市委辦文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)市委辦公室文件管理，確保文件的規(guī)范、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作質(zhì)量和效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定，結(jié)合市委辦公室工作實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于市委辦公室制發(fā)、收辦、傳閱、保管、歸檔等環(huán)節(jié)涉及的各類文件，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等正式公文，以及內(nèi)部工作制度、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效：文件處理應(yīng)及時(shí)、快捷，確保信息傳遞暢通，不延誤工作。3.安全保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件安全，防止失泄密事件發(fā)生。4.精簡(jiǎn)實(shí)用：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和篇幅，注重文件的實(shí)用性和可操作性。二、文件制發(fā)（一）發(fā)文流程1.擬稿：承辦科室或人員根據(jù)工作需要，按照公文格式和要求擬寫(xiě)文件初稿。擬稿人應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.審核：擬稿完成后，交由科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、必要性、規(guī)范性，以及格式、文字表述等方面。審核人應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)，對(duì)不符合要求的文件退回?cái)M稿人修改。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)科室或部門(mén)的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽科室應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。會(huì)簽過(guò)程中如有分歧，主辦科室應(yīng)主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致意見(jiàn)。4.核稿：審核、會(huì)簽后的文件，由市委辦公室綜合科進(jìn)行核稿。核稿人應(yīng)對(duì)文件的整體質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與市委工作部署一致、格式是否規(guī)范等。核稿通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.簽發(fā)：文件經(jīng)核稿后，報(bào)市委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。市委領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，作出簽發(fā)意見(jiàn)。簽發(fā)后的文件即為定稿。（二）發(fā)文格式1.字體字號(hào)：文件標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題，一般用三號(hào)黑體字。2.排版格式：頁(yè)面設(shè)置一般為A4紙，上、下、左、右邊距分別為3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。每行字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)28個(gè)字，每頁(yè)排22行。3.文號(hào)編制：市委辦公室文件文號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。（三）發(fā)文登記文件簽發(fā)后，由市委辦公室綜合科負(fù)責(zé)進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、份數(shù)等。發(fā)文登記應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于文件的查詢和管理。三、文件收辦（一）收文渠道市委辦公室通過(guò)機(jī)要交換、郵政快遞、電子公文傳輸系統(tǒng)等渠道接收文件。機(jī)要交換員和電子公文傳輸系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確接收各類文件，并做好登記和交接工作。（二）收文登記收到文件后，機(jī)要交換員或電子公文傳輸系統(tǒng)管理員應(yīng)立即進(jìn)行收文登記。登記內(nèi)容包括文件標(biāo)題、文號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文日期、份數(shù)、密級(jí)等。收文登記應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，確保文件信息完整。（三）文件分發(fā)收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，機(jī)要交換員或電子公文傳輸系統(tǒng)管理員將文件分發(fā)給相關(guān)科室或人員。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件傳閱單，注明文件標(biāo)題、文號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文日期、傳閱范圍、傳閱時(shí)間要求等信息。四、文件傳閱（一）傳閱范圍文件傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定。一般分為領(lǐng)導(dǎo)傳閱、科室傳閱、相關(guān)人員傳閱等。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免文件隨意擴(kuò)散。（二）傳閱方式文件傳閱一般采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)傳閱時(shí)，文件應(yīng)按照傳閱順序依次傳遞，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間。電子傳閱時(shí)，應(yīng)通過(guò)安全可靠的電子辦公平臺(tái)進(jìn)行，確保文件傳遞的及時(shí)性和安全性。（三）傳閱時(shí)間要求傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并及時(shí)將文件退回。緊急文件應(yīng)隨到隨傳，特急文件應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)傳閱完畢，一般文件應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)傳閱完畢。對(duì)于超過(guò)傳閱時(shí)間未退回的文件，機(jī)要交換員或電子公文傳輸系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)提醒傳閱人。五、文件保管（一）保管責(zé)任市委辦公室綜合科負(fù)責(zé)文件的集中保管。綜合科應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件保管工作，確保文件存放有序、安全可靠。（二）保管方式文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類存放。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用文件柜中，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）保管期限文件保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和文件性質(zhì)確定。一般分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。永久保管的文件主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)和查考利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管的文件主要包括在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的文件主要包括在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的文件。六、文件歸檔（一）歸檔范圍凡是反映市委辦公室工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍包括收文、發(fā)文、會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、內(nèi)部工作制度等各類文件材料。（二）歸檔要求1.整理規(guī)范：歸檔文件應(yīng)按照一定的分類方法進(jìn)行整理，確保文件材料齊全、完整、系統(tǒng)。2.編目準(zhǔn)確：歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、日期、責(zé)任者、文號(hào)等信息，便于查找和利用。3.裝訂整齊：歸檔文件應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊、美觀。（三）歸檔時(shí)間文件辦理完畢后，承辦科室或人員應(yīng)及時(shí)將文件材料整理歸檔。一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。七、文件保密（一）保密制度市委辦公室應(yīng)建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)保密教育，嚴(yán)格保密措施，確保文件安全保密。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育和管理，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。2.場(chǎng)所管理：文件保管場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等。未經(jīng)允許，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入文件保管場(chǎng)所。3.載體管理：對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件載體應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在保密文件柜中，電子文件應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行加密存儲(chǔ)。（三）保密監(jiān)督檢查市委辦公室應(yīng)定期對(duì)文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。八、文件利用（一）利用原則文件利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。利用文件時(shí)，應(yīng)確保文件的安全和完整，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。（二）利用方式文件利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)印等。查閱文件時(shí)，查閱人應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。借閱文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)文件保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（三）利用審批涉及重要文