項(xiàng)目議事管理辦法總則目的為了規(guī)范本公司項(xiàng)目議事活動(dòng)，提高項(xiàng)目決策的科學(xué)性、民主性和有效性，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目的議事活動(dòng)，包括但不限于項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等各個(gè)階段的決策、討論和溝通活動(dòng)?；驹瓌t1.科學(xué)性原則：議事過(guò)程應(yīng)基于客觀事實(shí)和科學(xué)分析，運(yùn)用合理的方法和工具進(jìn)行決策，確保決策的合理性和可行性。2.民主性原則：鼓勵(lì)項(xiàng)目相關(guān)人員積極參與議事活動(dòng)，充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，尊重不同的觀點(diǎn)和想法，保障決策的民主性。3.有效性原則：議事活動(dòng)應(yīng)注重效率和效果，明確議事目標(biāo)和議程，合理安排時(shí)間和資源，確保決策能夠及時(shí)、有效地得到執(zhí)行。4.合法性原則：議事活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保決策的合法性和合規(guī)性。議事組織與職責(zé)議事組織架構(gòu)公司設(shè)立項(xiàng)目議事會(huì)作為項(xiàng)目議事的決策機(jī)構(gòu)，由公司高層管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)家代表組成。項(xiàng)目議事會(huì)下設(shè)項(xiàng)目議事辦公室，負(fù)責(zé)項(xiàng)目議事的日常組織和協(xié)調(diào)工作。項(xiàng)目議事會(huì)職責(zé)1.審議項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等重要文件，做出項(xiàng)目是否立項(xiàng)、是否繼續(xù)推進(jìn)等決策。2.審議項(xiàng)目的重大變更申請(qǐng)，如項(xiàng)目范圍變更、進(jìn)度變更、成本變更等，評(píng)估變更的影響和風(fēng)險(xiǎn)，做出是否批準(zhǔn)變更的決策。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各部門(mén)之間的資源分配和工作銜接，解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題和沖突。4.監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展情況，定期聽(tīng)取項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，評(píng)估項(xiàng)目的績(jī)效和成果，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。5.對(duì)項(xiàng)目的收尾工作進(jìn)行審議和驗(yàn)收，評(píng)估項(xiàng)目的完成情況和效益，做出項(xiàng)目是否通過(guò)驗(yàn)收的決策。項(xiàng)目議事辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目議事會(huì)的會(huì)議組織和籌備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程，通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議資料等。2.記錄項(xiàng)目議事會(huì)的會(huì)議內(nèi)容和決策結(jié)果，整理會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。3.跟蹤項(xiàng)目議事會(huì)決策的執(zhí)行情況，督促相關(guān)部門(mén)和人員按時(shí)完成決策事項(xiàng)，并及時(shí)向項(xiàng)目議事會(huì)匯報(bào)執(zhí)行情況。4.收集和整理項(xiàng)目相關(guān)信息，為項(xiàng)目議事會(huì)的決策提供數(shù)據(jù)支持和分析報(bào)告。5.負(fù)責(zé)項(xiàng)目議事會(huì)的檔案管理工作，包括會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要、決策文件等的歸檔和保存。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等重要文件，并提交項(xiàng)目議事會(huì)審議。2.組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃，確保項(xiàng)目按照預(yù)定的目標(biāo)、進(jìn)度和質(zhì)量要求順利推進(jìn)。3.及時(shí)向項(xiàng)目議事會(huì)匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，提出解決方案和建議。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目的變更管理工作，及時(shí)提出項(xiàng)目變更申請(qǐng)，并配合項(xiàng)目議事會(huì)對(duì)變更進(jìn)行評(píng)估和決策。5.組織項(xiàng)目的收尾工作，編制項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，申請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收，并配合項(xiàng)目議事會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收工作。議事流程項(xiàng)目立項(xiàng)階段議事流程1.項(xiàng)目申請(qǐng)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，提出項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，編制項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)等情況。2.初步審查：項(xiàng)目議事辦公室對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)進(jìn)行初步審查，檢查申請(qǐng)書(shū)的內(nèi)容是否完整、規(guī)范，是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。如申請(qǐng)書(shū)存在問(wèn)題，項(xiàng)目議事辦公室應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改和完善。3.可行性研究：經(jīng)初步審查合格后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織開(kāi)展項(xiàng)目可行性研究工作，編制項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性、操作可行性等進(jìn)行全面分析和評(píng)估。4.專(zhuān)家評(píng)審：項(xiàng)目議事辦公室組織相關(guān)專(zhuān)家對(duì)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告進(jìn)行評(píng)審，專(zhuān)家根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行評(píng)估，提出評(píng)審意見(jiàn)和建議。5.項(xiàng)目議事會(huì)審議：項(xiàng)目議事辦公室將項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告和專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)提交項(xiàng)目議事會(huì)進(jìn)行審議。項(xiàng)目議事會(huì)根據(jù)審議情況，做出項(xiàng)目是否立項(xiàng)的決策。如項(xiàng)目通過(guò)立項(xiàng)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目議事會(huì)的決策，編制項(xiàng)目計(jì)劃，進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段。項(xiàng)目實(shí)施階段議事流程1.定期匯報(bào)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期向項(xiàng)目議事會(huì)匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，包括項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面的情況。匯報(bào)方式可以采用書(shū)面報(bào)告、口頭匯報(bào)等形式。2.問(wèn)題解決：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中如出現(xiàn)問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目議事會(huì)匯報(bào)，并提出解決方案和建議。項(xiàng)目議事會(huì)根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行分析和討論，制定解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間要求，督促相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)解決問(wèn)題。3.變更管理：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中如需要進(jìn)行重大變更，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)提出項(xiàng)目變更申請(qǐng)，編制項(xiàng)目變更申請(qǐng)書(shū)，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、影響和風(fēng)險(xiǎn)等情況。項(xiàng)目議事辦公室對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行初步審查后，提交項(xiàng)目議事會(huì)審議。項(xiàng)目議事會(huì)根據(jù)變更的影響和風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估變更的必要性和可行性，做出是否批準(zhǔn)變更的決策。項(xiàng)目收尾階段議事流程1.項(xiàng)目總結(jié)：項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，編制項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，總結(jié)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程、成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。2.驗(yàn)收申請(qǐng)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目議事會(huì)提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，同時(shí)提交項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目成果文件等相關(guān)資料。3.驗(yàn)收評(píng)審：項(xiàng)目議事辦公室組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)審，檢查項(xiàng)目的完成情況和質(zhì)量是否符合要求，評(píng)估項(xiàng)目的效益和成果。驗(yàn)收評(píng)審可以采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料審查、測(cè)試驗(yàn)證等方式進(jìn)行。4.驗(yàn)收決策：項(xiàng)目議事會(huì)根據(jù)驗(yàn)收評(píng)審的結(jié)果，做出項(xiàng)目是否通過(guò)驗(yàn)收的決策。如項(xiàng)目通過(guò)驗(yàn)收，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目收尾工作，包括項(xiàng)目資料歸檔、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解散等。如項(xiàng)目未通過(guò)驗(yàn)收，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收評(píng)審意見(jiàn)，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行整改，直至項(xiàng)目通過(guò)驗(yàn)收。議事規(guī)則會(huì)議組織規(guī)則1.會(huì)議召集：項(xiàng)目議事會(huì)會(huì)議由項(xiàng)目議事辦公室根據(jù)工作需要定期或不定期召集。定期會(huì)議一般每月召開(kāi)一次，不定期會(huì)議根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和需要隨時(shí)召開(kāi)。2.會(huì)議通知：項(xiàng)目議事辦公室應(yīng)提前[X]個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息。如遇緊急情況需要臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議，項(xiàng)目議事辦公室應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，并說(shuō)明會(huì)議的緊急性和重要性。3.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，并在會(huì)議簽到表上簽到。如因特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向項(xiàng)目議事辦公室請(qǐng)假，并說(shuō)明請(qǐng)假原因。未經(jīng)請(qǐng)假擅自缺席會(huì)議的，視為無(wú)故缺席。4.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳，不得從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。會(huì)議討論規(guī)則1.發(fā)言順序：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程的順序，依次安排參會(huì)人員發(fā)言。發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議議題進(jìn)行，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。2.尊重他人：參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人的發(fā)言。如有不同意見(jiàn)，可以在他人發(fā)言結(jié)束后，以禮貌的方式提出自己的觀點(diǎn)和建議。3.充分討論：會(huì)議主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，營(yíng)造開(kāi)放、民主的討論氛圍。對(duì)于重要問(wèn)題和決策，應(yīng)進(jìn)行充分的討論和論證，確保決策的科學(xué)性和合理性。4.記錄要點(diǎn)：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄參會(huì)人員的發(fā)言?xún)?nèi)容和討論要點(diǎn)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。會(huì)議決策規(guī)則1.投票表決：對(duì)于需要做出決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行投票表決。投票表決可以采用舉手、無(wú)記名投票等方式進(jìn)行。表決結(jié)果應(yīng)當(dāng)場(chǎng)公布。2.少數(shù)服從多數(shù)：投票表決時(shí)，贊成票數(shù)超過(guò)參會(huì)人員半數(shù)的事項(xiàng)視為通過(guò)。如贊成票數(shù)未超過(guò)參會(huì)人員半數(shù)，則該事項(xiàng)視為未通過(guò)。3.特殊情況處理：對(duì)于一些重大問(wèn)題和決策，如涉及公司戰(zhàn)略、重大投資等，即使贊成票數(shù)超過(guò)參會(huì)人員半數(shù)，但仍存在較大爭(zhēng)議的，會(huì)議主持人可以決定暫緩決策，進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)研和論證后再行表決。議事文檔管理文檔類(lèi)型項(xiàng)目議事過(guò)程中產(chǎn)生的文檔主要包括會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要、決策文件、項(xiàng)目相關(guān)報(bào)告等。文檔格式和內(nèi)容要求1.會(huì)議通知：應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息，格式應(yīng)規(guī)范、清晰。2.會(huì)議資料：應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程的需要，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料，資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整、有針對(duì)性。3.會(huì)議紀(jì)要：應(yīng)記錄會(huì)議的主要內(nèi)容和決策結(jié)果，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)等，格式應(yīng)規(guī)范、條理清晰。4.決策文件：應(yīng)明確決策的事項(xiàng)、決策的依據(jù)、決策的執(zhí)行要求等內(nèi)容，格式應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。5.項(xiàng)目相關(guān)報(bào)告：如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行編制，內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、有分析、有結(jié)論。文檔保管和存檔1.項(xiàng)目議事辦公室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目議事文檔的保管和存檔工作，建立文檔管理臺(tái)賬，對(duì)文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管人等信息進(jìn)行記錄。2.項(xiàng)目議事文檔應(yīng)按照項(xiàng)目名稱(chēng)和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，確保文檔的安全和完整。3.項(xiàng)目議事文檔的保管期限應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行，一般不少于[X]年。保管期滿(mǎn)后，應(yīng)按照公司的檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。監(jiān)督與評(píng)估監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目議事活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查項(xiàng)目議事的流程是否規(guī)范、決策是否科學(xué)合理、決策的執(zhí)行是否到位等情況。2.項(xiàng)目議事辦公室應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目議事會(huì)決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決決策執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向項(xiàng)目議事會(huì)匯報(bào)執(zhí)行情況。3.項(xiàng)目相關(guān)人員應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)和項(xiàng)目議事辦公室的監(jiān)督工作，如實(shí)提供相關(guān)信息和資料。評(píng)估機(jī)制1.項(xiàng)目議事會(huì)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)