集團單證管理辦法總則目的為加強集團單證管理，規(guī)范單證的印制、使用、保管、核銷等行為，確保單證的安全、完整和有效使用，防范經(jīng)營風險，保障集團業(yè)務的正常開展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合集團實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團及下屬各子公司、分公司、事業(yè)部等所有涉及單證管理的部門和單位。定義本辦法所稱單證，是指集團在業(yè)務經(jīng)營過程中所使用的各種票據(jù)、憑證、文件等，包括但不限于保險單、發(fā)票、收據(jù)、合同、提單、倉單、業(yè)務報表等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：集團對單證實行統(tǒng)一管理，制定統(tǒng)一的單證管理制度和流程，確保單證管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：加強單證的安全保管和保密工作，防止單證丟失、被盜、被篡改等情況發(fā)生，確保單證信息的安全。3.有效使用原則：合理安排單證的印制和發(fā)放，提高單證的使用效率，避免浪費和積壓。4.監(jiān)督檢查原則：建立健全單證管理的監(jiān)督檢查機制，定期對單證管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。組織與職責單證管理部門集團設立專門的單證管理部門，負責集團單證的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善集團單證管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責集團單證的印制、采購、發(fā)放、回收、銷毀等工作。3.建立單證管理臺賬，對單證的使用情況進行記錄和統(tǒng)計。4.定期對單證管理情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。5.協(xié)調解決單證管理過程中出現(xiàn)的問題，與相關部門進行溝通和協(xié)作。業(yè)務部門各業(yè)務部門是單證的使用部門，負責本部門單證的日常管理工作。其主要職責包括：1.按照集團單證管理制度和流程的要求，正確使用和保管單證。2.及時向單證管理部門反饋單證使用過程中出現(xiàn)的問題和需求。3.配合單證管理部門做好單證的回收、銷毀等工作。財務部門財務部門負責對單證的財務核算和監(jiān)督工作。其主要職責包括：1.對單證的印制、采購等費用進行核算和管理。2.審核單證的合法性、真實性和完整性，確保單證符合財務制度的要求。3.配合單證管理部門做好單證的盤點和清查工作。審計部門審計部門負責對單證管理情況進行審計和監(jiān)督。其主要職責包括：1.定期對單證管理情況進行審計，檢查單證管理制度和流程的執(zhí)行情況。2.發(fā)現(xiàn)單證管理過程中存在的問題和風險，提出審計意見和建議。3.跟蹤審計意見和建議的落實情況，確保問題得到及時解決。單證的印制與采購印制計劃單證管理部門應根據(jù)集團業(yè)務發(fā)展的需要，制定年度單證印制計劃。印制計劃應包括單證的種類、數(shù)量、規(guī)格、印制時間等內容，并報集團領導審批。供應商選擇單證管理部門應按照集團采購管理制度的要求，選擇具有良好信譽和資質的供應商進行單證的印制和采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的價格、質量、交貨期等因素。合同簽訂單證管理部門應與供應商簽訂正式的印制或采購合同，明確雙方的權利和義務。合同應包括單證的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式等內容。質量驗收單證印制或采購完成后，單證管理部門應組織相關人員進行質量驗收。驗收內容包括單證的規(guī)格、數(shù)量、質量、印刷質量等方面。如發(fā)現(xiàn)單證存在質量問題，應及時與供應商溝通解決。單證的發(fā)放與使用發(fā)放流程單證管理部門應根據(jù)各業(yè)務部門的需求，按照規(guī)定的流程進行單證的發(fā)放。發(fā)放流程包括：1.業(yè)務部門填寫《單證領用申請表》，注明領用單證的種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批。2.單證管理部門審核《單證領用申請表》，如符合要求，予以發(fā)放，并在單證管理臺賬上進行記錄。3.業(yè)務部門領取單證時，應與單證管理部門辦理交接手續(xù)，簽字確認。使用要求1.各業(yè)務部門應按照集團單證管理制度和流程的要求，正確使用單證。單證的使用應符合業(yè)務實際情況，不得隨意涂改、偽造、轉借等。2.業(yè)務人員在使用單證時，應認真核對單證的信息，確保單證的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)單證信息有誤，應及時與相關部門溝通更正。3.對于重要單證，如保險單、合同等，應實行專人保管，建立使用登記制度，記錄單證的使用情況?；厥张c核銷1.各業(yè)務部門應定期將已使用完畢的單證交回單證管理部門進行回收?；厥諘r，應填寫《單證回收清單》，注明回收單證的種類、數(shù)量、號碼等信息，并經(jīng)部門負責人審批。2.單證管理部門對回收的單證進行審核，如符合要求，予以核銷，并在單證管理臺賬上進行記錄。對于未使用完的單證，應妥善保管，以備后續(xù)使用。3.對于已核銷的單證，應按照規(guī)定的期限進行保存，以備審計和查詢。單證的保管與盤點保管要求1.單證管理部門應設立專門的單證倉庫或保管場所，對單證進行集中保管。保管場所應具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，確保單證的安全。2.單證應按照種類、批次、號碼等進行分類存放，建立清晰的標識和索引，便于查找和管理。3.對于重要單證，應采取加密存儲、定期備份等措施，確保單證信息的安全。盤點制度1.單證管理部門應定期對單證進行盤點，盤點周期一般為季度或年度。盤點內容包括單證的數(shù)量、種類、號碼、狀態(tài)等方面。2.盤點時，應成立盤點小組，由單證管理部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成。盤點小組應按照規(guī)定的流程進行盤點，并填寫《單證盤點報告》。3.如發(fā)現(xiàn)單證存在盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，進行處理，并在《單證盤點報告》中注明。單證的銷毀銷毀條件對于已過期、已核銷、已停用或因其他原因不再使用的單證，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀流程1.單證管理部門定期對需要銷毀的單證進行清理和整理，填寫《單證銷毀申請表》，注明銷毀單證的種類、數(shù)量、號碼、原因等信息，并經(jīng)部門負責人審批。2.《單證銷毀申請表》經(jīng)集團領導審批后，單證管理部門組織相關人員進行銷毀。銷毀時，應采取安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保單證信息無法恢復。3.銷毀過程中，應有監(jiān)銷人員進行監(jiān)督，監(jiān)銷人員應在《單證銷毀清單》上簽字確認。單證的信息化管理系統(tǒng)建設集團應建立單證信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)單證的電子化管理。信息化管理系統(tǒng)應具備單證的印制、采購、發(fā)放、使用、回收、銷毀等全流程管理功能，以及單證信息的查詢、統(tǒng)計、分析等功能。數(shù)據(jù)安全在單證信息化管理過程中，應加強數(shù)據(jù)安全管理。采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等措施，確保單證信息的安全。同時，應定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督集團內部審計部門應定期對單證管理情況進行審計和監(jiān)督。審計內容包括單證管理制度和流程的執(zhí)行情況、單證的印制、采購、發(fā)放、使用、回收、銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性等方面。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)問題，提出改進意見和建議，并跟蹤整改情況。外部監(jiān)督