單位禮品卡管理辦法總則制定目的為規(guī)范本單位禮品卡的管理和使用，加強(qiáng)財務(wù)管理，防范廉政風(fēng)險，確保禮品卡的發(fā)放、使用符合國家法律法規(guī)和本單位的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部所有涉及禮品卡采購、發(fā)放、使用和管理的部門及人員。管理原則1.合法性原則：禮品卡的采購、發(fā)放和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得違反廉潔自律的各項規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照本單位的審批流程和管理制度進(jìn)行操作，確保禮品卡管理的各個環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.必要性原則：禮品卡的發(fā)放應(yīng)基于工作需要，遵循節(jié)儉、實用的原則，避免鋪張浪費(fèi)。4.透明性原則：禮品卡的采購、發(fā)放和使用情況應(yīng)保持公開透明，接受內(nèi)部審計和監(jiān)督。禮品卡的采購采購申請各部門因工作需要采購禮品卡時，應(yīng)提前填寫《禮品卡采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品卡的用途、數(shù)量、金額、預(yù)算來源等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程1.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購的必要性、預(yù)算合理性等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)對采購申請進(jìn)行復(fù)審，根據(jù)部門工作實際情況和預(yù)算安排進(jìn)行審批。3.對于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)活動的禮品卡采購申請，需提交單位辦公會議研究決定。采購方式1.禮品卡采購應(yīng)通過正規(guī)渠道進(jìn)行，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商。2.采購金額在一定限額以下的禮品卡，可采用直接采購的方式；超過限額的，應(yīng)按照本單位的采購管理制度進(jìn)行招標(biāo)或競爭性談判。采購合同采購禮品卡時，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，明確禮品卡的種類、面值、數(shù)量、金額、有效期、使用范圍、退換貨政策等條款，以保障本單位的合法權(quán)益。驗收與入庫1.禮品卡采購回來后，采購人員應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，核對禮品卡的種類、面值、數(shù)量等信息是否與采購合同一致。2.驗收合格后，禮品卡應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，由專人負(fù)責(zé)保管，并建立禮品卡庫存臺賬，記錄禮品卡的出入庫情況。禮品卡的發(fā)放發(fā)放范圍1.對外交往中，為維護(hù)單位形象、促進(jìn)業(yè)務(wù)合作等需要，可向合作單位、客戶、合作伙伴等贈送禮品卡。2.內(nèi)部員工在符合規(guī)定的情況下，可因表彰獎勵、節(jié)日慰問等原因獲得禮品卡。發(fā)放審批1.各部門需要發(fā)放禮品卡時，應(yīng)填寫《禮品卡發(fā)放申請表》，說明發(fā)放對象、發(fā)放原因、禮品卡數(shù)量和面值等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及重要客戶或大規(guī)模發(fā)放禮品卡的情況，需提交單位辦公會議研究決定。發(fā)放登記1.禮品卡發(fā)放時，應(yīng)建立發(fā)放登記制度，詳細(xì)記錄發(fā)放對象、發(fā)放時間、禮品卡數(shù)量和面值等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.發(fā)放登記記錄應(yīng)妥善保存，以備審計和查詢。特殊情況處理1.如因特殊原因需要臨時發(fā)放禮品卡，且無法及時履行審批手續(xù)的，應(yīng)先向分管領(lǐng)導(dǎo)口頭請示，經(jīng)同意后發(fā)放，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于發(fā)放給外部人員的禮品卡，應(yīng)注意遵守相關(guān)廉潔自律規(guī)定，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。禮品卡的使用使用范圍1.對外贈送的禮品卡，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和合作情況，選擇合適的使用范圍，如商場購物卡、餐飲消費(fèi)卡等。2.內(nèi)部員工獲得的禮品卡，應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。使用監(jiān)督1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對禮品卡使用情況的監(jiān)督，確保禮品卡的使用符合本單位的規(guī)定和發(fā)放目的。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對禮品卡的使用情況進(jìn)行審計，檢查禮品卡的發(fā)放和使用是否合規(guī)。有效期管理1.禮品卡管理人員應(yīng)及時關(guān)注禮品卡的有效期，對于即將到期的禮品卡，應(yīng)提醒相關(guān)人員及時使用。2.如因特殊原因?qū)е露Y品卡過期無法使用的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。禮品卡的財務(wù)管理預(yù)算管理1.禮品卡采購應(yīng)納入單位年度預(yù)算管理，各部門應(yīng)根據(jù)工作需要合理編制禮品卡采購預(yù)算。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制禮品卡的采購和發(fā)放，對于超預(yù)算的采購申請，應(yīng)不予批準(zhǔn)。賬務(wù)處理1.禮品卡采購費(fèi)用應(yīng)按照財務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，及時入賬。2.發(fā)放給外部人員的禮品卡，應(yīng)作為業(yè)務(wù)招待費(fèi)或其他相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算；發(fā)放給內(nèi)部員工的禮品卡，應(yīng)按照工資薪金或福利費(fèi)用進(jìn)行核算。審計與監(jiān)督1.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對禮品卡的采購、發(fā)放和使用情況進(jìn)行審計，檢查是否存在違規(guī)行為。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。禮品卡的保管與安全保管人員禮品卡應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守禮品卡保管制度。保管場所禮品卡應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，配備必要的防火、防盜、防潮等設(shè)施，確保禮品卡的安全。盤點(diǎn)與清查1.保管人員應(yīng)定期對禮品卡進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。2.每年至少進(jìn)行一次全面的禮品卡清查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。安全措施1.加強(qiáng)對禮品卡保管場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止禮品卡被盜、丟失。2.對于禮品卡的密碼、序列號等重要信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機(jī)制1.單位內(nèi)部應(yīng)建立健全禮品卡管理的監(jiān)督機(jī)制，由紀(jì)檢監(jiān)察、審計、財務(wù)等部門組成監(jiān)督小組，對禮品卡的采購、發(fā)放和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.鼓勵員工對禮品卡管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予一定的獎勵。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，在禮品卡采購、發(fā)放、使用和管理過程中存在違規(guī)行為的部門和人員，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2