工程樣品庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程樣品庫的管理，規(guī)范樣品的收集、存儲、使用、處置等流程，確保樣品的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為工程決策、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)等提供有力支持，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目涉及的樣品管理，包括但不限于原材料、構(gòu)配件、設(shè)備、半成品等各類工程樣品。（三）管理原則1.科學(xué)性原則：樣品的選取、檢測、存儲等環(huán)節(jié)應(yīng)符合科學(xué)規(guī)范，確保能夠真實反映工程實際情況。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)所需的各類關(guān)鍵樣品，保證樣品庫的全面性和完整性。3.可追溯性原則：對樣品的來源、流轉(zhuǎn)、使用等信息進行詳細記錄，便于查詢和追溯。4.安全性原則：確保樣品在存儲和使用過程中的安全，防止損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）技術(shù)部門1.負責(zé)制定樣品采集計劃，明確樣品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采集時間和地點等要求。2.指導(dǎo)和監(jiān)督樣品的采集工作，確保采集過程符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.對樣品進行初步的技術(shù)分析和判定，為后續(xù)管理提供技術(shù)支持。（二）質(zhì)量部門1.負責(zé)組織樣品的檢測工作，委托具有資質(zhì)的檢測機構(gòu)進行檢測，并對檢測結(jié)果進行審核和判定。2.監(jiān)督樣品庫的日常管理工作，確保樣品存儲環(huán)境符合要求，樣品標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。3.根據(jù)檢測結(jié)果，對工程質(zhì)量狀況進行評估，提出質(zhì)量改進建議。（三）物資部門1.負責(zé)樣品的采購、驗收和入庫工作，確保采購的樣品符合質(zhì)量要求，并辦理相關(guān)入庫手續(xù)。2.按照規(guī)定的存儲條件和方式，對樣品進行妥善存儲和保管，定期檢查樣品的存儲狀況。3.根據(jù)工程需要，負責(zé)樣品的發(fā)放和回收工作，做好發(fā)放記錄和回收登記。（四）項目部門1.協(xié)助技術(shù)部門進行樣品采集工作，提供現(xiàn)場相關(guān)信息和協(xié)助。2.根據(jù)工程實際情況，合理使用樣品，確保樣品在工程中的有效應(yīng)用。3.配合質(zhì)量部門和物資部門做好樣品的檢測、存儲、發(fā)放等管理工作。（五）其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好工程樣品庫的相關(guān)管理工作。三、樣品采集（一）采集計劃制定技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)工程項目的特點、施工進度、質(zhì)量控制要求等，在工程開工前制定詳細的樣品采集計劃。采集計劃應(yīng)明確樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采集部位、采集時間、采集方法、檢測項目等內(nèi)容。（二）采集人員要求1.采集人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉工程施工工藝和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.采集人員應(yīng)嚴(yán)格按照采集計劃和操作規(guī)程進行樣品采集，確保采集的樣品具有代表性和真實性。3.采集人員在采集樣品時，應(yīng)填寫樣品采集記錄，詳細記錄樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采集部位、采集時間、采集人等信息，并簽字確認。（三）采集方法1.原材料樣品應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求進行隨機抽樣，確保樣品能夠代表該批次原材料的質(zhì)量狀況。2.構(gòu)配件樣品應(yīng)在加工制作過程中或成品中進行隨機抽取，抽取的樣品應(yīng)具有代表性和完整性。3.設(shè)備樣品應(yīng)在到貨驗收時進行隨機抽取，抽取的樣品應(yīng)能夠反映設(shè)備的性能和質(zhì)量狀況。4.半成品樣品應(yīng)在加工過程中或完成后進行隨機抽取，抽取的樣品應(yīng)符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。（四）采集記錄樣品采集記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、編號等基本信息。2.采集部位、采集時間、采集人等詳細信息。3.樣品的來源、生產(chǎn)廠家、批次等相關(guān)信息。4.采集過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。采集記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進行保存，保存期限不少于工程竣工后[X]年。四、樣品檢測（一）檢測機構(gòu)選擇質(zhì)量部門應(yīng)選擇具有相應(yīng)資質(zhì)和能力的檢測機構(gòu)對樣品進行檢測。檢測機構(gòu)應(yīng)通過計量認證、實驗室認可等相關(guān)資質(zhì)認定，并具備與檢測項目相適應(yīng)的檢測設(shè)備和技術(shù)人員。（二）檢測委托質(zhì)量部門應(yīng)與選定的檢測機構(gòu)簽訂檢測委托合同，明確檢測項目、檢測標(biāo)準(zhǔn)、檢測費用、檢測時間等雙方權(quán)利和義務(wù)。檢測委托合同應(yīng)作為檢測報告的附件一并保存。（三）檢測過程監(jiān)督質(zhì)量部門應(yīng)安排專人對檢測過程進行監(jiān)督，確保檢測機構(gòu)按照檢測委托合同的要求進行檢測，檢測過程符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。監(jiān)督人員應(yīng)填寫檢測過程監(jiān)督記錄，記錄檢測機構(gòu)的檢測操作、檢測設(shè)備使用、檢測環(huán)境條件等情況，并簽字確認。（四）檢測報告審核質(zhì)量部門收到檢測機構(gòu)出具的檢測報告后，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對檢測報告進行審核。審核內(nèi)容包括檢測項目、檢測標(biāo)準(zhǔn)、檢測數(shù)據(jù)、檢測結(jié)論等是否符合要求。審核人員應(yīng)在檢測報告審核意見欄中簽署審核意見，并簽字確認。經(jīng)審核合格的檢測報告，質(zhì)量部門應(yīng)加蓋公司公章后存檔保存。對審核不合格的檢測報告，質(zhì)量部門應(yīng)及時與檢測機構(gòu)溝通，要求其重新檢測或補充相關(guān)資料，直至檢測報告符合要求為止。五、樣品存儲（一）存儲環(huán)境要求1.樣品庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保樣品存儲環(huán)境安全、穩(wěn)定。2.不同類型的樣品應(yīng)根據(jù)其特性和存儲要求，分別存放在相應(yīng)的存儲區(qū)域，如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、冷凍區(qū)等。3.對有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆品、有毒有害品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）存儲方式1.樣品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明樣品名稱、規(guī)格型號、編號、批次、入庫時間等信息。2.對易損壞、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如包裝、密封、冷藏等，確保樣品的質(zhì)量不受影響。3.樣品應(yīng)存放在貨架或貨柜上，不得直接堆放在地面上，以保證通風(fēng)良好和便于查找。（三）庫存管理1.物資部門應(yīng)建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存儲位置等信息，并定期進行盤點，確保賬物相符。2.對庫存樣品應(yīng)定期進行檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的外觀、質(zhì)量狀況、存儲環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時進行處理，并記錄處理情況。3.對超過存儲期限或已無使用價值的樣品，物資部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行報廢處理，并填寫樣品報廢申請表，經(jīng)審批后進行處置。六、樣品使用（一）使用申請項目部門因工程需要使用樣品時，應(yīng)填寫樣品使用申請表，注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用部位、使用時間等信息，并經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認后，提交物資部門。（二）使用審批物資部門收到樣品使用申請表后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括申請使用的樣品是否在庫存范圍內(nèi)、是否符合工程實際需要等。審核通過后，物資部門應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，物資部門方可辦理樣品發(fā)放手續(xù)。（三）樣品發(fā)放物資部門應(yīng)按照樣品使用申請表的要求，及時將樣品發(fā)放給項目部門，并辦理發(fā)放手續(xù)。發(fā)放手續(xù)應(yīng)包括樣品發(fā)放記錄，記錄樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放人、領(lǐng)取人等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認。（四）樣品回收項目部門使用完樣品后，應(yīng)及時將樣品回收至樣品庫，并辦理回收手續(xù)?；厥帐掷m(xù)應(yīng)包括樣品回收記錄，記錄樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、回收時間、回收人等信息，并由回收人簽字確認。對因工程需要無法及時回收的樣品，項目部門應(yīng)妥善保管，并在工程結(jié)束后及時歸還樣品庫。七、樣品處置（一）處置原則1.對已檢測合格且工程不再需要的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處置，處置方式包括銷毀、變賣等。2.對檢測不合格的樣品，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進行處理，防止不合格樣品流入市場。3.對有保存價值的樣品，應(yīng)按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行長期保存。（二）處置流程1.物資部門根據(jù)樣品的實際情況，提出樣品處置申請，填寫樣品處置申請表，注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并提交相關(guān)部門審核。2.相關(guān)部門對樣品處置申請進行審核，審核內(nèi)容包括處置方式是否合理、是否符合相關(guān)規(guī)定等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，物資部門按照批準(zhǔn)的處置方式對樣品進行處置，并填寫樣品處置記錄，記錄樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置時間、處置方式、處置人等信息。八、信息管理（一）建立樣品信息檔案技術(shù)部門、質(zhì)量部門、物資部門等應(yīng)分別建立樣品信息檔案，記錄樣品的采集、檢測、存儲、使用、處置等全過程信息。樣品信息檔案應(yīng)包括樣品采集記錄、檢測報告、入庫單、出庫單、庫存臺賬、報廢申請表等相關(guān)資料。（二）信息更新與維護各部門應(yīng)及時更新和維護樣品信息檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。如樣品的基本信息發(fā)生變更、檢測結(jié)果有新的情況、庫存數(shù)量有增減等，應(yīng)及時在檔案中進行記錄和更新。（三）信息查詢與利用公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員可根據(jù)工作需要，查詢樣品信息檔案中的相關(guān)信息。查詢信息時，應(yīng)填寫信息查詢申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。九、監(jiān)督檢查（一）定期檢查公司應(yīng)定期對工程樣品庫的管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的采集、檢測、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本管理辦法的要求，樣品信息檔案是否完整、準(zhǔn)確等。定期檢查的周期為每[X]月一次。（二）不定期抽查公司可根據(jù)實際情況，對工程樣品庫的管理情況進行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括樣