部門申購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各部門的申購行為，加強(qiáng)公司物資采購的管理與控制，提高資金使用效益，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門因工作需要進(jìn)行的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等的申購活動。（三）基本原則1.計劃性原則各部門應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)和實(shí)際需求，提前制定申購計劃，避免盲目申購。2.合理性原則申購內(nèi)容應(yīng)符合工作實(shí)際需要，數(shù)量、規(guī)格等應(yīng)合理，杜絕浪費(fèi)和不合理的申購。3.審批性原則所有申購均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得擅自采購。4.效益性原則在滿足工作需求的前提下，充分考慮性價比，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理的物資和服務(wù)，以提高公司整體效益。二、申購流程（一）申購申請1.需求識別各部門根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，識別所需申購的物資、設(shè)備或服務(wù)。2.填寫申購單申購部門應(yīng)詳細(xì)填寫《申購單》，內(nèi)容包括申購部門、申購日期、申購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途說明、預(yù)計到貨日期等信息。如有特殊要求，應(yīng)在備注欄中注明。3.提交申購單申購單由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至相關(guān)審批環(huán)節(jié)。（二）審批環(huán)節(jié)1.初審申購單首先提交至部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。部門分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)部門工作計劃和實(shí)際需求，對申購內(nèi)容的合理性、必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。2.財務(wù)審核初審?fù)ㄟ^后，申購單流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門主要審核申購項(xiàng)目的預(yù)算情況，確保申購金額在預(yù)算范圍內(nèi)，并對申購資金的來源及支付方式進(jìn)行審核。財務(wù)審核通過后，在申購單上簽署意見。3.終審財務(wù)審核通過的申購單，提交至公司總經(jīng)理進(jìn)行終審?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃、資源狀況及資金安排等，對申購事項(xiàng)進(jìn)行全面審批。終審?fù)ㄟ^后，申購單方可生效。（三）采購執(zhí)行1.采購部門接收申購單經(jīng)終審?fù)ㄟ^的申購單由采購部門接收，采購部門根據(jù)申購內(nèi)容和公司采購管理規(guī)定，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。2.采購方式選擇集中采購：對于公司通用的、批量較大的物資，采購部門可采用集中采購的方式，以獲取更優(yōu)惠的采購價格和更好的服務(wù)。分散采購：對于專業(yè)性較強(qiáng)、個性化需求較高的物資或服務(wù)，采購部門可采用分散采購的方式，直接與供應(yīng)商進(jìn)行談判采購。招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照公司招標(biāo)管理規(guī)定，組織招標(biāo)采購，確保采購過程的公平、公正、公開。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。供應(yīng)商監(jiān)督與評估：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行監(jiān)督和評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。（四）到貨驗(yàn)收1.到貨通知采購部門應(yīng)在物資預(yù)計到貨日期前，通知申購部門和相關(guān)驗(yàn)收人員做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)申購部門應(yīng)根據(jù)申購需求和采購合同要求，制定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗(yàn)收程序初步驗(yàn)收：到貨后，由申購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收合格后，填寫《到貨驗(yàn)收單》的初步驗(yàn)收部分。專業(yè)驗(yàn)收：對于技術(shù)含量較高的物資或設(shè)備，申購部門可邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)收。專業(yè)驗(yàn)收合格后，在《到貨驗(yàn)收單》上簽署意見。最終驗(yàn)收：驗(yàn)收人員在完成初步驗(yàn)收和專業(yè)驗(yàn)收后，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行匯總審核，形成最終驗(yàn)收結(jié)論。如驗(yàn)收合格，在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格或采取退貨、換貨等處理措施。（五）入庫與報銷1.入庫管理驗(yàn)收合格的物資，由申購部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》和采購合同，對入庫物資進(jìn)行核對、清點(diǎn)，并填寫《入庫單》。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.報銷流程申購部門憑審批通過的申購單、采購合同、發(fā)票、《到貨驗(yàn)收單》、《入庫單》等相關(guān)憑證，按照公司財務(wù)報銷制度辦理報銷手續(xù)。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報銷付款。三、申購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算各部門應(yīng)在每年年底前，根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，編制本部門的申購預(yù)算。申購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類申購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。2.預(yù)算審核與匯總各部門編制的申購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對各部門的申購預(yù)算進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、與公司整體預(yù)算的一致性等。審核通過后，財務(wù)部門將各部門的申購預(yù)算進(jìn)行匯總，形成公司年度申購預(yù)算草案。3.預(yù)算審批公司年度申購預(yù)算草案經(jīng)公司管理層會議審議通過后，報董事會審批。董事會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營狀況和資金狀況等，對年度申購預(yù)算進(jìn)行最終審批。經(jīng)董事會審批通過的年度申購預(yù)算，作為公司當(dāng)年申購活動的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.預(yù)算執(zhí)行各部門應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批的申購預(yù)算執(zhí)行申購活動，不得超預(yù)算申購。如因特殊情況需要超預(yù)算申購，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請和審批。2.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇以下情況，可申請預(yù)算調(diào)整：因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、工作任務(wù)變化等原因，導(dǎo)致原申購預(yù)算無法滿足實(shí)際工作需要。因市場價格波動、供應(yīng)商政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致原申購預(yù)算金額發(fā)生較大變化。其他不可抗力因素導(dǎo)致原申購預(yù)算無法執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整申請由申購部門提出，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容及調(diào)整后的預(yù)算金額等。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核、財務(wù)部門審核、公司總經(jīng)理審批后，方可生效。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對各部門的申購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查申購流程是否合規(guī)、申購預(yù)算是否執(zhí)行、采購合同是否履行、物資驗(yàn)收是否規(guī)范等情況。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查公司采購管理部門應(yīng)定期對各部門的申購情況進(jìn)行檢查，包括申購計劃的執(zhí)行情況、申購單的填寫與審批情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、物資到貨驗(yàn)收情況等。通過定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)申購管理中存在的問題，并采取措施加以解決。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的申購行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對于未經(jīng)審批擅自申購的，責(zé)令申購部門立即停止采購行為，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。如因擅自申購給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對于超預(yù)算申購且未按規(guī)定程序進(jìn)行預(yù)算調(diào)整的，除責(zé)令申購部門自行承擔(dān)超預(yù)算部分的費(fèi)用外，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行警告處分。3.對于在申購過程中存在弄虛作假、謀取私利等違規(guī)行為的，一經(jīng)查實(shí)，將嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任