招投標(biāo)材料管理辦法總則目的為加強公司招投標(biāo)材料管理，規(guī)范招投標(biāo)材料的收集、整理、歸檔、使用等工作流程，提高招投標(biāo)工作效率和質(zhì)量，確保招投標(biāo)活動合法、合規(guī)、有序進行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及招投標(biāo)活動的材料管理工作，包括但不限于工程建設(shè)項目、貨物采購項目、服務(wù)項目等各類招投標(biāo)活動。管理原則1.合法性原則：招投標(biāo)材料的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定，確保材料的合法性和合規(guī)性。2.完整性原則：全面收集、整理與招投標(biāo)活動相關(guān)的各類材料，保證材料的完整性和連續(xù)性。3.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的招投標(biāo)材料，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。4.時效性原則：及時收集、整理、歸檔和更新招投標(biāo)材料，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作，滿足招投標(biāo)活動的時間要求。5.可追溯性原則：建立完善的材料管理臺賬和索引，保證招投標(biāo)材料的可追溯性，便于查詢、審計和監(jiān)督。管理職責(zé)招投標(biāo)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司招投標(biāo)材料管理辦法，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項目的招投標(biāo)材料管理工作，確保材料管理工作的規(guī)范和統(tǒng)一。3.組織開展招投標(biāo)材料的收集、整理、審核和歸檔工作，建立和維護招投標(biāo)材料檔案庫。4.負(fù)責(zé)招投標(biāo)材料的借閱、查詢和保密管理工作，嚴(yán)格控制材料的使用范圍和權(quán)限。5.定期對招投標(biāo)材料管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。項目部門1.負(fù)責(zé)本項目招投標(biāo)材料的收集、整理和初步審核工作，確保材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本項目的招投標(biāo)材料提交給招投標(biāo)管理部門進行審核和歸檔。3.協(xié)助招投標(biāo)管理部門做好招投標(biāo)材料的借閱、查詢和保密管理工作，提供必要的支持和配合。其他相關(guān)部門1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)提供與招投標(biāo)活動相關(guān)的財務(wù)資料，如預(yù)算、報價、資金證明等。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供與招投標(biāo)活動相關(guān)的技術(shù)資料，如技術(shù)方案、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對招投標(biāo)材料的合法性進行審核，提供法律咨詢和支持。招投標(biāo)材料的收集與整理收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、招標(biāo)文件、答疑文件、補充文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、投標(biāo)報價表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。3.評標(biāo)文件：包括評標(biāo)報告、評標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等。4.合同文件：包括中標(biāo)合同、補充合同、變更協(xié)議等。5.其他相關(guān)材料：包括與招投標(biāo)活動相關(guān)的往來函件、會議紀(jì)要、保證金繳納憑證、履約保函等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招投標(biāo)材料的收集工作，確保材料收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.收集的材料應(yīng)真實、完整、清晰，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定。3.對于紙質(zhì)材料，應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，并加蓋單位公章或相關(guān)人員簽字；對于電子材料，應(yīng)采用通用的文件格式存儲，并注明文件名和文件內(nèi)容。4.收集的材料應(yīng)按照項目名稱、招投標(biāo)階段、材料類型等進行分類整理，建立清晰的材料清單和索引。整理方法1.對收集到的招投標(biāo)材料進行初步篩選和審核，去除重復(fù)、無效和不符合要求的材料。2.按照材料的分類和順序，對材料進行裝訂或裝盒，并在封面和側(cè)面注明項目名稱、招投標(biāo)階段、材料類型、日期等信息。3.對于電子材料，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾和子文件夾，按照材料的分類和順序進行存儲，并建立電子索引和目錄。招投標(biāo)材料的審核與歸檔審核內(nèi)容1.合法性審核：審核招投標(biāo)材料是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)行為。2.完整性審核：審核招投標(biāo)材料是否齊全，是否包含了所有必要的內(nèi)容和信息。3.準(zhǔn)確性審核：審核招投標(biāo)材料中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等是否準(zhǔn)確無誤，是否存在錯誤或歧義。4.規(guī)范性審核：審核招投標(biāo)材料的格式、排版、字體、字號等是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。審核流程1.項目部門將整理好的招投標(biāo)材料提交給招投標(biāo)管理部門進行審核。2.招投標(biāo)管理部門收到材料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給項目部門。3.項目部門根據(jù)審核意見對材料進行修改和完善，直至審核通過。4.對于審核不通過的材料，招投標(biāo)管理部門應(yīng)說明原因，并要求項目部門重新提交。歸檔要求1.審核通過的招投標(biāo)材料應(yīng)及時進行歸檔，建立永久或長期保存的檔案。2.歸檔的材料應(yīng)按照項目名稱、招投標(biāo)階段、材料類型等進行分類存放，并建立詳細(xì)的檔案目錄和索引。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施；對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進行備份。4.建立檔案借閱和查詢制度，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍和權(quán)限，確保檔案的安全和保密。招投標(biāo)材料的使用與保密使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可以借閱和查詢招投標(biāo)材料，但必須按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行申請和審批。2.外部單位或個人因法律、法規(guī)規(guī)定或業(yè)務(wù)合作需要查閱招投標(biāo)材料的，必須持有相關(guān)的證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。使用程序1.內(nèi)部人員借閱和查詢招投標(biāo)材料，應(yīng)填寫《招投標(biāo)材料借閱/查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、招投標(biāo)管理部門批準(zhǔn)后，方可辦理借閱或查詢手續(xù)。2.外部單位或個人查閱招投標(biāo)材料，應(yīng)填寫《外部單位/個人查閱招投標(biāo)材料申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由招投標(biāo)管理部門安排專人陪同查閱，并做好記錄。3.借閱和查詢招投標(biāo)材料的人員應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定和要求，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露材料內(nèi)容。保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的招投標(biāo)材料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等。2.參與招投標(biāo)活動的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對在工作中知悉的招投標(biāo)材料內(nèi)容予以保密，不得向任何第三方泄露。3.定期對保密措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對招投標(biāo)材料管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保材料管理工作的規(guī)范和合規(guī)。檢查內(nèi)容1.招投標(biāo)材料的收集、整理、審核和歸檔工作是否符合本辦法的規(guī)定和要求。2.招投標(biāo)材料的使用和保密工作是否嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行，是否存在違規(guī)使用和泄露材料內(nèi)容的情況。3.招投標(biāo)材料檔案的保管和維護工作是否到位，是否存在檔案損壞、丟失等情況。檢查方式1.定期檢查：審計部門應(yīng)每[X]個月對招投標(biāo)材料管理工作進行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)工作需要，對部分項目或部分材料進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對于違反本辦法規(guī)定的行為