合理性、是否符合預(yù)算等。2.對(duì)于涉及重要客戶、重大活動(dòng)或特殊用途的禮品發(fā)放申請(qǐng)，管理部門應(yīng)報(bào)公司管理層審批。經(jīng)審批同意后，管理部門將申請(qǐng)表反饋給倉庫管理部門和財(cái)務(wù)部門。（三）發(fā)放執(zhí)行1.倉庫管理部門根據(jù)審批后的《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，辦理禮品出庫手續(xù)。在發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)取人在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、禮品名稱及數(shù)量等信息。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)禮品發(fā)放情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄禮品的發(fā)放成本，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。七、禮品處置管理（一）禮品報(bào)廢1.對(duì)于因質(zhì)量問題、損壞無法使用、過期失效等原因需要報(bào)廢的禮品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料（如質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、損壞照片等）。2.《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)管理部門審批。管理部門審批通過后，通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相應(yīng)的庫存禮品。3.報(bào)廢禮品應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行處理，如集中銷毀、變賣等，確保處置過程合規(guī)、環(huán)保。（二）禮品贈(zèng)送1.公司因業(yè)務(wù)需要將禮品贈(zèng)送給外部單位或個(gè)人時(shí)，應(yīng)按照公司禮品使用規(guī)定履行審批手續(xù)。審批通過后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理禮品贈(zèng)送事宜，并做好記錄。2.禮品贈(zèng)送記錄應(yīng)包括贈(zèng)送對(duì)象、禮品名稱及數(shù)量、贈(zèng)送日期、贈(zèng)送原因等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）禮品調(diào)撥1.因公司內(nèi)部部門之間業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要進(jìn)行禮品調(diào)撥時(shí)，由調(diào)入部門填寫《禮品調(diào)撥申請(qǐng)表》，說明調(diào)撥原因、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)管理部門審批。2.管理部門審批同意后，倉庫管理部門根據(jù)調(diào)撥申請(qǐng)辦理禮品調(diào)撥手續(xù)，調(diào)整庫存臺(tái)賬，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)禮品庫存管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查禮品采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和效益性。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)